刘作华

摘要：为保证正常经营业务的进行，外资企业日常会发生较多的差旅费用，这其中会与其他类型的企业存在着一些共性的问题，但鉴于外资企业的投资方及较多关联公司在境外，其发生的差旅费用也有本身的一些特点。本文就外资企业差旅费用管控过程中存在的问题提出相应的改进措施。

关键词：外资企业；差旅费用；改进措施

外资企业包括中外合资企业，中外合作企业，外商独资企业。在实践中，外资企业对发生、报销、账务处理、管控等方面还存在一些不足，需要予以关注并加以改善。

一、存在的问题

（一）差旅费用报销标准不完善

一般来说外资企业都制订了本公司的差旅费用报销标准，但所制定的标准存在比较笼统、不细化，如住宿标准所有城市都是一样的、境外出差消费外币，在报销时适用哪天的折算汇率没有规定；还有是一些多年前制订的条款未及时更新，难以满足新形势下的需求。

（二）报销人报销不及时

有报销人出差归来一直拖着不办理报销手续，隔数月才来报销的情况时有发生，甚至是有隔年报销现象，造成当期损益核算不准确。

（三）报销单据不合规

报销人提供的报销单据中有些是未能取得合规的票据，仅有收据来报销，金额不能保证真实性，在所得税汇算清缴时未作纳税调增，存有涉税风险。发票上的项目不规范，如单位名称及纳税人识别号有误或不填开等等。

（四）未能享受有关折扣

在订购国内外机票是特别是国际出差机票，虽然数月前就收到会议通知，但由于某些原因未能提前预定而丧失较大的折扣。到境外总公司所在地出差，未入住总公司所签约的协议酒店而多付费用。

（五）报销人存有舞弊行为

有个别员工出差报销时，为了多取得报销款，找一些假发票或一些并未与真实业务相匹配的发票如定额发票来报账。对于境外出差的票据，由于只是形式发票，假借丢失为由要求服务提供方重复打印，然后再借机分次报销，或多人一起出差则分别重复报销，侵吞公司财物。

（六）报销人填写报销单据不规范

报销单的封面与附件不能一一对应，没有标明对应的序号，所附的单据没有按顺序粘贴，一来是不利于财务人员对于差旅费用的审核，难以提升审核效率，二来是当凭证装订时难以快速查阅凭证，耽误时间。

（七）财会核算不准确

财会核算差旅费时计入账簿的会计科目、成本中心不准确；多人同时出差的，未将所发生的费用在不同部门按不同的会计科目及成本中心划分；对这些数据的录入，未有复核人复核更正，致使损益核算不准。另外，费用的记账没有明细化，只是做到了按部门核算，但一个部门如果有多人多次频繁出差，把所有人的费用混在一起难以分出具体的每个人的花费是多少，不利于分析。

（八）财会审核不严

财会人员审核时没有严格按制度执行，或对不同人员执行的标准口径不一致，或审核不细致，未能發现超标、违规违纪的单据，导致不该报销的费用也审核通过。

（九）差旅费用未与预算挂钩

外资企业多编制年度预算，其中包括差旅费用预算，但在实际业务中，没有很好地去分析所花费用是否值得，造成不必要的浪费。

二、改进对策

（一）完善公司差旅费用的规章制度，并不断去根据实际情况及时修订。出差前订机票、车票要有经过授权审批的出差申请表，在此表上列明出差线路，预计出差时间，交通费用及酒店费用等等。然后此表递交给公司负责协调订票人员提前订机票及酒店。

（二）严肃财经纪律，教育员工要按实际发生如实填写报销，所用来报销的境内外单据必须是真实发生为前提。一旦查实涉及舞弊行为的则要严格按公司管理制度处理，以杜绝不良行为发生。

（三）财会审核要提高责任心及业务水平，以会计及税务相关法律及法规为基础，严格按照公司的出差管理政策，把好审核关并将其中的问题列出改善的行动计划，重点关注以下事项：

1.审核是否“杂乱无章”。这是对费用报销的形式上的审核，看报销人有无按要求有序整齐地粘贴，报销表中的列示序号与附件一一匹配，这也是多数外资企业所推行的工厂5S管理在财会管理中的延伸。

2.审核是否“擅自行动”。报销需有经过相应权限审批的出差申请表。否则，除按本公司的特别程序批准的可报销外则不予报销。

3.审核支出是否“节约为本”。财会审核人员需要多关注报销人员的实际报销凭证金额是否超过标准，出差途中是否有私自购买礼品赠送客户或私自招待客户，是否无正当理由不按出差申请表上列明的线路而绕路游山玩水等等。对于这些未经预先批准所超的费用，由报销申请人承担。

4.审核报销凭证附件是否“一目了然”。如审查酒店发票时，要留意明细清单。通过明细清单可以更清楚地看到哪些费用属于公司规定报销范围。没有此清单，要求报销人补齐后再予以审查。

5.审核报销凭证上填列项目是否“一应俱全”。财会人员在审核差旅费单据时，要仔细地审核如下事项：发票上付款单位的名称，但对于有些必须个人实名登记的票价，如飞机票、火车票等除外、相应发票的种类、填写的日期、对应的经济业务内容、数量、计量单位、单价和金额、开列单位名称及经办人的签名及盖章等。

6.审核发票真伪要“多方查证”。可以抽取其中一部分发票在地税及国税网站或通过发票开列方所在地的纳税服务中心等方式核实发票真假，以减少并一步杜绝假发票的发生。

7.审核发票是否“移花接木”及“面目易容”。移花接木意为伪造，是指所提供发票与真实业务不匹配。面目易容意指变造，指通过用药剂退色、用橡皮擦、用刀刮等把原来的真实面目予以改变，歪曲发票原来的面目。财会人员在审核时需要特别注意这些伪造及变造伎俩。发现不符合规定的单据，一律拒收不得作为财务报销凭证。endprint

8.审核发票号码是否“依次出现”。看到报销人提供的单据中连续出现多张号码相连的发票，就要在心里打一个问号，有理由怀疑该发票不一定都是为真实业务所发生。

9.审核报销单据时莫将预付款忘得“一干二净”。在报销审核时要查看会计账簿中是否由员工出差前预借的挂账金额，在审核后的报销金额中及时扣除。不然这笔预支款将持续挂在账上，导致财会管理做得不到位。

10.审核发票的时效性是否是“昨日黄花”。采取有效方式提醒出差员工在出差归来规定的时间内提交报销申请，特别关注跨年度大额差旅费用要在当年的账面预提。

11.对出差报销涉税风险要“区别对待”。出差期间给予一定金额的包括差旅费津贴包括午餐补助（一般参照当地财政部门指定的公务员差旅补贴标准），符合《国家税务总局关于印发〈征收个人所得税若干问题的规定〉的通知》（国税发[1994]89号）及《财政部、国家税务总局关于误餐补助范圍确定问题的通知 》（财税字[1995]82号）的规定，不需代扣代缴个人所得税。如果公司制度规定住宿费用包干，超支不予报销、节约给予奖励的办法的情况，那对于节约奖励等部分还要计入报销人的工薪所得代扣代缴个人所得税。另外，报销单据之中如果有不合规的票据，要在年度企业所得税汇算清缴时做纳税调增处理。

12.审核过程中对不合规单据不要“明知故犯”。对于不合规的经济业务，财会人员不要动歪点子帮报销人及企业去买假发票处理。根据《会计法》及《中华人民共和国发票管理办法》的规定，对单位及个人要处以罚款，对于构成犯罪的，则要依法追究刑事责任。

13.对待报销人员的态度要“不卑不亢”。会计人员在审核凭证时，如果发现报销单据中有不真实或其他不符合报销要求的凭证予以拒付时要尽量向报销人说明其中的原因，态度尽可中肯，有些心领神会之事点到为止。对方也会容易接受而又没有过多地存有对抗情绪。此外，审核之中尽量要做到针对的是事而不是对人。如果对方是公司领导，对不合规的票据我们就睁一只眼、闭一只眼，这样就会失去原则，没有底线可言。

（四）对差旅费用与预算的比较要关注相关比率和总额及明细控制相结合。在每月进行的差旅费用分析时，财会部门需要重点关注几个要点：一是要关注累计发生额占全年预算的百分比，如果半年时间未到，实际发生的差旅费用就超过年度预算的一半以上，应及时提醒该部门负责人讨论对策来加强出差费用管控，并要调减本月到年底的预测数，以控制在预算范围之内；二是对于经常商务出差的销售部门还要追踪到每个人当月实际及累计金额，分析其个人占本部门的花费比重，再是关注所列支的差旅费用是否能与销售员所带来的订单、新增的客户以及销售额相匹配，以便管理层及时采取相应的对策。

（作者单位：帅福得（珠海保税区）电池有限公司）endprint