荆少萍

在高校教学管理中，教学秘书是系领导实施、组织教学计划的助手，是教师与学生之间的桥梁和纽带。由于教学工作是高校的核心工作之一，所以保障教学秩序的正常运转、有序进行是高校管理工作的中心内容。教学管理有力地支撑和保证着课内外教学的有序进行，成为高校管理工作的中心内容，在贯彻国家教育方针、稳定教学秩序、提高教学效率、保证教学质量、培养全面发展的合格人才等方面起着重要的作用。教学秘书是教务管理工作中不可缺少的角色，是教学管理的中坚力量。

一、教学秘书岗位的重要性

教学秘书是高校各系具体负责教学计划和教学任务安排、成绩管理、教材管理、考试管理、毕业论文（毕业设计）管理和日常教务工作的管理人员，是教学管理的直接参与者，是学院教务工作与系教学活动之间、教师和学生之间的信息传递者，具有上令下达、下情上奏的沟通作用。

二、教学秘书的具体职责

1、是每个学期中期安排下一学期的教学工作，编写开课计划表、开课通知等，并及时将相关表格上交教务处统一安排，协助教务处安排上课时间和教室，向任课教室发放新学期课程表，开学后的前两周，了解和掌握新课表的循环情况，出现问题及时与教务处取得联系，以便及时解决。

2、选修课管理工作。每学期结束前组织下学期准备开设选修课的教师，及时向学生介绍选修课的主要内容和课程要求，汇总各门课的预选修学生人数，确定可以开出的课程，并做好相关的开课准备工作，在开学后两周内，做好学生选修课课程最终的选、退工作。目前，我校执行的都是网上选课，教学秘书应让学生们充分认识到网上选课的重要性，学校教务处通知学生网上选课时间段后，教学秘书要及时通知学生并通知辅导员，督促辅导员检查学生网上选课的情况，尽可能减少学生选错课、漏选课。

3、教材管理。在学期结束前做好下学期教材订购工作，协助各教研室、各任课教师落实教学用书及讲义事项，将历年使用过的教材归档。及时了解最新教材建设动态，推荐教师优先选用获奖教材、优秀教材及近三年出版教材和国家教委推荐使用的教材，同时协助本单位有能力的教师做好自编教材、自编讲义等教材建设工作。

4、学生成绩和学籍管理。每学期期末，教学秘书按照本学期开设的归本系管理的所有课程和任课教师、班级，制定学生成绩册，及时的把学生成绩录入电脑，保存至教务系统，方便学生查看自己的成绩。并将考试卷子存档。

5、其他教务工作，包括考试安排、学生学籍、日常的教学安排及调整、毕业生毕业论文及相关工作，都是教学秘书的工作范围。

三、教学秘书应具备的基本素质

1、良好的职业道德和敬业精神。教學秘书从事具体的教学事物，工作量大，事物繁琐，时间要求严格，稍有疏忽就会造成教学事故，这就要求教学秘书热爱本职工作，有较强的事业心和责任感，用于吃苦，乐于为学生和教师服务。

2、较强的组织与协调能力，对教学秘书而言，这种素质显得尤为重要。因为教学活动是一个不断变化的动态过程，周期长，牵涉面广，教学秘书要敏于观察，勤于思考，善于谋划，协调好各种关系，调动各方面的教学积极性，提高教学效果。

3、较好的业务素质与文化素质。良好的业务和文化素质是教学秘书履行职责的基本要求，业务与文化素质应当包括：掌握现代管理科学知识和高等教育教学管理理论，熟悉学校的各种教学管理规章制度和本学院专业的教学计划与课程设置，了解本学院大概的专业知识，具备一定的语言文字表达能力和计算机应用操作技能以及科学调研与应变能力。

4、健全的体魄和健全的心里。这是教学秘书工作的基本保证，只有具备这一条件，教学秘书才能保持旺盛的精力及乐观的态度，把时间和精力投入到繁琐的教学管理中去。

四、如何做好系教学秘书工作

1、提高自己的综合素质，加强思想道德教育，提高教学秘书的服务意识。良好的政治思想素质和职业道德是做好教务工作的基本保障。新时期高校教学秘书应当具有高度的政治觉悟和高尚的道德情操，面对繁杂的事务性工作，还必须有高度的责任感和强烈的事业心。在教务管理工作中，要认真贯彻落实党的教育方针和相关政策，爱岗敬业、无私奉献、勤勤恳恳、任劳任怨，全心全意为党的教育事业服务。其次，必须提高科学管理水平，做好教学工作，需要多方面的文化科学知识，尤其是教育行政管理和教学管理的专门知识，只有具备了这方面的知识才能建立紧跟时代脉搏的教育思想和教育观念。

2、宏观把握教学管理的整体性。教学秘书的工作是协助系领导按照教学大纲编制教学计划，编制课程表及其他教学管理工作。要很好地完成这项工作，使之成为整个教学管理机制中不可取代的重要环节，充分发挥它的功能，就必须从宏观上把握教学管理的体制性。首先，要吃透上级精神，深刻领会上级领导对高等教育所制定的各项方针、政策、培养目标和课程设置的原则，做到立足本职，胸怀全局。其次，要注意系与系、教研室以及各年级教学班之间的相互关系。再次，在前两者基础上，摸清各方面的情况，建立自己的工作方位和工作重点，当好教学运行管理中的调度人。

3、不断总结摸索教学管理中的规律性。教学秘书的主要职责和任务是按照教学计划编制每学期的开课計划并组织实施，同时还要监督、检查日常教学中执行的情况。工作虽然繁杂，却有规律可循。例如组织上学期期末考试不及格学生不考、整理试卷、征订教材等，都有固定的时间节点和固定的步骤，掌握规律就可以有序进行。

4、要有前瞻性。教学管理工作从工作性质上看，是一项时间性很强的工作，具体干起来，又是那样繁杂、琐碎、急迫。所以干工作必须要头脑清晰，各项工作做到准确无误，任何细枝末节都不能疏忽，对每一个阶段的教学工作要做到心中有数，发挥自己的主观能能动性，分清工作的的轻重缓急，合理安排时间，工作早动手，才不至于陷入被动，匆忙决策。工作有条不紊的进行，才能达到最大效率。另外就是要保持积极的工作态度，高昂的情绪，认真不懈的最好每一件事，不打不准备之仗，把工作都做在教学开始之前，规避可能出现的问题，并做好应对措施，保证教学工作的正常进行。常年高标准、严要求是教学秘书工作顺利进行的重要保证。

5、树立真心实意为教学服务的思想。树立为教学一线服务的思想是基于教学管理根本任务的要求。教学秘书必须加强对教师和学生的主体地位的认识。教学管理工作项目繁多，比较杂乱，大多需要教师和学生同教学管理人员协作完成，这就要求教学秘书从自身做起，牢固树立起服务于教学的思想，并转化为实际行动。经常了解学生们的需求，解决学生们的困难，征求学生们的意见与建议，完善工作安排。并且通过高效的工作不断完善自身修养，提高工作能力。

6、建立健全教学档案和教学信息库。在日常的教学管理工作中经常注意收集有关的资料及数据，并及时进行整理、统计、归档。教学秘书必须建立起多种信息档案，例如：1、教学方面。各学期所开设的课程的门数，每个学期的教学计划，每位老师的授课情况，校内互聘老师的情况以及外聘老师的情况等。2、学生学籍档案方面。学生花名册、成绩册、学生退学、休学、转学、大学生征兵入伍情况。优秀干部选拔、三好学生、评定奖学金等情况。3、教学业务档案。大学生创业项目、教学改革、优秀课程、教学项目研究及成果等情况。各项数据的手机，都要求教学秘书树立全新的意识和观念，不断的改进工作方法，与时俱进，发挥工作的主动性、积极性和创造性，才能更好的承担起教学秘书的工作职责，更好的为教学管理服务。

总之，要提高高校的教学管理水平，教学秘书队伍的工作应当得到加强和认可，学校各级领导应正确认识教学秘书工作的性质、地位、职能、任务，结合学校实际建设好这只队伍，发挥其在稳定教学秩序、深化教学改革、提高教学质量、服务师生、全面推进学校发展中的积极作用。

（作者单位：运城学院经济管理系）