宋哲理　卞孝丽

【摘要】目前我国高校基本上都有自己的办公自动化（OA）系统，但是不少高校的OA系统对公文审批流程的设计较为简单，或者根本没有涉及，导致公文审批在OA系统使用中出现各种问题。如何规范办公自动化系统中的公文流转的流程设计，建立真正可用的公文审批的自动化系统，是当前高校办公自动化建设中面临的问题。

本文结合工作流技术以及工作流管理系统的参考模型，并对当前有关公文流转的OA系统进行深入分析，使高校内公务文件的拟写、处理、传递等各环节的工作更加规范，实现了校园文件处理的自动化。

【关键词】办公自动化；公文流转；工作流；NET架构

【中图分类号】TP311.52；TP317.1 【文献标识码】B 【文章编号】2095-3089（2017）33-0020-01

一、系统整体需求分析

当前高等院校都有较好的网络资源，利用计算机技术以及網络设备实现了内部的信息化管理的硬件环境。可经过实际使用情况调研发现，当前的已有的办公管理网络却不能实现高校日常的办公实际要求，因此有必要在对高校办公工作流程情况充分分析研究的基础上设计一款能够满足当前需求，又有扩展空间的办公自动化系统。该系统不仅能够满足各部门、各学院的要求，还能优化学校内部的运作流程，促进学校资源的合理配置，减轻教职工的工作强度，提高其工作效率，实现校园信息的共享，提高办公系统对学校管理者的决策支持能力，并能够与其他的应用系统进行无缝对接。

二、系统功能需求分析

作为校园办公自动化的重要内容公的文流转管理系统，在校园内部各部门之间构建公文处理平台，建立业务流程的自动化、图文传递的电子化，提高文件流转的速度以及学校的管理水平，并且要保证系统安全可靠的运行。根据高校文件处理的实际需求，本文主要从以下几个方面进行了设计：系统使用用户的管理、文件审批流程的定义、发文拟写审批过程的处理、部门收文分发处理、用户对文件审批过程的监控、文件处理中相关参数的设置等。

根据不同的功能，系统用户可划分为“发稿人”、“办理人”、“收搞人”、“系统管理员”四种不同的角色。系统管理员对系统的整体运行具有管理权限，而其它三种角色用户都属于普通用户，但是由于其在公文流转过程中所处的节点不同，其拥有的权限不同。一般用户的权限在其注册后，由管理人员核实其身份合法后对其权限进行设定。通过审核的用户才可以登录系统，根据管理员赋予的权限参与到公文流转过程中。另外，系统管理员还有设置公文类型、公文正文模板、印章信息设置、部门信息设置的权限。

拟写公文的具体内容包括填写公文表单、编辑公文的正文内容、添加公文的附件、设置公文的审批流程。公文只要还未发出，拟写人员可以对公文内容以及附件进行修改或者删除操作，文件发出后，根据发文人员设定的文件审批过程进入自动传递状态，发文人员可以跟踪该文件的当前处理情况。

拥有审批权限的人员在进入系统后，要是有等待其审批的文件，将会被系统提醒其“待办公文”下有文件等待其审批，公文的具体审批操作包括查看表单信息、修改正文内容、填写审批意见、加盖印章、如有需要可以补充或更改后续的审批流程、对于不符合要求的公文也可进行退回操作。

公文审批流程结束后形成正式公文，正式公文会依据公文表单信息中的主送部门或人员、抄送部门或人员信息，被发送到相关收件人的“公文分配”或是“审毕公文”目录中。正式公文如果是发送到部门，则会被发送到部门领导的“公文分配”，由部门领导发送到部门相关人员的“审毕公文”进行阅览；如果正式公文发送到个人，则直接出现在其“审毕公文”中。

三、系统其它需求分析

任何软件系统的良好运行，不仅需要功能上的满足，还需要满足一些用户需要的非功能性需求，主要有以下几点：

1.可靠性，系统正常运行的能力。可以通过系统在规定时间内出现不同故障的频率以及能够被及时恢复所消耗的时间来进行判定。

2.可维护性，需要在设计之初提前考虑。为了方便对系统的维护，本系统采用模块化设计，模块之间采用可配置属性进行配置，方便系统的实现与后期维护，预留一定的空余编码方便对需求的扩充。

3.易用性，系统需要采用良好的界面来实现人机之间的沟通。尽量保持主流操作习惯，还要对用户的心理要有所把握。易操作、易学习、易理解、吸引能力是其衡量的几个指标。

4.安全性，包括系统的自我防护能力、数据信息的完整度、漏洞检测能力、抗毁能力、预防病毒能力等。通过相应的安全技术防止数据被非法篡改，只允许授权用户使用，设置备份机制、相关的容错机制，当系统出现宕机时能够及时恢复系统的运行，制定相应的策略防止病毒对系统的入侵，对非法的访问进行有效的隔绝。

四、工作流流程分析

一条工作流由多个工作项以及工作项之间的关系组成。工作流的执行是从起点到终点，在流程中的各个活动可以被辨别，在一个业务过程中可以有很多被执行的任务和活动，但是只能执行一个具体的案例。工作流的处理中，主要由三种结构，分别是顺序执行结构、并行执行结构、选择执行结构。顺序执行结构是指活动按照顺序执行，活动A在活动B之前，那就先执行A，只有A执行结束，才能执行B；并行执行结构，活动A在活动B和C之前，先执行A，A执行结束后并行执行B和C，活动B、C的执行不分先后；选择执行结构，活动A在活动B和C之前，先执行A，A执行结束后，可执行B，或者执行C，具体选择执行那个活动可以靠自动触发、人工触发、时间触发等机制来实现。

结合对具体分析提取的公文流转管理系统相关工作流简图，如图1所示：

五、系统设计平台

本文设计的处理系统是通过ASP.NET来实现的。ASP.NET，是微软重点推广的B/S开发平台。选用SQL Server作为数据库管理系统开发的平台。选用这样的技术搭配，方便系统的设计，开发相对节约时间，系统拥有夸平台性，服务器维护更加方便。

在服务器端，采用Windows提供的IIS服务架构模式。IIS可以使用Windows服务系统的内置的安全机制，提供强大的页面阅读、文件传输和邮件发送等系统服务。客户端，采用普通的PC机，内存2G以上，操作系统使用Windows 98及以上版本，浏览器使用IE5.0及以上版本。