文 / 王建美

机关干部人事档案通常用于了解和考察干部的成长和履历情况，在政府机关作为正确选人、公道用人的重要依据。在传统模式下，机关干部人事档案管理大多数以人工为主，例如纸质材料的手工收集和整理、人工归档等，这种管理方式已难以满足政府机关改革的需求。如今，随着大数据技术的广泛应用，人们可以通过数字化建设，充分利用大数据技术优化机关干部人事档案管理。

一、大数据技术应用在机关干部人事档案管理中的必要性

（一）运用大数据技术是机关干部人事档案管理的客观需求

以大数据为依托的机关干部人事档案数字化建设，有利于改进传统管理模式，促进政府机关人事档案管理水平的提高。在互联网及信息技术的快速发展下，数字化建设成为档案工作的重要部分，而大数据技术可以提供更强的洞察力、发现力和决策力，解决常规软件系统无法处理的数据集合问题，所以该技术的应用成为机关干部人事档案数字化建设的有力补充。从实践层面看，大数据技术满足了机关干部人事档案管理的客观需求，不但可以拓展档案资料的收集范围，而且能够进一步优化档案管理流程，使档案管理手段得到创新。大数据技术旨在获取、储存、管理及分析海量数据，加快数据流转并且支持多样化的数据类型[1]。在大数据模式下，机关干部人事档案管理效率将得到大幅度的提升。

（二）运用大数据技术有助于预防机关干部人事档案的涂改造假行为

机关干部是很多人向往的工作职务，有着较高的社会地位和稳定的薪酬收入，因此不排除少数人为了升职而对自身的人事档案进行涂改造假。大数据强大的洞察力和准确的分析结果，可以有效预防机关干部人事档案的涂改造假行为。通过大数据能够全方位监督、查阅人事档案资料收集、归档、保存和流转轨迹，无论哪一个环节出现涂改造假现象，都会被及时发现。在当前最新的数字化技术下，机关干部人事档案的原始信息得到完整保留，且能够设置权限范围，即使具备了最高权限的系统管理员，也只有在高层领导的授权下才能更改相关信息。有些机关档案馆在大数据支撑下，要求所有的数字档案必须与纸质档案互相印证，才能成为档案用户升职的有效依据，这从技术层面杜绝了机关干部人事档案涂改造假的可能性，为升干、转干工作创造了一个公平、公正的环境。

（三）运用大数据技术有助于全面保护机关干部人事档案的原始资料

在机关干部人事档案数字化建设的过程中，原始资料的保护同样重要。通过大数据分析可以构建起完整的电子档案体系，形成自动化、智能化的互联网管理平台。纸质档案通过扫描、采集、人工录入等方式，有效生成适合互联网查阅的数字文件格式，这样可以降低纸质档案的使用次数，极大地减少折卷整理的频次[2]。除了机关干部升职时数字档案与纸质档案的印证之外，所有的管理流程都可以在互联网平台上进行，避免了传统模式下对纸质档案频繁的查阅、调取、复印等，这有效保护了人事档案的原始资料。大数据的战略意义是，不仅能掌握庞大的数据信息，而且能实现更加专业化的处理，提高了数据加工能力。在大数据的支撑下，机关干部人事档案数字化建设能够体现出强大的专业性，使数字化平台的管理流程发挥出应有效用。

二、当前机关干部人事档案管理中存在的问题

（一）归档不齐全

在社会经济快速发展及政务改革深化的大背景下，机关干部的日常调动变得频繁，人事档案的重要性日益凸显。但是对于转出部门和接口部门来说，关于人事档案的归档要求可能不一致，在这种情况下，会导致机关干部人事档案资料归档不齐全问题的出现。例如A部门要求干部的学历材料需归档，但对于学位材料没有硬性归档的制度条例，而B部门则要求干部学历和学位材料都需归档，当一名干部从A部门调入到B部门时，则出现了人事档案资料归档不齐全的问题。此外，干部的考察资料、入党资料等，都应成为人事档案不可或缺的一部分。而事实上有些机关部门的人事档案缺少这些资料的收录，使得机关干部人事档案难以准确、全面地反映出档案用户的政治面貌和思想动态，在归档方面存在着较大的缺陷。

（二）录入不准确

信息资料的准确录入是机关干部人事档案发挥效用的前提，但是在人事档案形成的过程中，档案管理部门或者用户本人没有清醒地认识到档案的重要性，在个人基本信息、履历信息填写过程中不够严谨，导致人事档案信息的录入不准确。例如。机关干部的出生年月、籍贯、民族、学历、职称、入职时间、入党时间等信息没有全部填写准确，或者部分信息有错误，给机关干部的信息审核管理工作带来了一定阻碍。人事档案资料是如实反映一名机关干部成长经历、工作履历、政治面貌的重要依据，档案信息的准确性至关重要，同时也是人事档案管理的基础所在[3]。如果连干部基本信息、履历信息都存在错误，则很难根据实际情况考察一名干部，这是当前机关干部人事档案管理必须解决的一个问题。

（三）日常维护不规范

机关干部的人事档案管理需要做好日常维护工作，但是容易出现日常维护不规范的问题。一方面，有些机关部门虽然开展了干部人事档案数字化建设工程，可是在软硬件方面的投入不足，导致数字化管理平台功能不齐全，难以发挥出应有的效用。互联网平台的维护非常重要，规范的维护可以提高系统平台的易用性、安全性、可扩展性[4]。另一方面，机关档案部门的工作人员存在着流动性大的问题，已经熟悉本部门档案规程的工作人员突然被调走，而刚入手的工作人员又要重新开始掌握本部门档案规程，在档案维护方面不能做到及时、细致，导致干部人事档案的日常整理和查阅环节较为薄弱，还有可能发生档案损毁、原始资料遗失等现象。从整体上看，机关部门迫切需要提高人事档案的日常维护质量。只有这样，才能使机关干部人事档案管理走上良性发展的轨道。

三、大数据背景下的机关干部人事档案管理优化策略

（一）强化人事档案的日常管理

大数据技术一般深度结合云计算、云储存，基于海量数据对相关特征进行到位、及时的分析计算，并给出正确的解决方案[5]。在机关干部的公开招聘、升迁、流动等过程中，通常会留下数量众多的人事档案信息。大数据技术可以强化人事档案的日常管理。首先，机关部门可以将档案管理制度纳入到大数据分析框架中，使各项制度条例与实际行为一一对应，这样能够有效提高档案管理人员的制度意识，从而进一步主动适应干部人事改革的新需求，通过严格的管理制度应对干部队伍建设存在的新问题、新情况，使机关干部人事档案管理体系更加完善。其次，机关部门通过大数据技术，还能更细致地进行干部人事档案的专项审核工作，以确保档案信息的准确性和真实性。例如，干部的出生年月、入职时间、入党时间、学历学位等信息，都需要准确无误，这样才能更有效地配合组织的审核认定结果[6]。最后，大数据技术还能强化机关干部人事档案资料的收集与整理工作，提高收集与整理工作的针对性，使资料的归档更加规范和完整。

（二）做好人事档案的安全管理

在机关干部人事档案数字化建设的过程中，安全管理的重要性日益突出。在大数据技术支撑下，机关部门可以更好地分析人事档案管理所存在的安全漏洞，如硬件设备的安全、软件平台的安全、网络信息传输的安全、移动储存介质的安全、档案数据库的安全等。大数据技术能够提供宏观的分析依据，使档案管理人员更全面地估量人事档案管理的安全性[7]。如果机关干部人事档案数字化建设工作采用的是外包方式，则要考察系统开发单位的资质，必须将档案管理的安全性考虑进来。机关档案馆可以安装二十四小时监控设备，对档案的出入库进行严格的登记，防止现场涂改原始档案现象的发生，无关人员不能够随意翻看档案。对于档案馆内的软硬件使用和维护，需要严格执行相关的保密管理制度，预防数字档案信息外泄。此外，机关干部人事档案的安全管理，还需要强化管理人员的保密意识。我们可以定期开展档案安全保密的教育培训活动，从纪律和制度上进行约束，并将违反制度的行为纳入到案例库中，这能够利用大数据技术分析管理人员的日常行为，及时给出对策，防止出现档案泄密的事件。

（三）开展人事档案的标准化建设

标准化建设是机关干部人事档案数字化发展的有力保障。大数据需要一定的标准进行支撑，才能发挥出更大的技术优势。信息平台的构建标准、基础硬件设施的性能标准、数据采集的格式标准等，都属于标准化建设的重要范畴。机关部门在推动干部人事档案数字化平台开发的过程中，应加强标准化建设工作，制定出符合数字化开发的技术规范，严格规定档案图像的质量指标、档案储存格式、数据库的转化格式等，使大数据分析能够在软硬件标准与文件格式标准的基础上进行[8]。而对于干部人事档案管理人员的日常培训活动，我们也应加强标准化知识培训力度，如软件平台的标准化建设技术培训、数字档案储存的标准数据库构建技能培训等，以增强档案管理人员对数字化平台的管理能力，有效提高大数据技术的运用能力。从整体上看，机关干部人事档案的数字化保障，需要一套规范的标准体系进行支撑，软件平台的开发应用需要一个统一的框架，以全面实现档案数字化平台的数据采集、交换和集成操作，使机关干部人事档案资源能够在大数据下进行更好的管理与共享。

（四）充分运用大数据分析技术

当前的互联网及信息技术发展已进入大数据、云计算时代，为了进一步保障机关干部人事档案的开发利用，机关部门应充分运用大数据分析技术，使干部人事档案数字化管理系统发挥出更大效果。例如，运用大数据技术采集和分类档案信息，为干部考察中的人事档案审核提取有用信息；或者使用大数据技术分析档案用户的行为轨迹，辨别是否存在涂改造假或者其他不良行为，可以使人事档案发挥出更大的原始凭证价值。此外，机关部门还可以运用云储存技术，全面整合一些分散的档案信息数据库，使远程整理、异地查阅等成为可能。在云平台的选择方面，百度云、腾讯云、阿里云都是当前国内云领域的领先者，能够为机关干部人事档案管理的大数据和云储存提供解决方案。大数据讲究低成本、高效率，技术特征体现在数据容量、数据类型、获取数据的速度、真实性、可变性等方面，通过大数据技术优化管理机关干部人事档案，符合新时期机关干部考察及其人事档案管理的需求。

参考文献：

[1]张丽娜.大数据时代高校人事档案信息化建设的问题与对策[J].山西档案,2017(2):71-73.

[2]米永宁,耿志杰.应用大数据技术开发数字档案信息资源的现实困境与策略研究[J].北京档案,2016(11):16-19.

[3]吴京,李卓妮.运用大数据技术加强干部人事档案资源体系建设[J].中国档案,2017(5):58-59.

[4]徐叶黎,钟秀梅.基层档案室纸质档案数字化工作的实践探讨[J].山西档案,2015(5):67-68.

[5]周耀林,常大伟.我国档案大数据研究的现状分析与趋势探讨[J].档案学研究,2017(3):34-40.

[6]倪丽娟,陈辉.基于大数据技术的干部档案真实性维护路径探析[J].北京档案,2017(7):15-18.

[7]刘新民.当档案遇上大数据——跨部门档案信息共享的实践与思考[J].档案与建设,2015(9):81-82.

[8]张丽娜,夏庆利.高校人力资源管理的现实困境与对策——基于大数据思维下高校人事档案信息化建设的探讨[J].学术论坛,2016(4):157-161.