唐圣琴

一、数字化外包优势

1.有利于档案部门提高服务质量和水平。大批量档案数字化采取外包形式，能少分散本单位人力，使现有人员集中主要精力在日常管理及服务中，有利于提高服务质量和水平。

2.有利于现场培训档案管理人员。外包不仅为档案管理人员现场学习并较好掌握档案数字化及其相关技术创造了条件，而且还节约了人员外出培训的费用及时间，为增量档案数字化打下了较好基础。

3.有利于解决档案部门数字化所需技术问题。由于数字化加工外包全过程的技术和管理均由外包公司承担（如高清图像制作，数据挂接，系统运行与维护，数据存储、备份等技术），档案部门只负责借出、收回、检查、验收档案等。因此，较好解决了档案部门缺乏数字化所需技术问题。

4.有利于减少设备等资源的闲置浪费。数字化外包档案部门只需购买少量必备设备（服务器、扫描仪、工作机等），不足设备可由外包公司提供，这不仅可节省档案部门购置数字化设备开支，而且还能有效避免数字化工作结束后部分设备的闲置浪费。

5.有利于提高工作效率。外包公司是专门从事数字化加工服务的专业公司，人员大多是经过培训、具有一定从业经验的熟练工，能很快适应并高效率地开展工作；再加之公司性质、管理体制决定其用人的灵活性，管理的半军事化、流程化，激励机制的多样化等，因此，工作效率较高，加工周期较短。

二、数字化外包实践