陶建华

摘 要：信息技术的飞速发展与广泛应用给企业档案工作带来新的契机，也带来了新的研究课题。本文从简介企业档案数字化建设的意义开始，分析当前企业档案数字化建设存在的问题，并就企业档案数字化建设的程序提出一点建议。

关键词：企业档案 数字化 建设

中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1003-9082 （ 2017 ） 08-00-01

近几年，随着科技水平的不断提高，各行各业都朝着智能化、信息化的方向发展。企业档案管理也跟随这一趋势，更新自己的思想和方法观念，让企业在对档案的不断发掘、整合中，促进档案管理的不断进步，保证档案管理工作的顺利进行。在新时代的今天，企业档案管理的目标主要是一些容易受损的、利用频率高的重要资料。因此，企业要不断进步，加大资金投入力度，在相关专家的帮助下开发一些新型管理软件、设备，或采用直接购买的方式对企业档案进行信息化管理，让档案管理想着网络化发展，实现资源的有效共享。

一、企业档案信息化的概念

企业档案信息化就是通过对先进技术手段、管理思想观念的更新，让企业中的信息、人力、物力以及财力等资源实现最优配置，让企业内外部的信息、资源能够均衡发展，从而提高企业档案管理的规范化以及智能化水平。最终在对企业员工进行有效管理的过程中，实现企业经济效益最大化，提高自身的优势和竞争力。档案信息数字化和网络化是企业档案信息化建设的两个重要支柱。在不断的挖掘和优化中，可以发现，对资源进行整理、建设数据库、建设信息网络共享平台、开发利用企业的信息资源、建设专业的信息管理团队以及完善相关机制体制和标准是企业档案信息化管理的主要内容。

二、企业档案信息化的内容

1.实现档案信息的数字化

这是实现企业档案信息化的基础，是开展其他工作的重要资源来源。在数字化建设的过程中，实现档案由纸质版向电子版的转化。因此，企业要在建设电子化档案信息数据库的基础上，对电子文件进行归档和管理，最终实现档案管理的信息化。这一过程主要包括两个方面的内容。其一，通过对计算机的利用，实现档案的全面无纸化；其二，电子公文应该引入到信息化管理阶段，让各个部门在上传档案的时候就以电子文件的形式进行，真正实现数字化。

2.实现档案信息利用的网络化

实现档案的有效管理是为了更好的利用档案，让档案的价值发挥到实处。因此，要改变传统的面对面服务方式，合理利用网络等资源，实现档案资源的共享。借阅者只要提交一份借阅申请，网络管理员审核通过之后，便可以进行档案的借阅和查看。实现远程操控，提高了效率和档案的安全性。同时，在增加借阅人数的前提下，使档案的利用率有效提高。

3.实现检索的自动化

检索工具是档案管理人员对档案进行归档、整理时的必备工具。但是近几年，随着档案数量的增加、范围的拓展，传统档案管理方式的效率仍然很低。因此，借助计算机等科技化手段，以高速、高效、多角度的模式节约了大量的劳动力。

4.实现档案信息接收、存储和提供利用的一体化

企业档案信息化建成之后，在软件和硬件计算机系统的应用下，档案管理各个阶段，比如接收、整理进而利用，可以实现一体化，提高了档案管理部门的工作效率。

三、加强企业档案信息化建设的对策

1.提高认识，加强领导

企业应该明确，档案信息化建设是一项艰巨的任务，需要有关各方不断的投入、密切的配合。首先，应该建立健全一支专业化的领导机构。在领导的带领下，让企业员工认识到档案管理信息化的重要性，从而全力开展筹备工作。确保相关资金到位，为信息化建设打下坚实的基础。其次，在建设阶段，合理对相关配件进行调试，使其适应企业的需要。最后，信息化系统投入使用之后，要合理开展维护工作，保证档案信息化的有效利用。

2.健全制度，规范管理

档案管理部门在建设信息化档案管理的过程中，要不断完善相关机制体制，对档案的一体化、归档、保密、鉴定、备份、查阅等步骤进行合理的掌控，网络部门、机房、软件操作以及监督部门等各个相关单位的工作人员都要加强自己的责任意识，明确自己的职责，从而实现整个档案信息化管理过程的规范化、智能化、标准化，为后续工作打下坚实的基础。企业也应该遵守国家、省级、市级等上级的规章制度以及管理标准，严格掌控档案的格式，保证数据资源的统一性，便于其他部门加以利用。对档案进行利用之前，也要获得上级部门的允许，并在其监督下进行。

各企业在档案信息化建设中要严格遵守《档案法》和相关省（市）《档案信息化建设保密管理办法》等相关法律法规规定，加强对档案信息化管理系统的管理，采取必要的安全防范措施，确保档案信息系统的安全。

3.提升技术，注重培训

档案信息化建设的基础是高科技含量的现代计算机技术的应用，档案部门应具备相应的技术力量的支持，不仅能够进行正常的保养维护、安全保护和故障处理等日常工作，还要能适应时代发展的要求及时进行技术更新和升级。为克服档案部门信息技术力量不足的实际情况，可采取与高校、科研单位合作的方式，取人之长，补己之短。另外，档案部门可与相关部门合作，共同开展相同的科技攻关项目，提高档案信息化成果的高科技含量和标准化水平。

档案信息管理人员不仅应具备过硬的档案业务知识和技能，还应了解掌握计算机操作、数据录入、网络管理、数据库建设、图像处理、网页制作等方面的知识，这就需要档案部门要为档案信息管理人员的培训和进修创造条件，不仅要鼓励档案管理人员开展自学，而且要制定规划，把这方面的内容纳入继续教育中，列入到上岗资格的考试中，作为一项常规的档案教育培训内容来抓，以不断强化档案信息管理人员的素质，适应工作开展的需要。

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