严 凌

南京市不动产登记中心档案科 210000

不动产登记档案中房产丘号卷的整理方法及改进

严 凌

南京市不动产登记中心档案科 210000

房产丘号卷是不动产登记档案中巨大的组成部分，它记载和见证着1953年至今房地产交易的发展与变化，它采用按丘立卷和按户立卷两种方式，整理方法较为复杂和繁琐，本文主要介绍了房产丘号卷的整理方法，提出有效的改进方式。

不动产登记档案；丘号卷；整理；改进

南京市不动产登记中心自今年6月成立以来，房地产交易产生的材料统称为不动产登记档案。其中包括成立后交易产生的新不动产登记档案（2016年6月至今）和原房产丘号卷（1953年至2016年6月）两类。房产丘号卷是不动产登记档案的重要组成部分，它采用按丘立卷和按户立卷两种整理方法。

一、什么是房产丘号卷

房产丘号卷是指房地产设立、变更、转让和消灭经相关部门登记后，按照丘号独立形成的卷。它分为老卷和新卷两类。老卷建于1953年，止于2004年6月30号，现有几十万卷。老丘号卷实为一丘内登记卷的合订卷，登记卷按丘立卷，房地产权属的来龙去脉反映于一丘内。

新卷建于2004年7月1日，现有档案一百多万卷。新卷是登记卷按权属单元立卷，统称按户立卷，区别于按丘立卷的老卷。立卷方法与按丘立卷方法相同，仅仅是保管单位改小，权属材料更为集中，便于查阅使用。

二、房产丘号卷的类型和整理方法

不动产登记档案中房产丘号卷主要需要整理的案件有五种类型： 所有权案、抵押权案、注销案、挂失案和查封案。

所有权案主要是指，不动产因取得、变更、转移、注销等原因致使房屋权属发生转移的登记案件。每一份所有权案都有自己独立的丘权号。整理所有权案时，对照扫描打印的总目、分目，在案件每一页纸的右上角盖上分页符的印章并填写对应的页数，分目为“1”的案件立新卷，分目为“2”及以上的案件到库房调阅原号丘卷变更入卷。

抵押权案主要是指抵押人以其合法的不动产以不转移占有的方式向抵押权人提供债务履行担保的登记案件。抵押权案整理时，需进入电脑系统，点击录入相对应的丘权号，到库房调阅原号丘卷变更入卷。

注销案包括所有权的注销和抵押权的注销，一般抵押权的注销较多。整理抵押权注销案只需调阅原丘号的案件，将他项权证号与之相匹配的原抵押案抽出并做好记录，统一放置抽出的抵押案，最终只保留抵押申请表，按日期顺序装订好入库即可。

挂失案主要是指房屋产权人的房屋所有权证书或者房地产权证书丢失，当事人来办理申明作废的案件。由于挂失案都是有原丘权号卷的，在装订时，只要根据原丘权号，将挂失材料添加到原产权案中，做好添加资料的页码标记即可。

查封案主要指法院对有权属纠纷的房屋，禁止办理任何交易的案件。以前查封案和挂失案的装订方法是一样的，近两年，由于案件的增多，完成扫描的电子录入后，查封案便采取按时间清册独立装订成册的方法。

三、改进的整理方法与特点

房产丘号卷的整理方法较为复杂和繁琐，既费时又费力，为不动产档案的管理带来诸多不便，亟需进行改革和创新。根据2012年发布的《房地产登记技术规程》中关于“登记归档”中提到：“按照档案归档的流水号进行统一编号方法主要优点在于方便工作和能充分利用库房。”

在日常的工作中，所有权案和抵押案可采用按分类流水编号整理方式，即档案号以每卷档案的类别和整理的顺序编号，其编号由“年度号+分类号+保管期限+流水号”组成，以一定卷数档案装成一册，注明时间区域，易于电脑检索查找。挂失案可采取和查封案相同的整理方法，完成扫描的电子录入后，按时间清册独立装订成册。

档案采用流水号整理的特点：

1、用计算机自动生成编码，准确性高，也便于档案数量的精确档案的统计和查找，相对于丘号卷的整理、立卷、调阅、变更速度加快，工作效率得到进一步提高，更加省时省力。

2、储存空间大大提高。采用流水号整理可以按顺序上架摆放，到一定卷数装在一个档案盒内，每个档案盒注明时间区域，不需要将每个丘号卷单独装档案盒，大大节约了储存空间。

3、档案类别得到有效区分，既便于对永久性权属档案的安全保护，又方便过程性鉴定、销毁工作的开展。同时，避免了丘号卷易盖错、易放错的问题，最大化提高档案的利用率。

4、所有权案、抵押权案和挂失案都将独立完成，同一丘号的案件不会反复调阅、填写和拆装等，增强对档案的保护，延长档案的寿命。

5、档案的管理成本得到进一步下降。采用流水号整理，不需要为每个丘号单独立卷，从而使人力成本、整理档案的材料成本、库房设备成本都进一步下降。

6、建立档案检索体系，快捷高效的利用档案。通过流水号的整理方法建立的检索系统，是档案现代化管理和发展的趋势，更利于档案的保管、保密和提供利用。

四、结语

不动产登记档案采用流水号的整理模式，程序简单易于掌握，操作性通用性大大增强，缓解了档案工作人员的工作压力，以一种快捷高效的方式来开展工作。随着计算机技术突飞猛进的发展和QA办公自动化的日益广泛应用，流水号整理借助计算机强大的检索功能进行查找，档案的调阅速度会得到大幅度提升。借助现代化的技术手段改善房产丘号卷的整理和利用，提高调阅档案的准确率，运用计算机的智能化操作，减少人工的机械劳动才是未来的发展趋势，也是房产档案现代化管理的主要目标。

作为档案工作人员，我们在认真学习掌握这种新的管理方法的同时，在实际操作中仍然要不断地总结经验教训，不仅要有积极勇敢的改革精神，更要有冷静周密的科学态度，只有这样，才能更好地为利用者服务，加速不动产登记档案工作标准化、规范化和现代化的建设步伐。

[1]程啸,尹飞.常鹏翱.《不动产登记暂行条例及其实施细则的理解与适用》,2016.2.

[2]《房地产登记技术规程.中国建筑工业出版社.

[3]《房屋登记办法释义》.人民出版社.

[4]《房地产管理基本制度和政策》,人民出版社.