武燕

所谓电子档案，就是具有保存价值的已归档的电子文件（指能被计算机系统识别、处理，按照一定格式存储在磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列）及相应的支持软件产品和软、硬件说明。类型包括图像、图形、数据、文本、计算机程序等。

当代社会正在进入“信息时代”，网络技术的广泛使用使电子档案的数量呈现逐年递增，因此加强和做好电子档案管理，更可靠地利用电子档案成为档案管理部门面对的一个重要课题。笔者认为需要做好如下工作：

一、发挥电子档案特点，更好地为全社会提供利用服务

电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径是：

（一）提供电子光盘及复制品。作为档案管理部门，这是电子档案利用的第一途径，目的是向利用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。光盘作为新型的存贮载体有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，档案管理部门在提供利用时应将利用的文件由光盘转换成标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台，当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件。……