浅谈如何加强高校教学秘书工作，提升教学管理质量

2018-07-28黄韦

世界家苑 2018年7期

黄韦

摘要：随着各大高校对于人才的扩招，大学生整体的数量逐年增多，这无疑给高校的教学管理工作带来了压力。教学秘书的工作正是解决学生的教学管理问题以及处理领导与教学之间的问题，教学秘书是领导与教学之间的桥梁。本文就旨在探索高校教学秘书工作现状，并提出相应的措施来加强高校教学秘书工作，提升教学管理质量，从而更好的为师生服务，提高整体的教学水平。

关键词：高校；教学秘书；教学管理

一、高校教学秘书工作岗位的必要性

在高校教学秘书的工作中，教学秘书工作是教学管理中最基础的工作岗位，是负责学生的建立、保管全院系部学生的学籍档案，在每学期上课前，将教学记录表送至任课教师，还要深入教学第一线，了解学生的学风、学习效果及教学质量。协助教学副院长安排院系部干部听课，收发听课记录并报教务处，总之，教学秘书的工作是连接领导与教学以及教学管理之间的重要纽带，是维持良好教学秩序的重要保障[1]。

二、高校教学秘书管理的现状

（一）学校重视程度不足

在高校教学秘书工作的过程中，教学秘书的工作是高校整体管理工作的一小部分，也是经常被忽视的一部分管理。教学秘书的工作以往就是印印资料，帮助领导干些小事情。但是随着时代的发展，高校中的教学秘书的管理工作越来越繁重起来。已经成为了目前沟通领导与教学以及各院系内部教务管理的重要工作内容。但是由于学校对教学秘书管理的不重视，就导致了本校教学秘书的发展缓慢，甚至很少有机会进行晋升[2]。

（二）具体职责不明确

高校教学秘书的工作，并没有明确的规定，大多数的院校都会或多或少的在每个院系设置教学秘书的职位，来促进教学工作的更好开展。但是在具体实施的过程中，教学秘书具体工作的规定都存在很大的不同，很少院校会单独的列出相关的规定，来规定教学秘书必须完成的工作。对于职责的不明确，也就造成了无论什么样的事都会找教学秘书进行管理，教学秘书的工作没有明确的规定也就造成了教学秘书工作量的增加，给教学秘书的工作带来了很大的压力。

（三）缺乏健全的管理体制

高校教学秘书的工作直接受三级领导的管辖，有教务处领导、教学院长、行政院长。由于教学秘书在这其中扮演的不同，所以会做很多不同的工作。但是在教学秘书工作的过程中，缺乏健全的管理体制来对教学秘书的工作进行管理，由于它所从属的部门领导较多，所以在管理体制建立的过程中，不能形成很好的监管工作。缺乏必要的监管，就无法对教学秘书的工作进行有效的监督。只有健全的管理体系可以有效的提高教学秘书工作的工作效率，帮助教学秘书的工作有序的开展。所以，各高校还是要积极的建立健全的管理体系，来确保高效的教学秘书工作的顺利进展[3]。

（四）教学秘书素质有待提高

在高校教学秘书的招聘的过程中，不同于教学岗位的招聘和行政管理岗位的招聘，前者对于各项要求都那么严格。而教学秘书的招聘的条件相对比较低，也就导致了教学秘书普遍的素质需要加强。有的教学秘书并不具备专业的秘书管理的经验以及技能，自身也没有经过专门的培训，所以在具体的工作的过程中，对于基本的管理任务很难规范性的完成。所以在以后工作的工程中，要不断的对学校的教学秘书进行定期的培训和学习，不断提高教学秘书教学的管理技巧，做好学生的后勤保障工作。

三、高校教学秘书应具备的职业素养

（一）热爱岗位，服务师生

高校教学秘书在工作的过程中，最重要的是自身对于工作教学管理的岗位的热爱，以及对于服务师生的无限的热情。教学秘书的工作对教学的正常开展起到了重要的推动的作用，在工作的过程中，教学秘书必须明确自己的工作职责，认真的完成领导交给的工作任务，始终保持爱岗敬业的热心以及为学生真诚服务的态度。

（二）有很好的文化功底和口才功底

高校教学秘书在工作的过程中，不仅要面对领导工作，还要面对学生。作为教学秘书不仅要具备很好的文化功底还要具备一定的口才功底。这样在传达领导的意见时，以及会议要求等过程中都能表达清晰，简明扼要。作为秘书还少不了写作的工作，要有一定的文笔功底，这样才能在工作的过程中更快的适应教学秘书的各项工作[4]。

（三）做好院系工作的纽带

高校教学秘书的工作，主要是负责在本院系的一些教学日程安排工作，以及与领导的工作安排。对于教学秘书与本院系的教学教师以及行政人员都是一种纽带的关系，只有做好本职工作积极的参与其他的工作，才能更好地促进本院系的教学发展，更好的为学生服务。

四、提高高校教学秘书工作管理效率，促进教学管理工作的建议

（一）稳定教学秘书的队伍建设

在高校的教学秘书工作中，由于是编外人员，以及在工作中晉升的机会比较少等原因，就造成了教学秘书岗位的人员的离职的可能性比较大，这也就造成了教学管理的不衔接。不断的更换教学秘书职位人员，对于新成员来说都要有一个适应期，这样不利于教学秘书的工作进展，也不利于教师教学工作的开展。在这方面，学校应该给教学秘书的工作人员更加稳定的后期的工作的保障，不断的提高教学秘书的工资待遇，并给他们提供升职加薪的机会。只有这样，才能保障更加稳定的教学秘书的队伍，促进学生的教学安排顺利进行[5]。

（二）明确教学秘书职责，规范管理

在高校的教学秘书工作的过程中，对自己院系以及学校角度，对教学秘书工作进行明确的安排，实施规范化的管理。要对教学秘书的职责范围以及具体的管理细则进行逐一的明确。并对具体的工作日程安排以及要做的工作进行不断的细化，只有这样才能保障教学秘书的任务顺利完成，从而更好的促进学校教学的管理工作。

（三）对教学秘书人员进行培训

在高校的教学秘书工作中，要对教学秘书人员进行培训工作，从根本上加强高校教学秘书管理能力。在培训工作的开展中，要定期或者每月的时间安排，主要是促进教学秘书业务能力的增加，以及口才能力的训练。让教学秘书不断的提高自己的管理技能，以及在工作的过程中运用培训的工作理念来更好的为师生服务。

（四）做好档案管理工作，不断创新管理方法

在高校的教学秘书的工作过程中，最重要的工作就是对档案整理工作。在进行管理学生档案的过程中，教学秘书也要时刻做到认真严谨的工作态度，确保日常教学管理工作有序的进行。还要不断的进行管理办法的创新，提高自己的工作效率[6]。

总结：在如今的高校管理的建设过程中，教学秘书的工作起着重要的作用。在本文的探索中，也发现了如今教学秘书工作存在的现状以及不足的问题，但是仍然看到了教学秘书给教学管理带来的重要影响。只有不断的加强高校教学秘书工作，来提升教学管理质量，才能更好的推进高校的整体发展。

参考文献

[1]浅谈高校教学管理中教学秘书的现状和作用[J].钟秋霖，陈阳，张丽杰，万杨.电子制作.2014（21）

[2]信息化时代高校教学秘书素质初探[J].胡文楠，张海龙.现代情报.2008（07）

[3]信息时代高校教学秘书信息素养的培养[J].王洁.科技情报开发与经济.2008（29）

[4]谈独立学院系级教学秘书工作[J].王一美.科技与企业.2012（16）