柏丽华

摘 要：OA系统应用于医院办公系统中，可以有效的提升信息交换速度，促进医院办事效率的提升，降低办公成本。本文就我院使用办公自动化系统的经验，对其在医院管理中所发挥的主要优化作用进行简要探讨。

关键词：OA系统 医院管理 办公自动化系统

1、OA 系统概述

办公自动化是近年随着计算机发展而提出的新概念，其英文全称为Office Automation，缩写为OA。办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。办公自动化系统的实施，可以使组织机构内部的人员跨时间、跨地点协同工作，同时使信息的传递更加快捷、方便，从而极大地改善了办公条件，提高了工作质量，提升了办公效率。

我国的办公自动化起源于20 世纪80 年代，至今已有近30年的发展历史。随着办公自动化技术的快速发展，其产品不断涌现，办公自动化的内涵也得到了极大的丰富。最初的办公自动化指的是传真机、打字机、复印机等办公设备的使用。在后来的发展中，办公自动化的内涵主要指用电脑进行文书存贮、排版及输出工作，用电脑进行人事、财务等方面的管理。而现代意义的OA 系统则重在强调提供办公信息的共享、交换、传递及监控等功能，提供一种协同办公的环境。

2、医院推行办公自动化系统的必要性

随着医疗体制改革的深入展开，卫生信息化建设是卫生行业在现代化背景下的必然选择，面对这样一种形势，利用信息技术全面改造医院的传统办公方式，就成为十分迫切的任务。现代管理模式和管理方法的应用，使越来越多的医院领导注意到提高办公效率和办公质量必须采用先进的管理工具和管理手段。而实现办公自动化便成为现阶段许多医院管理的重点目标。办公自动化系统充分利用网络技术和信息技术，改进传统的管理方式和工作方法，理顺内外行政管理程序，对推进行政职能转变，规范行政行为，降低行政成本，提高行政管理水平和工作效率具有重要意义。

3、OA系统在医院管理中的优化作用

3.1 提高了工作效率和工作质量，节约了办公成本

OA 系统的推行，使得许多跨部门的、重复性的日常行政事务都可以在网络环境下实现，如传递公文、发布通知、管理文档、跟踪反馈信息等事务，这样，不仅减少了原有的多个中间环节，增加了公文、信息传递的可靠性和及时性，节约了时间，解决了“人找人、找不到人”的局面，方便了领导和工作人员办公，提高了整个医院行政部门的工作效率，而且也可以免去传统的纸介质载体的传递方式，使纸张消耗、通讯费用等明显减少，有力推动了医院无纸化办公的力度，有效降低了医院行政办公成本及管理成本，提高了经济效益。

3.2 规范了办公流程，提高了工作的管理和控制水平

在OA 系統中，每种办公事项都有规范的工作流程，结合我院工作实际，设计了符合医院实际的协同办公模块和公文管理流程。通过办公用品申领、请假等日常工作的信息化管理，提高了工作效率，加强了对各部门的成本管理。通过对医院党政公文的信息化管理及流程设计，撤消了医院打字室，节省了人力成本，并使每个成员都有明确的责任权限，这种工作流程的约束机制，带来了科学化、规范化和制度化的管理理念，可以减少工作中人为的错误，使执行力度大大提高。此外，在办公自动化系统中可以实现工作流程的自动化，包括对流转过程的实时监控和跟踪，医院职工可以结合实际对未按照进度完成的工作进行及时有效的监督。

3.3 实现了各科室之间的信息共享，方便了信息查询

医院管理不仅涉及一般事业单位管理中必须有的行政活动，如公文、档案、财务、人事和资产等行政活动，而且还涉及医疗、科研、教学等业务活动。这就决定了医院每天有大量的信息产生，并形成各种各样的工作流。结合医院工作实际，设立了公文发布、信息发布和工作安排3 个公共栏目，使医院的各项决策得以及时发布，保证了医院的政令畅通。依据医院科室设置情况，设立了医疗管理、财务与经济管理、院感与职业病管理、质控与医保管理、教学与科研管理、基建与后勤管理、外协与设备管理、中研院信息等各类信息平台栏目，将医院的各类资源有效整合在统一的平台下，实现了信息资源的共享，使相关人员能够有效地获得整体的信息，提高了整体的反应速度和决策能力。

3.4 增强了协同办公能力，促进了科室成员间的交流，提高了医院整体凝聚力

OA 系统以协同操作、协调运行为技术基础。一方面，每个成员可以根据自己的权限，了解和自己相关的工作，如上级交代的事情、需要与别人合作的事情、需要交给别人完成的事情等，通过协同办公，可以加强科室成员之间、科室成员与院领导之间的内在联系，提高了医院整体决策效能。另一方面，在我院的OA 系统中，还提供了多种医院内部信息交流的模块，如我院的内部讨论板块包括管理讨论区、职工园地、留言板、信息化建设和研究生俱乐部等，这些板块不仅为大家提供了一个较好的学术交流平台，使大家就自己在工作中所获得的经验及所遇到的问题进行交流、讨论，同时也丰富了医院的各种文化活动，增强了工作人员的积极性，提高了医院的整体凝聚力。

4、医院办公自动化系统应用中存在的主要问题及改进意见

OA 系统的实施改变了传统的作业方式，为医院的行政管理部门提供了现代化的日常办公条件及丰富的综合服务信息，提高了医院的办公效率和管理水平。但由于各种原因，当前的办公自动化系统在实际应用过程中仍存在着一些问题。

4.1 医院行政办公管理水平不高，办公人员对OA 系统的整体参与度不够

目前，医院行政办公管理方面仍处于“人治”阶段，缺少明晰的管理流程，随意性较强。这与办公自动化系统带来的流程控制及信息传递网络化理念产生了冲突，使办公自动化系统的推广应用受到阻碍。这一方面需要继续改进传统的行政办公管理模式，另一方面还需要高层领导与OA 管理部门的密切配合，制订使用OA 系统的规章制度，切实规范系统的工作流程，并且尽可能地切断不必要的传统纸质信息流转形式，调动各部门参与使用OA 系统的积极性，切实加快系统的推进速度，充分发挥其在医院管理中的作用。

4.2 系统功能单一，对系统的使用停留在较低层面

为了确保OA系统的顺利实施，在使用初期，管理部门选择的只是一些较为常用的、容易推广的功能和设计相对简单的工作流程，可以说这只实现了办公自动化的一部分业务。在后期的使用过程中，在系统运行良好的情况下，需要对系统进行新的设置，可以尝试启用一些其他辅助办公性质的模块，并结合医院实际设计一些较为复杂的流程，继而推广，使更高级的自动化系统功能得到发挥，进而切实提高医院行政管理效率。

参考文献

[1]高超.医院OA办公自动化系统的应用[J]. 现代医院管理. 2008（05）.

[2]茅毅，李月东，何雨生.医疗体制改革形势下的医院办公自动化[J].中国医院管理. 2000（07）.

[3]黄青青，郑鸿，陈征铮，冯怡.OA系统在医院数字化建设中的设计与应用[J].医学信息（上旬刊）. 2010（06）.