浅析高校学籍档案信息化管理

2018-04-04李敏

陕西青年职业学院学报 2018年2期

李敏

(杨凌职业技术学院陕西杨凌 712100)

高校学生学籍档案是指在校学生不同时段接受教育经历各种事项的记载，是其在校真实状况的表现，是招聘单位选取职员重要的材料依据，不论对学生本人还是企业都有着十分重要的作用。学籍档案管理是高校的基础性工作之一，有工作量大、信息量大和覆盖面广等特点。随着社会的不断发展，数字化进步飞速，网络因快捷便利而逐渐成为人们利用信息、获取信息的主要方式。其将信息化管理模式用于高校的学生档案管理中，能够使其呈现出更高的成效，学生学籍的管理工作更显规范化与秩序化，提高办事效率。

一、高校学籍档案信息化的意义

1、学籍档案信息化能够给学生提供档案信息方便快捷利用的服务方式。可以通过网络等现代技术实现异地的远程利用，为学生和相关的需求者提供方便快捷的档案信息服务。

2、学籍档案信息化是对原始纸质版档案的最有效的保护方式。学生常常会因为各种原因而去查阅原始档案，原始的纸质版材料容易受损，打印的字迹容易淡化。经常性的翻阅使用会使档案的使用寿命大大缩短。学籍档案信息化管理使原始档案得到了最大限度的保护。

二、高校学籍档案信息化原则

1、高校学籍管理科学性原则。学籍档案信息数字化管理的科学性原则是指在数字化学籍档案信息的处理时要遵循信息的收集、保管、利用的实际客观规律和特殊性，使学籍档案信息数字化真正的服务于学生及社会，发挥其应有的作用。

2、高校学籍管理规范性原则。学籍档案信息数字化管理的规范性原则是指学籍档案信息数字化后的格式要符合国家档案局所颁布的相关标准，并且要与原始的纸质档案信息完全一致。

3、高校学籍管理安全性原则。学籍档案是学生在校期间表现的全程记录，遵循原始档案的保密性，要确保档案原件的安全，确保涉及学籍私人的档案信息泄露，给学生造成不必要的麻烦。

三、高校学籍档案信息化管理所存在的问题

1、当前的档案管理制度不完善。目前我国学籍档案管理制度只有2008年国家档案局和教育部联合颁发的《高等学校档案管理办法》，文件当中虽然有涉及学生档案管理方面的内容，但过于简单，仅仅是宏观的指出学生学籍档案的归档材料范围，对于学生学籍档案转递、整理、利用具体的工作关节缺乏实质性的规定。

2、学生学籍档案信息化管理内容有待完善。在大部分院校当中，只是简单的将学生的纸质版成绩单和照片作为存档的内容，具体在校表情况、奖惩情况及家庭情况都没有进行收集、汇总和存档，形式过于简单，给档案的使用者造成了极大的不便。

3、学生学籍档案信息化管理人员综合业务素质有待提高。要使得学籍信息化管理，各二级分院的学籍管理人员、教务处管理人员以及档案室相关管理人员都要熟悉具体的学籍档案管理规章制度并且具有熟练的计算机技术。然而，学籍工作复杂繁多，在学校当中大部分都不愿意担任此项工作，或工作积极性不高，自我学习和专研能力不强，给学籍档案的形成造成了不利影响。

4、学生学籍档案信息化管理的软硬件设施落后。受传统观念的影响，相关管理者的管理对档案管理的重要认识程度不够，因此在数字化建设过程中经费受到了极大的限制，相关的设备软件在建设过程中障碍重重，难以全面得到运用。

四、解决学籍档案信息化管理现存的建议

1、建立健全相关学籍档案信息化管理的规章制度。在档案局和教育部所下发的文件指引下制定符合自己学校实际情况的规章制度，明确涉及学生学籍档案从收集、整理、归档及这一系列部门的工作流程及职责，使得学籍档案信息化管理工作有章可依，避免出现各部门之间相互推脱，提高档案形成及归档的效率。

2、完善学生学籍档案信息化存档内容。完善学生学籍档案中的存档内容，使得档案信息具有有用性、可靠性。电子学籍档案中应当有学生家庭基本情况表、有效的联系方式、学生在校期间的全程的成绩、奖惩情况、学籍异动情况及毕业时的去向等信息。对于学生、服务社会都具有很大的意义。

3、加强学籍档案管理人员的信息化业务培训。学籍信息化管理需要复合型人才，学籍业务与计算机都要熟练。目前我国高校档案管理人员大部分都没有学过此类专业，对于档案信息化管理造成了极大的阻碍。我们应当及时定期的对相关工作人员进行专业技术、计算机技术、信息的综合处理技术的培训。建立一个业务能力过硬、计算机综合信息处理娴熟的队伍，为学籍档案信息化切实做好基础性工作。

4、加强软硬件设施建设，为档案信息安全提供保障。加强硬件设施的建设，主要包括与管理范围与内容相符的计算机、交换机、存储器、服务器等设备，还应根据学校的实际情况配备专业的技术员。购进适合自己学校学籍档案管理的系统，具可操作性、便捷性。进入信息化时代在享用带来的便利之时必然带来不利的因素，因此要加强档案信息的安全性管理，增强学籍档案管理人员的责任心、对档案管理的保密意识，杜绝信息泄露的事情发生，利用多种手段进行信息安全防护。