唐圣琴 陈岚 姚红

研究机构Gartner将“大数据”（Big data）定义为“是指无法在一定时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合，是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产”。它是在云计算、物联网、社交网络等创新技术融合背景下产生的新名词，现已在我国商业、学术、科技等领域得到进一步拓展。作为高校档案收集、管理与利用服务者的档案馆，在大数据时代也将面临巨大挑战，因此，研究大数据时代档案工作发展对策、更好地迎接挑战是时代发展的必然选择。

一、大数据时代高校档案工作面临的主要挑战

由于档案数据也具有大数据的某些特征，如规模大（Volume）、类型多（Variety）、安全风险高（safety）等，因此，大数据时代高校档案工作也将面临多种挑战，主要有以下几种：

1.观念挑战

观念决定意识，意识决定行动，没有观念更新就没有意识和行动。由于大数据是近年来出现的新名词，高校档案工作者以及相关部门领导对它的认识（特别是其价值的认识）还不充分，观念还较落后，意识、行动跟不上时代发展，面临着观念更新的挑战。

2.人才挑战

随着大数据、云计算、数据挖掘、人工智能等新技术的出现，高校数字校园、数字档案馆建设随之兴起，档案的收集、管理、利用等也将现代化，这将对档案从业人员素质提出更高要求，不仅要求其具有扎实的档案基础知识和较高专业技能，也需具有法律、知识产权保护、信息处理、数据分析以及计算机等学科知识，此外，还需具有研究档案价值、深层次挖掘并重构知识信息的能力和分析档案用户需求并提供个性化服务的能力等。但就目前大多数高校档案管理人员来看，档案等非现代技术专业的人才大多缺乏信息处理、数据分析、计算机等现代技术知识，而计算机等现代技术专业的人才则较缺乏档案专业知识和技能，且普遍缺乏挖掘档案价值、分析研究重构知识信息的能力。再加上高校档案馆属教辅单位，其地位、待遇等均较低，要想引进并留住人才（特别是现代技术人才）也存在较大困难，因此，人才是大数据时代高校档案工作面临的最大挑战。

3.档案管理挑战

大数据时代档案管理将由以实体档案为主向以电子档案为主转变，这将使高校档案管理面临以下挑战：

（1）数据存储。随着电子政务、OA系统等的应用，高校教学、科研、管理等各方面数据增长迅速，这对数据存储容量、数据规范等方面提出了更高要求，档案工作将如何适应这一需 求呢？

（2）数据安全。大数据是信息存储的一次重大改革，在档案数据数量、种类迅速增长的同时，数据安全也受到较大威胁，主要来自于三个方面：一是系统对接。我国数据信息立法滞后与法律的不够完善，导致各个高校档案资源建设缺乏统一标准，不同高校档案管理系统之间、同一高校内档案管理系统与其他管理系统（如教学、科研等系统）之间，其对接不仅困难而且还可能存在较大安全隐患。二是数据共享。只有在档案资源高度共享下，大数据技术框架下的云计算平台才能发挥作用，真正发挥档案信息的利用价值。但随之而来的就是安全问题，高校档案馆将如何解决在多类型、多结构、高共享状态下的数据安全问题？三是数据价值提高。随着高校档案数据价值的持续上升，不法分子也可能将矛头指向这类数据，从而对其带来安全隐患。另外，工作人员操作失误、设备及网络故障、计算机病毒、网络黑客攻击等也将增大档案数据的安全风险。因此，如何保证档案数据安全，是大数据时代档案工作必须解决的重大问题。

4.档案收集、利用服务的挑战

在大数据时代，档案收集方式、服务手段以及用户利用需求等均已发生了根本性改变。一方面，大数据时代的组织模式及生产活动方式的改变将导致档案产生方式的变化，大数据是对活动的“全程记录”而非“有用才被记录”；另一方面，大数据时代档案工作的重点将会转向“价值分析”和“服务革命”。档案收集齐全、利用高效、服务精准也将成为大数据时代的主要特征，档案管理人员将如何采集数据，整理、归档档案？如何研究、挖掘档案价值，重构知识信息，为用户提供增值服务？这些都是档案工作面临的新课题。

5.宣传模式挑战

大数据时代档案的宣传模式及手段将更加灵活、高效、多样，如何随着新媒体技术的发展不断创新宣传模式及手段以助推档案工作的发展？这是档案工作始终面临的问题。

二、贵州大学档案工作发展对策

贵州大学历经百年的发展，也蕴含着深厚的历史文化底蕴，有着丰富的档案资源，为了适应大数据时代档案收集、管理、利用、宣传等方面的需求，档案管理人员以前瞻的视角和超前的思维，制定并实施了一系列行之有效的发展对策，迎来了档案事业的快速发展。

1.深谋远虑做规划

规划决定发展方向。发展规划作为一种战略性、前瞻性、导向性的政策，具有十分重要的引领作用，在很大程度上决定着一个单位的发展方向。为此，学校档案管理人员通过学习，更新了观念，在科学调研基础上，围绕三个核心（资金、人才、资源），制定出了符合学校档案馆实际、具有一定前瞻性、科学性的5年发展规划，再辅之以切实可行的年度计划，通过近四年的努力，规划目标正在如期实现。

2.抢抓机遇谋发展

机遇决定发展速度。为了较好地适应大数据时代档案收集、利用等的需要，贵州大学档案馆抢抓机遇积极推进数字档案馆建设。如抓住贵州省《关于推进全省干部人事档案信息化建设工作的意见》以及《国家电子文件管理“十三五”规划》等发布的契机，积极申报并实施数字档案馆建设。2016年底，全校3890卷人事档案已全部数字化；综合档案数字化则采取分期实施战略，第一期（2018—2020年）获批专项经费近600萬元，用于馆藏存量档案数字化，现已启动。第二期（2021—2022年）将完成合并前各院校的部分遗留档案，可见，建设好数字档案馆已指日可待。

3.重视培养储人才

人才决定发展能力。如何引进、培养并用好人才是决定单位能否获得可持续发展的关键。贵州大学是全省唯一一所国家“211工程”“部省合建”高校，其档案馆也应是全省一流、中西部领先的，一流档案馆则需要一流人才。为此，贵州大学档案馆制定了短期和中长期人才培养目标及引进计划，并采取了一系列切实可行的措施，如通过走出去、请进来、自主培训、自学等方式提高在职人员的业务素质；通过设立馆内科研课题、学术科研奖（奖励论文发表、科研课题申报、立项等），指导课题申报、研究等，培养并提高馆员撰写论文、申报科研课题的积极性及其科研能力；与此同时，还有计划、有重点地引进未来发展所需人才（三年累计新进硕士研究生6人，专业涵盖历史、计算机等6个专业），从而使本馆人员专业结构明显改善，业务能力及学术水平显著提升，发展能力进一步增强，为大数据时代的档案编研、服务等工作的开展以及数字档案馆建设奠定了较好的人才基础。

4.更新收集扩馆藏

档案资源是基础。在档案收集上，贵州大学档案馆除了做好每年的集中收集外，还采取了一些新的收集方法，如主动收集：到学校即将置换出去的各校区、搬迁实验室、老教授家中等筛选、收集档案资料；自行采集：启动学校记忆工程建设项目，分别组建照片拍摄组、影像摄影组、口述档案采集组等，通过音视频等形式抢救全校所有校区的重要记忆资源；异地收集：到中国第一、第二历史档案馆将贵州大学早期的重要档案资料收集进馆。此外还有专题收集、重点收集等，进一步拓宽了馆藏档案类型，提高了馆藏量，为适应大数据时代的档案用户需求提供了资源保障。

5.规范管理保安全

档案安全是底线。贵州大学档案馆十分重视安全工作，已建立起了较为完善的管理制度、业务规范、安全保密制度及应急预案等，并加大其执行力度；数据档案已成功实施了实时在线备份、离线备份、异质备份、异地備份等多重备份。从制度、存储等方面确保大数据时代学校档案的真实、完整、安全，已基本达到了档案收集齐全、管理规范、利用方便、数据存取安全，档案工作正向整理规范化、加工标准化、利用网络化、服务高效化方向发展。

6.搭建平台促利用

档案利用是目的。让用户快捷、精准地获取所需档案资料是服务的最终目的，为此，贵州大学档案馆在抓好档案资源建设的同时，注意将网上资源与馆藏实体资源进行有机整合，努力搭建一个集采集、管理、利用为一体的档案资源平台，提供校园网内在线利用，实现学校记忆资源的共建共享，为全社会资源共享奠定基础。同时还重视档案资源的深层次利用，深入挖掘本校记忆资源开展编研工作，已编辑出版教坛先导、贵大史话、年鉴等多种图书，公开发表了研究论文多篇。

7.创新宣传赢声誉

宣传工作是助推器。它能外树形象、内增动力，不但能提高档案管理人员的自信心和工作积极性，还能提高师生员工、校友的归档意识以及本单位的影响力，促进高校档案资源建设和档案事业发展。为此，贵州大学档案馆不断创新宣传模式，主要采取以下几种：一是多样化宣传方式提高宣传效果。如采取“传统+现场+现代”宣传模式进行广泛宣传。传统模式如报纸、会议、专题讲座、宣传单、宣传手册等，现场模式如档案日活动，参观校史馆、爱国主义教育基地等，现代模式如宣传片、电视、微信、网站、QQ等。特别是每年精心策划、周密布置的国际档案日活动在贵州省电视台、学校电视台及校报、《中国档案报》等媒体上的报道，取得了较好的宣传效果。二是通过多种传播方式提高吸睛率。如介入学校重大活动，跟踪并编发学校发展中所取得的成果，编制杰出校友（如朱敏才、冷少农等）专题资料，编写工作动态（60余条/年）、工作简报（3期/年）、微信（30余条/年）等，通过学校公文系统、档案馆或学校主页、QQ群、微信群等进行及时传播，等等，较好地适应了大数据时代宣传工作的需求，使档案馆在全校乃至全省档案界的知名度大幅度提升，影响力进一步提高。

三、贵州大学档案工作主要成效

贵州大学档案馆在大数据时代的档案工作发展对策经过4年实践，已取得了显著成效，主要体现在：

1.馆藏档案数量迅速递增

学校绝大多数单位已由“要我交档”变成了“我要交档”，积极录入档案数据并归档纸质档案，纸质档案归档量从2013年的2586卷提高到2017年的4689卷，年均增加5973卷（表1），单位归档率从56%提升到97%；综合档案管理系统新增目录数据从1.8万余条提高到3.7万余条，总量达17万余条，全文数据100余万页；2016年还新增3890卷人事档案数据。截止到2017年底，两系统数据总量已超过3.2TB。

2.档案利用率明显提高

贵州大学档案馆在实现综合档案增量电子化的同时，2016年又完成了人事档案全文数字化，再加上热情周到的服务，从而使查档效率大幅度提升，馆藏档案利用率明显提高，已从2013年的3.68%提高到2017年的14.24%，利用量则从2708卷提高到11975卷，年均利用量已达8500余卷1400余人次（见表1）。

3.学术科研水平显著提升

建馆初期（2004—2013年）与近4年（2014—2017年）相比（见表2），论文、科研产出量年均人均增长了10倍以上，公开发表论文由年均人均0.09篇增加到0.83篇，厅局级科研项目由年均人均0.009项增加到0.08项；获奖论文实现了零的突破，有7篇论文分获全国档案学会“优秀论文”奖，贵州省档案学会论文2、3等奖及优秀奖。由此可见，全馆的学术科研水平均上了一个新台阶。

4.工作效率显著提升

近年来，在人员极其紧张的情况下，仍高效、圆满地完成了多项重大任务，如贵州省高校档案工作行政执法检查、第一次文物普查，干部人事档案数字化以及处级干部档案专项审核等，还成功举办了首届贵州省高等教育学会档案工作研究会会议等。为此，全馆先后7次获贵州省“第一届文物普查先进单位”等厅局级以上集体荣誉，9人次分别获贵州大学“五一巾帼标兵”等校级个人荣誉，2014—2017年连续4年在学校年度目标考核中获“优秀”。这些成绩的取得，极大地提升了全馆人员的自信心和自豪感，工作积极性空前高涨，工作质量、效率显著提升。

5.地位及影响力大幅度提升

4年的扎实工作，不仅提高了全校师生员工的档案意识和归档积极性，而且也提高了档案馆的影响力，现已成为学校外宾来访的主要参观地、学生接受爱校教育的重要基地；分管校领导多次召开专题办公会，研究解决学校档案馆问题；学校在经费十分困难情况下仍加大对学校档案馆的投入，除了每年40余万元的日常运行费，近4年的专项经费已达1300余万元；接待兄弟院校档案同仁来馆调研已由2013年的3人次提高到2017年的64人次，等等。为此，贵州大学档案工作一年一个新台阶，获得了跨越式发展，档案馆在全校以及贵州省乃至西南地区高校档案同行中的知名度也大幅度提升，这充分体现了“有为才有位”。

虽然贵州大学在大数据时代的档案工作发展对策通过实践证明是可行的、有效的，不仅极大丰富了馆藏档案资源，提高了管理水平和服务质量，而且还为本馆赢得了较好的声誉，档案工作正在由边缘走向中央。但仍需不断创新，并尽快建成数字档案馆乃至智慧档案馆，使档案工作紧跟时代步伐，适应社会发展需要。

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