王子鹏

（江苏开放大学南京210036）

二八定律和长尾理论对信息时代档案工作的启发

王子鹏

（江苏开放大学南京210036）

二八定律是传统经济时代的经典理论，而长尾理论是网络经济时代的创新理论。介绍了两个理论的基本内容和矛盾统一的关系，分析了两者在传统档案工作中的体现，研究了它们对于信息时代档案工作的指导意义，指出了档案开放工作是制约长尾理论发挥作用的关键因素。

二八定律长尾理论档案工作档案开放

G270.7

A

2017-06-07

二八定律和长尾理论看似是一对矛盾，但仔细分析二者的历史渊源、研究对象、适用范围和实践成就，会发现它们并不是相互排斥、相互否定的关系，而是互为补充、矛盾统一的整体[1]。合理有效地利用二八定律和长尾理论，无论对于传统的档案工作，还是对于信息时代档案工作转型，都具有重要的指导意义。

一、二八定律、长尾理论概述

1.二八定律。也叫帕累托定律、巴莱多定律，是1897年意大利经济学家帕累托偶然发现的。他在研究19世纪英国人的财富和收益模式时，发现英国社会上20%的人占有80%的社会财富。即：财富在人口中的分配是不平衡的。此后，人们注意到二八定律普遍存在于人类社会的方方面面。比如，企业80%的利润来源于20%的项目，单位80%的业绩来源于20%的员工，城市80%的医疗资源被20%的人占用等等。所以，二八定律被广泛应用于社会学及企业管理学等。近年来，二八定律在个人管理方面非常流行，比如每个人80%的时间穿着自己20%的衣服，80%的情感需求来源于20%的人。帕累托图（Pareto charts），见图1。

图1

2.长尾理论。所谓“长尾”，实际上是统计学中幂律（Power Laws）和帕累托分布（Pareto distributions）特征的一个口语化表达，这一概念是由《连线》杂志主编克里斯·安德森（Chris Anderson），在2004年10月的《长尾》一文中最早提出，用来描述诸如亚马逊和Netflix之类网站的商业和经济模式[2]。这种商业模式，简单的解释，就是只要存储和流通的渠道足够大，需求不旺或销量不佳的产品共同占据的市场份额，就可以和那些数量不多的热卖品所占据的市场份额相匹敌甚至更大。比如，传统书店必须按照二八定律来采购书籍，才能实现盈利和最佳的社会效益；而亚马逊书店利用互联网的优势，打破了时间和空间的限制，任何冷门的书籍都可能被地球上某一角落的用户需要，从而实现盈利。亚马逊的成功为长尾理论做出了最好的诠释。长尾（Long Tail）示意图，见图2。

图2

3.二八定律和长尾理论的辩证关系。二八定律强调以小博大，抓核心，长尾理论则重视挖掘细小需求聚沙成塔的价值贡献，它们各自都可以导出清晰的市场策略，各有各的应用价值[3]。在具体的时间、空间范围内，二八定律更具有价值，比如某个城市的图书馆，应该按照二八定律，用有限的资金采购需求量最大的书籍。而如果构建数字图书馆，提供电子书的在线利用服务，就需要同时应用二八定律和长尾理论，指导工作实践。所以，长尾理论并不是对二八定律的颠覆，而是互联网商业运营环境变化的结果，是对传统理念下重视主流模式的补充与完善[4]。

二、二八定律、长尾理论与传统档案工作

在传统的档案工作中，二八定律更具有指导意义，而长尾理论在档案的历史价值上有所体现。

1.二八定律对传统档案工作的影响。在传统档案工作中，最能体现二八定律原则的，就是档案的分级管理。所谓分级管理，是指档案馆对馆藏永久档案按其自身价值及珍贵程度等情况进行二次鉴定，划分不同等级，从而实现馆藏档案的科学管理和有效保护的工作。在分级管理的基础上，以上海档案馆和第二历史档案馆为先导，我国各综合档案馆相继开展了特藏室建设工作[5]。分级管理和特藏室，就是充分利用了二八定律，对馆藏中具有重要价值的档案进行重点保护，同时兼顾展览服务。

二八定律同时体现在档案的服务利用环节。各档案机构虽然在极力拓宽服务利用途径，但不可否认的是，档案馆（室）利用率最高的约20%的档案资料，满足了约80%的查档利用需求；而档案的利用主体，仍然是档案的形成机关和相关的职能部门，而档案馆（室）为了核心的20%的利用群体，需要投入80%的努力做好服务保障工作。

2.长尾理论对传统的档案工作的影响。档案的长尾效应，主要是通过历史价值体现的。1901年，普鲁士档案学家迈斯奈尔提出“高龄档案应当受到尊重”，这个论断被称为“年龄鉴定论”。根据这一理论，不少国家规定本国档案的禁毁年限，如法国定为1830年、美国定为1861年等，凡是禁毁年限前的档案，均无须鉴定，永久保存。我国虽然没有明确规定，但约定俗成为1949年[6]。可见，原本处于长尾位置的档案，历经岁月变迁保存下来之后，因历史价值变高，转变成了重要的档案资源。但即便如此，档案实践也不会重点关注处于长尾位置的档案，长尾效应对于传统档案工作而言，指导意义很弱。

三、二八定律、长尾理论对信息时代档案工作的启发

对于信息时代的档案工作而言，二八定律仍然具有十分重要的指导意义，长尾理论的指导价值也愈发明显。

1.二八定律对于信息时代档案工作的影响。在信息时代，二八定律对于指导档案工作实践，尤其是对于数字档案馆（室）建设，具有非常现实的指导意义。比如，在构建数字化档案信息资源库的过程中，主要有两个途径：一是传统载体档案的数字化；二是在线采集OA办公系统、各业务系统以及相关网页的信息。无论哪种途径，都需要人力、物力、财力的投入。所以，采用二八定律，对最关键的、利用率最高的档案资源优先进行数字化或在线采集工作，才能以小博大，更高效地发挥档案信息资源的价值，为争取进一步的支持创造有利条件。

再比如，开展在线的档案查询利用服务，二八定律也具有现实的指导意义。从宏观上讲，档案信息资源要满足最广泛受众的查档需求。但是，在开展数字化档案在线服务利用的初期，应该集中力量，优先满足档案形成部门的查档需求，即用80%的努力满足最核心的20%的受众。这样做，一是可以快速形成档案服务利用效益，争取更多的支持；二是从实践角度出发，这种做法最具有可行性。档案服务利用的最主要瓶颈，就是档案开放工作进展缓慢、档案服务利用审批环节繁琐。而从来源原则的角度出发，各档案形成部门，可以直接查看本部门产生的档案资源。所以，通过在线服务利用的方式，各档案馆向立档单位、档案室向各机关部门，开放其自身形成的档案资料，提高服务利用的水平，增强各立档单位或各机关部门的归档欲望，促进档案工作良性发展。

2.长尾理论对于信息时代档案工作的影响。应用二八定律，做好信息时代档案开局工作的基础上，下一步必须解决两个矛盾：一是占80%的低利用率档案资源，占用大量的馆藏空间，消耗维护成本，必须挖掘这部分档案的潜在价值，提高利用率；二是档案机构在着力满足20%核心用户需求的基础上，必须创新服务理念，更新服务手段，满足其他用户的查档需求。随着信息时代的来临以及长尾理论的出现，为解决这两个档案工作的老大难问题提供了完美的解决方案。

档案机构冷门的信息资源，虽然单个看起来利用率低，但是因为其数量巨大，如果利用互联网的传播优势，应用长尾理论，将全国各档案系统的冷门档案资源数字化，在线提供查询利用服务，就会像亚马逊网站所创造的奇迹一样，档案资源不受时间、空间的限制，满足最广大受众群体的档案信息需求。但是，长尾理论的应用，需要特定的条件，对于档案工作来说，最主要的瓶颈是档案开放工作。

3.档案开放是应用长尾理论的基础和关键。随着信息技术的迅猛发展，制约档案工作发展的主要因素，已经从技术瓶颈转化为体制机制的矛盾和档案工作者守旧的思想观念。要想将长尾理论应用于档案实践，关键是要大力开展档案开放工作，让宝贵的档案信息资源从尘封的库房中走出来，以数字化的形式提供在线的查询利用。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》显示，“十二五”期间，档案开放利用成果丰硕。全国各级综合档案馆开放档案约1.3亿卷（件），公开出版编研资料6080种，21亿字。举办特色展览、拍摄电视文献专题片、利用网络平台提供档案信息查询和推送档案公共产品[7]。但是，必须看到的是，相对于全国海量的档案信息资源，档案开放比例提升空间较大，档案开放工作任重而道远。按照《档案法》第十九条规定：国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。但是，在实践中开展此项工作困难重重，主要的制约因素有：档案工作理念保守、档案开放动力不足、档案降、解密工作进展缓慢、人才因素制约、缺乏实施细则等。同时，《档案法》只规定了国家综合档案馆的档案开放工作，对于军队、高校、企事业单位等档案机构，没有明确的规定，这些部门档案开放工作进展缓慢。总之，如果档案不能开放、公布，即使信息时代各项技术已不成问题，应用长尾理论指导档案工作也只能是一句空话。

[1]魏玮.二八定律和长尾理论对图书馆文献资源建设的指导意义[J].科技情报开发与经济,2011,（4）：15-18

[2]Lor can Dempsey.Libraries and the Long Tail:Some Thoughts about Libraries in a Network Age[J].D－Lib Magazine，2006，12（4）：89-92.

[3]钟晓玫.长尾理论对数字图书馆的启示[J].兰台世界，2010（4）：78-79.

[4]刘艳苏，桂秀梅.二八定律和长尾理论在现代图书馆的共生应用[J].现代情报，2009（8）：41-42.

[5]黄项飞.对我国档案馆特藏室建设的若干思考[J].湖北档案，2004（7）：28-30.

[6]吴绪成,刘晓春.馆藏档案分级管理的若干思考[J].湖北档案2006（11）：19-20.

[7]国家档案局.全国档案事业发展“十三五”规划纲要[J].中国档案,2016（5）：14-17.

Inspiration of the Pareto Principle and Long Tail Theory to Archival Work in Information Age

Wang Zipeng
(Jiangsu Open University,Nanjing 210036,China)

The Pareto Principle is the classic theory in traditional economic era,while the Long Tail Theory is the innovation theory in network economic era.This paper introduces the basic content of the two theories and their relationship of contradiction and unification,analyzes the embodiment of both in the traditional archival work,studies their guiding significance for the archival work in the information age,and points out that the archives opening is the key to restricting the Long Tail Theory.

Pareto Principle;Long Tail Theory;archival work;archives opening

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.20.12

王子鹏，江苏开放大学校办综合档案室助理馆员，研究方向为档案管理。