怀宝忠

摘 要：电子文件，是指人们在社会活动中形成的，以计算机、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。如何做好电子文件管理，是目前档案工作者需做的事情。

关键词：电子文件管理；特点；方法

1 电子文件的主要特点

电子文件，是指人们在社会活动中形成的，以计算机、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。电子文件有着较强的特殊性，所以必须要科学地管理好电子文件，必须要了解、熟悉、电子文件的特点。一是电子文件不是直观的纸质文件，它需要有现代化办公设备帮助才能够阅读和利用；二是电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速处理和传递；三是电子文件的利用可以共享，不受时间和距离的影响；四是电子文件的保存条件和环境要求与纸质文件不同，它对环境的温湿度、防磁性等条件要求很高；五是电子文件的不稳定性高，它依赖计算机系统的稳定性；六是计算机软、硬件系统更新换代的速度快，要求电子文件存储兼容及其数据结构转换能力强；七是电子文件具有可变性，真实可靠性不如纸质文件，随时面临被修改、盗窃、丢失、甚至销毁等危险。

2 电子文件与传统档案的区别

1）电子文件归档时间与传统的纸质文件归档时間不同。传统的纸质文件归档时间是在第二年的上半年归档，一年归档一次。而电子文件可在文件办理结束后随时归档，或在某一时间周期归档。……