周宗相

【摘 要】高职院校档案是国家档案资源的重要组成部分，是高职院校教育教学科学发展的重要依据。高职院校档案的查阅利用工作具有系统性、科学性。要确保档案查阅利用档案的真实、准确、完整，就必须了解如何对档案进行查阅与利用。本文阐述了高职院校档案查阅利用登记册的几点思考。

【关键词】高校；档案利用登记册；思考

0 引言

高职院校档案工作是高职院校重要的基础工作，应纳入议事日程、人员岗位职责、等工作流程，实行统一领导、管理。建立院领导下的管理、以档案机构负责与各部门、各系（部））分管档案工作的领导参与和档案专（兼）职人员为基础的高职院校档案管理体系。为高职院校的改革发展提供有效服务保障。高职院校档案馆（室）在受里来档案馆（室）的查阅利用者时；自然会形成查阅利用档案进行过程中的原始记载称之为“档案查阅利用登记册”（以下简称为：登记册）。其包括：年度、文件名、时间、密级、档号；查阅的目的：工作查考、学术交流、宣传教育、经济建设；查阅的方式：查阅、复印、借出、拍摄；其它：利用者签名、备注；并注明“重要、涉密档案查阅需相关领导审批”，并注明归还时间，具有宝贵的价值，档案馆（室）应精心保管保存。从而要大力开发，加强网络环境下档案查阅利用登记工作。做好电子档案网络提供查询系统的服务。有利于体现档案馆（室）更好地发挥其具有的研究性、参考性作用。

1 分析登记册的价值

登记册不仅是对档案馆（室）业务工作的参考作用，也是查阅利用者的真实参照。

（1）加强完善基础业务工作的指南。增强服务意识，“查阅利用效果”是编研制定查阅利用的实际指导。“无效查阅利用”是储存档案成分、检索工具的重要手段。登记册是反映调档的真实数据，更是分析档案利用状况与档案工作的不足之处，从而更进一步改进。

（2）加强重点档案数字化的参考。目前，各高职院校档案馆（室）由于储存的档案种类多，数量大。对档案进行数字化工作量特别大，需要分批次开展工作。如何从储存的档案中筛选出首批在学术研究和查考价值的档案，应当首先对登记册上的内容进行综合统计，就会得出具体需要的相关信息。

（3）加强档案查档难与复查问题的线索

档案工作人员经常会遇到查档难的一些问题。储存形成的档案是良莠不齐，由于以前档案归档标准与现在的不一致，导致查不出来的这一现象呢？只有通过登记册来查阅利用档案的内容（人员）记录查找相同内容，避免重复劳动。为此，档案专业人员注重这一行之有效的方法，更好地让登记册发挥其作用。比如，就需要重新查阅以往来档案馆（室）查过的档案材料。若没有登记册的记载，重新查同样的档案资料工作量就会特别大，并且不能及时查到他们需要的档案资料。所以，登记册为其提供基本线索及其重要。

（4）加强档案查阅利用者的宣传教育

对档案查阅利用者大多数基本意识不强，没有查档经验，来到档案馆（室）后不知道怎么入手办理，就是档案专业人员给予指导，也会经常出现参差不齐的局面。比如，来档案馆（室）查阅利用者进行办理社会保障需要查工龄等。档案专业人员除为他们介绍档案馆（室）储存的档案外，并把以前登记过的查阅利用者的档案登记册给予其查阅利用者参考参照，就可以对该查阅利用者起到宣传教育的作用。因此，对查阅利用者的宣传教育是非常必要的。

2 登记册的管理现状与问题探析

目前，各高职院校大多数档案馆（室）对具有信息价值、利用价值很高的“登记册”管理不完善、也不够重视，还存在不理想问题出现。

（1）管理现状

其主要现象：一是随意放置。有些档案馆（室）没有将登记册进行整理，没有形成按月、季度整理放置；到年终时，把登记册进行扎捆，放置在不轻易看见的场所，相隔的时间长了，就只能把它当没有价值的资料进行销毁。二是整理不规范。有些档案馆（室）按月、一个季度、半年或一年进行整理装订成册，几本或几十本堆放在一起。三是有些档案馆（室）对登记册的使用不够重视；根本没有做这项工作，也没有进行登记，随意处置。只是把查阅利用者到档案馆（室）需要的档案资料查到后给予办理其离开而已。没有充分认识到登记册的重要性和必要性及其应有的潜在价值。因此，各高职院校档案馆（室）的档案专业人员要切实提高认识。清楚地认识到登记册的效应作用。

（2）问题探析

登记册有比较高的价值，从三个方面去探析：一是，认识程度不到位，档案专业人员只是把登记册当作查阅利用档案的一种简单工具和基本借还手续。根本没有想到登记册是工作人员和档案查阅利用者在查阅利用档案整个过程中保留下来的原始记录，也是重要的业务档案，也是体现其利用和凭证的真实价值。因此，档案专业人员没有对登记册去引起高度重视。二是，登记册不是正式文件，各档案馆（室）在进行的归档时档案大多数都是正式文件。因此，登记册仍就被排除在外的主要因素。三是，电子档案查阅利用的查询业务未有及时开放，电子档案查询系统甚至是空白，这样就不能开展异地查档，跨馆服务。分层次多渠道地提供档案信息资源利用服务。致使查阅利用者会亲自跑到档案馆（室）去办理。为了切实解决方便查档者，各高职院校就要大力推进电子档案查询业务的开展。

3 档案归档保存是登记册的归储

目前，登记册的管理不规范，应高度重视。为了更好地使档案的查阅利用和存储，就要充分发挥其登记册具有的作用，对其实行规范化、科学化的归档储存是必要途径。

1） 登记册归档的基本方法及程序

（1）按来件归档。登记册具有其查阅利用者每次到来档案馆（室）的全部资料。如：申请单据（含相关领导审批签字）归还等手续，查阅利用者每次来档案馆（室）查阅利用档案每次算为一件归档。

（2）按分类归档。把要解决的问题实行分类。如同期限一年度内的，先进行分问题，将登记册上的记录中要处理的系列事项；如：劳保福利、荣誉津贴、招工、毕业分配、工作调动、编史修志、办理退休、养老保险、课题研究、职称资格、工资证明等分散性趋势。

（3）按保管期限归档

保管期限归档的重要性的问题；经查阅不在应属全宗中的，档案专业（工作）人员花了较多时间查找出的档案，可以在以后查阅同类档案工作中缩短时间，提高工作效率。登记册属于国外查阅利用者需要归为永久保存，其它的归为定期保存。

2）需要注意事宜。在档案查阅利用工作过程中，对来到案馆（室）的查阅利用者业务办理结出后，档案专职人员在办理查阅利用业务时要做到认真负責，发扬不怕苦不怕累的精神。在查阅档案时，要尽到最大努力为查阅利用者办理需要的档案资料。严格按照档案法规进行归档，只需要把有保存价值的逐一实行归档。

3）对登记册的内容进行统计分析要实行归档。在实施过程中总结出利用规律和特点，档案馆（室）对登记册进行统计，有按月、季度、半年或年终统计等，这些都是对登记册上面的相关内容进行汇总，与登记册归档有密切的关联，需要一并归档。

总之，高职院校档案查阅利用工作的提升，需要我们对登记册的作用有一个较高认识。增强对登记册的归档意识。加强电子档案网络提供查阅利用的服务。每个档案管理的负责人和档案专兼职人员都应认真履职尽责，不断提高自身的档案专业理论知识和业务技能以及管理水平。要以档案法、条例等法律法规为标准，为社会发展提供档案信息的基础上要创新利用方式，深化利用检索，简化利用手续，更好地促进高职院校档案查阅利用登记册的日常管理和档案管理工作迈上新台阶。

【参考文献】

[1]国家教委办公厅、高等学校档案实体分类与教学档案工作规范，成都：四川科学技术出版社，1994年1月.

[2]《高等学校档案管理办法》实施手册，出版发行：中国高等教育出版社，出版日期：2008年9月.北京.

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[4]胡效来.档案馆“查阅利用档案登记”的使用[J].山西档案， 2004，

[5]刘晓玲.谈学校开展档案规范化管理测评工作的必要性.兰台内外.2014年4月30日.

[责任编辑：朱丽娜]