论档案信息化建设中的档案信息服务

2016-11-25江苏省淮安市档案局耿怀明

办公室业务 2016年13期

关键词：服务水平档案馆设施

文/江苏省淮安市档案局耿怀明

论档案信息化建设中的档案信息服务

文/江苏省淮安市档案局耿怀明

随着信息技术大面积运用，给各项事业建设发展注入了新的活力，对于档案管理行业来说也是如此，应该与时俱进，应该进一步重视档案信息化建设，提高档案信息服务水平。本文针对档案信息化建设中档案信息服务存在的问题和不足，提出相应的解决对策。

档案信息建设；信息服务；解决对策

在当前形势下，档案管理由过去主要为官方服务，逐步拓展到面向全社会服务，档案信息化服务日益社会化、市场化，各地档案馆应该根据这一形势变化，在加强档案信息设施设备建设的同时，健全完善档案信息服务机制，坚持在完善服务结构、创新服务模式等方面做文章，提高档案信息服务管理水平，实现档案信息的市场价值最大化。

一、档案信息服务的现状和存在的主要问题

近几年来，我国各地档案馆大力加强档案信息化建设，实现了电子文档归档管理，建立了档案区域管理网络，利用网络向社会提供档案信息服务。但是，由于我们市场经济管理体制建立较晚，给档案信息化服务带来了一些困难。其主要困难表现如下：

（一）信息化服务意识淡漠。尽管各地档案馆实现了档案的网络化、信息化管理，但由于受档案管理传统思维定式的影响，少数档案管理工作者思想陈旧，习惯了过去多年一贯制的管理方式，观念滞后，服务意识淡漠，缺乏开拓进取精神，在档案信息面向全社会服务中的办法不多，与档案设施设备的现代化不相匹配。

（二）信息化建设水平不高。由于计算机技术更新快，而国内档案信息化设备不够规范、缺乏统一格式、数目众多、品种参差不齐，给后期维护和更新升级带来一定的困难，使档案的信息化建设水平很难达到应有的高度，制约了档案信息化服务工作的开展。

（三）信息化服务的手段落后。由于档案的信息化建设起步较晚，受投资影响，有些档案馆的信息化建设总在原有的基础上踏步，档案的信息化建设主要用于内部管理，在对外信息化服务方面所做的工作和努力不够，服务方式简单落后，很难满足社会对档案信息服务的需求。

（四）队伍信息化管理素质不高。由于传统档案管理方式的技术含量并不高，主要是从事一些收集、整理、借阅、保管等工作，在档案管理迅速实现信息化后，有些管理人员无法迅速适应过来，无法全面掌握档案信息化服务方式，档案管理队伍的综合素质急待提高。

二、提高档案信息服务水平的主要对策

我国各行各业的信息化建设水平正在快速发展，档案信息化建设起步较晚，应该迎头赶上，努力提高档案信息服务水平，与全社会整体信息化建设水平相适应。

（一）建立完善制度，构建档案信息服务体系。应该突破“自我服务”的传统管理模式制约，根据社会对档案信息服务的需求，转变观念，创新管理。坚持修订完善以社会需求为导向的档案编研制度，让档案编研更加贴近社会的实际需要，少做无用功，生产更多满足社会需求的档案信息。坚持修订完善档案信息利用预测制度，通过档案信息服务的可行性分析和预测，更好地了解社会各行各业的特征，了解档案信息的具体需求动向，有的放矢地开展档案信息的收集、汇总、分析，让档案信息服务工作更加行之有效。修订完善信息销售制度，改变过去动服务为主动上门服务，主动推销档案信息，实现档案信息服务的市场化成果转化，推进档案信息化建设的快速发展。

（二）完善设施建设，夯实信息化服务的基础。应该根据档案信息建设形势发展的需要，结合信息化设备标准不统一、更新换代快的特点，确定档案信息化设施建设指导原则，制定长远规划、短期目标，在基础设施设备的选择上，有国家统一标准的尽量选择有统一标准的设施设备，没有国家统一标准的应该尽量选择社会主流设施设备，避免重复购置，把有限的资金用在刀刃上。在配齐配全相应的信息化设施设备的基础上，建立完善设施设备安全保障和维修更新制度，一边面保证档案馆设施设备安全可靠，另一方面能够使信息设施设及时更新升级，为档案信息化服务打好坚实的基础。

（三）加强管理对接，提高信息化服务水平。要牢固树立“一盘棋”思想，档案馆在完成相应的信息化建设之后，应该加强与相邻档案馆、异地档案馆的工作业务沟通交流，努力实现管理对接，保证重要档案的异地备份，开展稀缺档案信息的异地共享，拓展档案信息服务的范围和领域。在开通档案馆网络主页的同时，在政府、相关企事业单位和团体的网页上开通网络连接，让档案信息传递更加方便快捷，努力提高档案信息化服务水平。

（四）抓好人才培养，创新服务管理模式。通过开展形式多样的业务培训，抓好各类档案管理人员的培养，提高档案管理人员的综合素质。同时，大力学习应用和创新档案信息服务新模式。如，建立档案信息微信群，及时发布档案信息服务动态、重点工作，与客户及时沟通交流，提高信息服务的时效性。又如，划分档案信息服务责任区，增强档案管理服务人员的责任意识，提高用户的满意度。