文 / 理文

2015年3月，李克强总理在政府工作报告中正式提出了“互联网+”行动计划。经过两年多时间的发展，“互联网+”所取得的成果随处可见。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》也明确指出：“要创新档案信息化管理模式，全面深化和拓展档案利用服务方式和渠道”。这对于高校档案工作者来讲，是一个良好的发展契机，我们应紧跟时代发展的潮流，找准“互联网+”与高校档案工作的结合点，充分利用互联网技术的优势，不断创新高校档案利用服务方式，发挥高校档案信息资源的价值。

一、“互联网+”背景下高校档案利用服务工作的转变

（一）理念的转变

高校档案部门作为全校各类档案信息资源永久保存的基地，为了真正做到为教学、科研、管理、学生和校内外单位、个人服务，就必须能够提供优质、完善的档案利用服务。在“互联网+”背景下，高校档案用户利用档案的需求和方式是多元化的，传统的档案查询、借阅等被动提供档案利用的服务方式已不能完全适应档案用户主动获取档案信息的需求。这就要求高校档案工作者转变服务思路，创新档案利用服务手段，并让档案用户了解档案部门所能提供的各种档案服务手段，由使档案工作人员服务理念实现由被动到主动的转变。

（二）内容的转变

在传统档案工作方式下，高校档案部门所提供档案利用服务的内容通常是档案阅览、复制、开具档案证明、提供档案目录查询等。但在“互联网+”时代，档案用户已不满足于高校档案部门提供的服务内容仅仅是发挥档案凭证这一原始属性，而是希望档案部门通过数据挖掘等方式对已有的数字档案信息资源进行再整理、再加工，提供有深度和广度的档案信息内容，对工作和学习起到启发或引导作用，并能主动地推送给档案用户，发挥高校数字档案信息资源的潜在价值。

（三）对象的转变

传统的高校档案服务对象主要是在校师生和校友，利用目的比较简单，通常是查找与个人有关的档案信息，提供给相关部门进行信息核实。而在“互联网+”背景下，当高校档案的信息价值被充分挖掘出来后，所能发挥作用的地方多了，档案利用服务的对象也随之变多。高校档案利用服务的对象不再局限于在校师生、员工和毕业校友，还包括以查考、认证为目的的企业、机关和个人，以科研、编研为目的的研究人员和以宣传教育为目的的相关社会工作者。这些人除了需要进行档案信息认证外，还利用高校档案进行历史研究、传承文化、宣传教育等。

（四）手段的转变

信息时代人们对快捷的信息服务手段需求日益迫切，单一、独立的信息服务手段无法满足“互联网+”时代的需要。“互联网+”时代高校档案部门所接收的档案逐渐以电子档案为主，随之而来的，高校档案利用服务方式将由纸质向电子转变，由线下向线上转变。高校档案利用的手段也将逐渐从PC端向移动端延伸，从微博、微信到移动APP，为档案用户提供多元化的可移动服务。

二、“互联网+”背景下高校档案利用服务工作中存在的问题

（一）缺乏“互联网+”思维，对“互联网+档案”背景下高校档案利用服务工作的理解不够充分

“互联网+档案”是指以互联网为代表的信息技术在档案中的应用，这种应用既不是将二者简单相加[1]，能在互联网上利用搜索工具查找档案即为“互联网+档案”，也不是将数字化后的纸质档案搬到网上即为“互联网+档案”，而是代表着由传统档案服务向现代档案服务的转型升级。这种转型升级既包括档案信息资源的开发利用、跨界融合和档案工作的开放、协同，也包括档案利用服务方式的创新和转变。从“传统档案”到“互联网+档案”，高校档案利用服务要实现转型升级，就要充分运用互联网思维[2]，在移动“互联网+”、大数据、云计算等技术背景下，对传统档案利用服务思维重新审视，创新档案利用服务方式，实现互联网与档案利用工作的深度融合。

（二）高校档案工作人员服务理念有待改进

社会认知度较低、服务创新能力较弱、服务内容单一、用户活跃度不高，一直是困扰档案利用服务工作的难题[3]。仔细分析这些问题，除了档案行业本身所具有的保密性以外，更重要的是档案从业人员主动服务意识不足，习惯于被动接受。然而，“互联网+”给高校档案工作带来挑战的同时也带来机遇，互联网技术、云计算、大数据分析、数据挖掘技术使人们重新认识到档案数据的价值，档案利用者希望从海量数据中找出有价值的信息。而高校档案部门“重整理，轻利用”的思维惯性，与“互联网+”时代要求档案部门主动分析用户需求，进行档案信息资源的开发，创新档案利用服务方式是相悖的。如何将手中的数据变活，使利用者查找档案（这里指可开放档案）就如在淘宝商城查找商品，在微信上查找公众号那样方便，高校档案工作人员只有转变档案服务理念，才能逐步解决在传统档案利用服务中遇到的各种困难和挑战。

（三）档案在线服务质量不高，线上线下服务相脱节

近年来，许多高校档案部门依托档案门户网站，实现了预约查档、档案信息公开、档案信息推送、在线留言等网上档案信息服务，这些服务通过精简查档手续、优化服务方式，缩短了档案与高校利用者之间的距离，为利用者带来许多便利。但由于高校档案部门的在线服务缺乏大量基础性的线下工作为支撑，线上服务所能提供的服务内容和信息十分有限，“线上服务”和“线下资源”之间相脱节，用户满意度不高。例如，许多高校档案部门能够提供档案在线预约服务，但用户提交预约申请后，往往得不到档案部门及时的信息反馈，在预约后还是要亲自去档案部门调取相关档案资料，这使档案网上服务往往流于形式，无法在实际档案利用工作中发挥真正效用。

（四）网络安全防范水平和数字档案信息资源安全保护意识有待进一步提高

“互联网+”背景下，档案利用服务工作是在网络环境下通过信息化手段利用数字档案信息资源实现的，不可避免地存在网络安全性问题和数字档案信息资源安全保护问题。高校档案部门采用了各种技术手段进行网络安全管理，例如安装杀毒软件、防火墙和IT监控软件等。但是，网络安全离不开日常运行维护，“重系统建设，轻运维管理”，忽视管理和运维手段在网络安全防范中的作用，是当前高校档案信息化进程中存在的弊端。数字档案信息资源在提供利用服务的过程中，严重依赖网络设备和信息技术，其存储的安全性要求在利用过程中防止出现泄密、丢失和被篡改的风险。我们应该在数字档案信息资源利用服务过程中，区别对待纸质档案和数字档案的保管、利用方式，提高数字档案信息资源的保护意识。

三、“互联网+”背景下高校档案利用服务工作问题出现的原因

对于当前背景下高校档案利用服务工作中存在的问题，经分析，我们发现有些原因是社会学科在实践中的通病和旧疾，如领导重视程度不高、资金投入不够、服务意识不强等，但还有一些原因是导致高校档案服务工作与“互联网+”时代脱节的重要因素，是无法被忽视和搁置的。

（一）高校档案部门工作人员的思维方式、知识结构和知识储备已无法适应“互联网+”时代档案工作岗位的要求

经过近些年的努力和发展，在高校档案部门的专职工作人员队伍中，档案专业科班出身者所占比例越来越高，应该说为高校档案工作发展提供了人才支撑。但由于高校档案专业课程设置和人才培养模式没有做出相应调整，档案工作人员虽科班出身，思维方式、知识结构已无法满足“互联网+”时代对档案工作岗位的要求。以档案学本科教育为例，目前国内开设有档案学本科教学且招生规模较大的十几所高校的学科培养方案的了解，仅有少数高校对档案学专业课程设置进行了调整，开始着重于数字时代档案学与信息科学的交叉和融合、现代档案管理理论与信息技术等课程的培养，而其他高校大多还在沿用多年前的档案课程设置和培养方案。另外，高校在职档案工作人员通常忙于日常档案业务工作，参加继续教育和培训交流的机会少，知识储备也早已匮乏，无法适应“互联网+”时代对档案工作的要求。

（二）高校档案信息化质量不高，导致线下工作无法支撑线上档案利用服务工作的需求

档案信息化工作是开展档案利用服务、实现档案资源共享的一项基础性工作。自2002年国家档案局颁布《全国档案信息化建设实施纲要》以来，档案信息化工作得到大力的开展，各高校基本完成了档案目录数据库建设和档案数字化扫描工作，档案利用工作也从手工方式向信息化方向转变。但高校档案信息化整体质量不高，无法实现线下资源和线上服务的无缝对接。

“互联网+”背景下的档案信息化并非是简单的数字化工作，它更多强调的是档案数据化，突出的重点是档案信息资源的整合能力。只有将线下档案信息资源数据化，对档案信息资源进行整合，并与线上档案业务系统充分融合，才能有效地发挥档案信息化的真正作用，否则，看似高效、便捷的线上档案信息服务，也只能是“样子工程”，终将半途而废，不能实现完整、有效的档案利用全流程服务。

（三）“互联网+”时代，高校档案部门缺乏创新档案利用服务工作的整体方案

在高校档案开展“互联网+档案”这一进程中，无论是档案数字化建设、现代信息技术的应用，还是档案服务互联网平台的搭建，都需要高校档案部门从顶层设计着手，通过重组档案工作流程、虚拟档案服务机构、建立档案利用服务工作小组等方法，优化重组现有的档案利用服务机构和人员，使各项工作落实到人，避免把档案线上服务当作点缀，没有统一的规划设计。

所谓统一规划设计，是指档案部门通过不同渠道开展服务时，要从用户使用的角度考虑，设计出方便用户的服务流程，并且与其他工作流程协调一致。许多高校的档案部门虽开设了很多服务渠道，如高校档案网站、微信平台公众号、移动手机APP、高校档案管理系统等，但由于缺乏一个整体布局，没有建立与各项服务渠道、服务方式相适应的工作流程和规范，没有明确线上、线下所需完成的工作以及分配工作的方案等，使高校档案利用服务工作流程难以实现优化组合，线上、线下优势得不到同步、充分发挥。

（四）高校各部门之间、校际档案部门之间缺乏交流、协作意识，无法实现资源共享和联合效应

“互联网+”背景下，高校档案工作的建设应与数字校园、智慧校园建设同步进行。高校档案利用服务工作要创新发展，就要不断扩大新时期的档案来源，要加盟高校所有的人和事，将所有的教学管理活动数据化，实现高校档案资源系统化、“全景式”的存储[4]。这就要求高校档案部门统筹规划，打破条线分割和信息壁垒，整合高校内部不同部门的档案资源，推动档案资源科学配置和整合，丰富高校档案馆（室）藏，为提供更好的档案服务打下基础。但是目前的现状是，许多高校档案部门与学校办公室、教务处、学生处、研究生院、财务处、基建处、人事处、宣传处等学校主要职能部门，尚未建立系统的对接，无法实现增量电子档案的收集，导致电子档案数据流失严重。

另外，各高校档案部门之间缺乏校际合作，而高校面临的许多共同难题，如系统兼容性、网络安全防范、数字档案信息资源的等安全性问题，都需要共同应对，联合攻关。当前，各高校档案管理规范不统一，档案信息化水平、档案利用渠道等多方面存在差异，所用的档案管理软件不兼容，无法实现档案资源共享，这些都是与“互联网+”的跨界融合、开放生态等特征是背道而驰的[5]。

四、“互联网+”背景下推进高校档案利用服务工作的措施

我们要对高校档案利用服务工作中存在的问题进行纠正和改进，避免高校档案工作与“互联网+”融合过程中偏离轨道。高校档案部门应主动适应新常态，加强与“互联网+”的深度融合，推进高校档案利用服务工作的开展。

首先，及时调整档案相关专业人才培养模式，加大对高校档案工作人员的继续教育与培训力度，培养一批具备“互联网+”思维和技术手段的现代化档案人才队伍。一方面，开设档案学及相关专业的高校要及时调整课程设置和培养方案，注重将国内外前沿研究成果引入到档案专业相关学科教学中来，鼓励学校聘请互联网领域、档案领域高级人才作为兼职教师；另一方面，档案工作者要树立责任意识、创新意识、终身学习意识和服务社会意识，不断提高技能水平和职业道德修养，多参加档案业界内的继续教育、培训和学术交流，开拓视野，适应“互联网+”新形势下档案利用服务工作的新变化。

其次，提高档案信息化质量，实现档案“数字化”向“数据化”[6]的转变，依托高校丰富的档案数据化资源，通过对高校档案部门服务条件、服务设施、服务人员的数量和综合素质、服务方式、服务的深度和广度等因素的改进，提升高校档案部门线下服务能力，最终实现线上与线下服务的对接。

档案信息化是开展档案利用服务，实现档案资源共享的一项基础性工作，在“互联网+”背景下，高校档案工作者要对档案信息化工作重新定位，在“档案数字化”的基础上逐步向“档案数据化”迈进。各高校档案馆一方面要注重电子档案的收集，另一方面要解决存量档案数字化成果文字识别和内容转化的问题。安徽大学档案馆在开展档案数字化扫描工作的同时，采用双录入、双校对的方法对存量教学档案进行数据采集，方便扫描文件的数据挂接和满足广大师生的查询利用需求。

高校档案部门还要在服务条件、服务设施上加大投入，同时重视培养高校档案服务人员的数量和综合素质，改进服务方式，拓展服务的深度和广度，真正做到“用户至上”，切实提高高校档案部门线下服务能力，为线上服务提供强有力支撑，实现线上的互联网服务与线下的实体服务相结合，最终实现完整的服务。

再次，建设高校档案利用服务整体方案，搭建高校档案利用服务平台。“互联网+”时代，高校档案部门应以互联网思维来规划档案利用服务整体方案，开发更快速、更便捷的服务方式。例如，针对校内用户建立基于校内网的档案服务平台，如高校档案管理系统，兼纳校内档案的收集、管理和利用，具备数字档案存储、处理、传输、交换、安全防护等功能，便于校内用户在权限范围内自主利用；针对校外利用者建立基于公众网的档案服务平台，通过档案门户网站和档案一体化服务平台等，设立馆（室）藏介绍、在线咨询、在线查阅、在线预约、个性化定制等服务窗口，满足校外利用者的不同需求，转变“查档必须到档案馆”的传统观念，以开放姿态积极融入互联网时代，提供异地咨询、查档、阅档等服务；建立档案信息交流的互动平台，如开通微信公众号、移动手机APP、微博、论坛等。档案部门可在APP上发布老照片、老新闻、编研精品、馆藏珍品等文化资源，同时借助媒体力量广泛宣传，吸引公众关注。[7]

第四，加强协作，通过多部门、跨学科、跨领域联合攻关，有效解决“互联网+”时代高校档案利用服务的技术壁垒，真正推进高校档案利用服务的实际工作。“互联网+档案”的许多技术标准，单靠高校档案部门自身的力量是难以制定和完善的，需要加强交流协作关系，组织多部门、跨学科、跨领域联合攻关。高校档案部门可以依托高校数字校园、智慧校园建设的成果，搭载高校对外服务平台，在高校师生熟悉的平台上开展档案利用服务工作；适当借鉴图情领域相关学术研究成果，将其独特性的服务理念、规范化的服务体系加以创新，引入到数字档案信息服务中来；开展与中国档案学会、高校档案学会、高校档案协会等机构的交流与协作，加强对“互联网+”新时期档案利用服务工作理论与实践的研究；依托实力强大的档案服务外包公司，联合开发高校档案利用服务系统或平台，并解决系统的兼容性、网络安全防范及数字档案信息资源安全等问题；加强档案行业间、国际间的交流合作，学习和借鉴国内外档案利用工作的前沿理论与实践。

在“互联网+”以不可逆转之势冲击各行各业时，由于高校档案信息化起步早，高校档案工作相较于其他传统行业，已经有了一个比较好的开端。高校档案工作者应顺势而为，用互联网思维打开突破口，为高校档案利用服务工作注入新的“兴奋剂”，使高校档案利用服务工作散发出勃勃生机与无穷活力。

参考文献：

[1]田伟,韩海涛.发挥档案元数据核心集作用 推进“互联网+档案”建设[J].档案,2016(6).

[2]周玉鹏.“互联网+”助推档案服务业发展[J].中国档案,2016(3).

[3]王协舟,王露露.“互联网+”时代档案工作改革的几点思考[J].档案学通讯,2016(5).

[4]徐荣梅.“互联网+”背景下的学校档案工作探讨——以盐城市田家炳中学为例[J].档案与建设,2015(5).

[5]黄宵羽.国外档案事业步入“互联网+”时代——2016年国际档案界回眸[J].中国档案,2017(2).

[6]田伟,韩海涛.实现我国“互联网+档案”关键问题刍议[J].中国档案,2015(12).

[7]郭鑫杰.基于“互联网+”思维的智慧档案建设策略研究[J].浙江档案,2015(11).