贾虎 苗英龙

摘 要：随着电子计算机和互联网的发展，纸质档案已经无法满足档案管理的全部需要，电子档案逐渐占据重要地位，但是事物都具有都具有两面性，电子档案和纸质档案都有各自的优缺点，客观分析他们的优势和劣势，善加利用，才能更好地应用到档案管理之中。本文主要就档案管理中纸质档案与电子档案并存管理进行了相关的分析，以供大家交流探讨。

关键词：档案管理；纸质档案；电子档案；并存发展

计算机科技高速发展，电子档案的应用使得档案管理更加便捷有效，但是由于电子档案自身的缺陷也为档案管理带来了一定的困难，因此如何更好的解决纸质档案和电子档案并存发展、配合应用的关系就成了档案管理中非常重要的一点。

1 纸质档案与电子档案并存的必然性

在各行业实际工作当中，大量的会议记录、手稿、领导批示、原始数据等这些纸质文件因为其重要性，还是以纸质为载体实行纸质档案管理，對其进行长期、稳定的安全管理，可作为重要和可靠的依据凭证存在。而电子档案的最大特点在于其占用空间小，存储信息量大，利于保存，使使用者能够随时随地检索，并实现信息的共享。二者各有优劣。从利于工作角度来看，纸质档案与电子档案并存是必然的。

从其载体而言，对于纸质档案来说环境的变化、空间的要求、纸质的质量等都对其保存寿命上有很大的影响。相对电子档案，其载体主要由光盘构成，其构成材料多为聚酯底基，其对外界因素，包括物理因素、磁性现象等，都是电子档案的不利因素。从保管的角度而言都存在缺陷。但二者之间缺一不可。

2 纸质档案与电子档案的比较分析

2.1 电子档案的优越性

1）信息的可变性。电子档案相对于纸质档案而言，可以直接由计算机进行处理，省去了传统档案工作中的立卷、归档、分类等环节，使档案信息的处理快捷、方便，又能节省时间。电子档案的可操作性使利用者可以把获得的信息变活，让它们为自己的各种需要服务。利用者可以要求计算机对文件中的信息进行分类、统计、汇总、打印或复制，将这些信息转换成自己需要的形式，而纸质档案在这些方面不具备这些优点。

2）信息的共享性。电子档案的可共享性，使得档案可能供所有需要它的人共享，这就打破了纸质档案利用传统方法实现信息共享的局限。

3）信息传递的快捷性。电子档案可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地快速利用电子档案内的信息。电子档案在现代信息传播技术条件下，利用极为方便，利用者不用到档案室来，在任何地方一台联网的计算机上，都可以利用档案馆的开放档案，这样大大提高了档案的利用率。

2.2 纸质档案的不可替代性

与电子档案相比较，纸质档案本身具有原始性、凭证性等特性，决定了纸质档案具有不可替代性。

1）原始性。纸质档案中最有原始价值的当属原稿。原稿又称定稿、底稿等，是经过审阅修改，由机关领导人或作为全宗主体的人物亲自审定、签发或会议正式通过的最后完成和生效的文稿，最大限度地体现了文件形成者思想成果。因此，原稿作为重要的原始文本具有特殊的功能和价值，它不仅记录了创始和修改的过程，更因其唯一性而具有独特的收藏价值和纪念功能。纸质档案的原始性体现了纸质档案的真实性、纯洁性，这使之显得尤为珍贵。这种真实和真切难以伪造和修改。电子档案则在这方面不具优势，而且，纸质档案能给后人留下一些个性化的痕迹，而电子档案却望尘莫及。

2）凭证作用。纸质档案是从工作活动中直接使用的文件转化而成的，这种形成的自然性，决定了其记录历史情况的客观、真实性，因此能成为令人信服的历史证据。从纸质档案自身物质状态看，它保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿，印信等，真实可信，难以伪造和篡改，反映出档案是确凿的真凭实据。

3）利用的直接性。随着信息化社会的来临，办公自动化的迅速发展，电脑用于档案管理已成为不可阻挡的趋势。然而，电子档案从其产生的那一刻起，就离不开计算机及相应的软件和设备，否则将无法存储、传递与识别。不能直接阅读，必须借助电子计算机还原成可读信息，这种依附性是电子档案本身所无法克服的。纸质档案则不然，一目了然，无需借助任何辅助手段，无论客观条件如何，都能够对所藏档案进行查找利用，不会受客观条件的影响和限制。

3 纸质档案与电子档案并存管理的探索

3.1 建立相对独立又彼此联系的两套管理系统

由于电子档案在收集时间和方式以及存储、保护、利用等方面完全不同于传统的纸质档案，在纸质档案与电子档案并存期，应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要的通道，使之很容易地实现从一种文件找到相同内容的另一种文件，以便在有关业务处理上协调一致，方便利用。

3.2 并存期间应根据自身特点实行双套制

鉴于电子档案与纸质档案各自的特点，电子档案和纸质档案将长期并存，我们可采取既简单又保险的办法双套制。即：在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权益性；或是把一些利用频繁，需要传输、联网的已开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。当然，在将纸质档案和电子档案拷贝双重归纳时，电子档案要用可脱机保存的载体备份下来。以纸质档案与磁盘（光盘、磁带），制成双重备份，分别归档管理。

3.3 实行各种管理时都要制定一定的互通互联方式

电子档案与纸质档案的管理内容是互通互联的：一是，利用纸质档案将电子档案的内容固定，解决电子档案的易变动、易修改问题，确保其法律效用；二是，纸质档案转换为电子档案工时，进行完善的著录标引，附上背景信息和原数据，可以互通互联，通过彼此著录信息能查找到各自存放位置，互为备份，互通互联。

3.4 建立一套科学合理的管理制度

电子文件的可复制性和删改无痕迹性，电子档案的保护工作由为重要。因此，要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收集，防止在分散状态下发生信息丢失。同时，电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化，便难以确认它的原始性和完整性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集开始就进行记录，记录电子文件的管理和提供利用情况。

4 结语

总之，纸质档案与电子档案在现阶段各有优势，在经济建设及服务中各自发挥着特殊的作用。因些现阶段做好电子档案与纸质档案的长期并存工作，相辅相成，相得益彰，逐步完善档案管理手段，是档案管理工作的重要课题。

参考文献

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