阎 冰　张小蒙　刘彦强　王益民

天津中医药大学资产设备处　天津　300193

高校大型仪器设备档案管理分析

阎 冰张小蒙刘彦强王益民

天津中医药大学资产设备处天津300193

通过对部分高校大型仪器设备档案管理现状进行调研，并结合本校大型仪器设备档案管理工作进行分析，高校大型仪器设备档案管理体系相对完善，但依旧存在部分管理不当的问题。就进一步提高大型仪器设备档案管理水平，完善档案管理内容提出了建议及思考。

高校；大型仪器设备；档案管理

一般将价值十万及以上的仪器和设备统称为大型仪器设备。大型仪器设备是高等学校进行实验教学和科研工作的必须手段和重要物质条件，大型仪器设备档案管理是高校整个档案管理工作的重要组成部分［1］，健全的档案材料，可以为设备的运行、维护、大修等提供有力的技术支持，从而提高大型设备的完好率，更好地为教学和科研服务［2］。因此，大型仪器设备档案管理是高校设备管理工作者所面对的重要课题之一。

1　大型仪器设备档案管理的重要性

大型仪器设备档案是高校档案管理的重要组成部分，它是大型仪器设备招标采购、到货验收、安装调试、使用维护全过程的真实记录。准确完整的大型仪器设备档案是项目验收查证时的根本依据，是固定资产建账时的重要证据，是提高大型设备使用效益、提升科研教学水平的扎实保障。因此，要维护大型仪器设备档案的真实性、准确性、完整性，确保档案的凭证价值和信息价值，规范档案收集、整理及立卷归档工作。

2　大型仪器设备档案管理现状

本文针对本地区部分高等院校大型仪器设备管理现状进行调研，随机抽取365台03类大型仪器设备为样本进行仪器设备管理现状分析。根据教育部《高等学校仪器设备管理办法》和科技部《大型科技仪器设备管理条例》的相关规定，对档案管理中专人管理档案、使用记录、培训记录、使用说明书和维修记录五个方面进行数据统计（见表1）。

表1　大型仪器设备档案管理状况统计表

由表1可以看出，满足全部所调研的档案管理内容的大型仪器设备共204台，仅占总体的55.9%，故档案管理有待提高。其中专人管理档案、使用记录、使用说明书三项实施比率均在90%以上。而维修记录和培训记录的略低。因此，档案管理可有针对性地加强。

3　大型仪器设备档案内容

仪器设备档案是指作为学校固定资产的仪器设备在其购置、验收、运行、管理等过程中直接形成的，具有保存、利用价值的文字、图表、声像载体、随机资料等材料［3］。仪器设备档案管理是学校资产管理的重要组成部分，也是学校建设与发展中不可缺少的一项长期性、基础性工作［4］。由于大型仪器设备在购置使用过程中处于不使用部门的管理下，因此，我们将大型仪器设备档案分为购置档案及使用档案。

3.1购置档案内容

高校大型仪器设备购置通常由学校设备管理部门通过购置计划审批、专家论证、公开招标、合同签订以及到货验收等步骤组成。因此，大型仪器设备购置档案应有学校设备管理部门进行整理收集。大型仪器设备购置档案应包含以下几点。

（1）购机计划审批：购置计划申请书。

（2）专家论证：论证备案表或审批表。

（3）公开招标：技术指标确认表、招标文件、供应商投标文件、采购报告等信息。

（4）合同签订：合同书。

（5）到货验收：验收报告、装箱单、装调试记录、产品说明书或技术资料、仪器设备图片等信息。

（6）其他资料：出入库单、发票复印件等信息。

3.2使用档案内容

大型仪器设备验收完成后，按购置所需分配在各个学院中，为方便大型仪器设备后续使用、维护等，仪器设备使用档案应由仪器设备设备负责人指派指定人员进行管理，并由学校设备管理部门进行监督并定期检查。大型仪器设备使用档案应包含以下几点。

（1）大型仪器设备运行使用记录：型仪器设备基本信息、仪器设备附件及备件明细、仪器设备操作规程、仪器设备移动记录、仪器设备使用记录、持证操作人员信息、仪器设备综合效益统计表等信息。

（2）大型仪器设备功能利用与开发、效益评价等相关支撑材料：设备功能开发技术资料、利用该设备的科研项目开题报告、成果鉴定书或获奖证书、利用该仪器设备的科研论文目录、仪器设备开放使用收费记录等信息。

（3）大型仪器设备维护资料：仪器设备定期维护保养记录、仪器设备故障维修记录、仪器设备功能利用与开发记录、维修过程中形成的报修单据、故障鉴定书、处理意见等信息。

（4）其他资料：仪器设备随机合格证、使用说明书及仪器设备验收单、发票、固定资产编号等信息。

4　加强大型仪器设备档案管理建议

4.1完善大型仪器设备档案收集整理

档案材料和一般信息材料的不同点在于，它是特定的形成者在当时当地直接产生的原始文件的转化物，而不是后期可随意编写修改收集的材料，因此，档案材料具有原始性的特点［5］。大型仪器设备档案材料的收集和归档是做好高校档案建设管理的第一步，也是实现高校档案信息化建设管理的基础性工作。大型仪器设备档案材料收集的完整性与大型仪器设备使用效益成正比。大型仪器设备档案形成于仪器设备申购资料到仪器设备日常使用记录，直至仪器设备报废的整个生命周期［6］。

4.2加强大型仪器设备档案更新管理

大型仪器设备从申报、论证、审批、购置、安装、调试、使用、维护、保养、维修、改造到报废处理的整个生命周期都是处在一种档案资料不断生成的动态化的状态中［7］。由于时间跨度长，人员变更，容易造成档案的不完整或是交接遗漏。加强档案的科学化、规范化管理，不断对新产生的档案材料进行收集、整理、汇总、归档、发布，对仪器设备日后正常使用、潜力开发和升级改造都有着重要参考作用。

4.3实现大型仪器设备档案数字化转换

大型仪器设备档案的数字化转化包括了实现档案的电子化和数据化［8］。传统纸质版档案集中存放的存放形式和方式，已不能很好地适应目前高校实时便捷的档案管理的需要［9］。近年来，高校大型仪器设备采购数量的加速增长，推动着仪器设备档案管理方面进行实质性的改革，使其突破时间、地点等各方面限制，更加开放和灵活。

5　结束语

高校大型仪器设备档案管理是一个系统化的管理过程，涉及的校资产设备、图书馆、信息技术以及各院系等众多部门，其管理人员分散，数量庞大，时间跨度长，造成档案管理难度加大，因此，需要仪器设备档案管理工作者不断交流，总结经验，实行管理责任制，以减少档案材料的遗漏，提高档案质量。大力推进大型仪器设备档案数字化平台的建设和管理，为在校师生员工查询和利用大型仪器设备档案提供更优质的服务。

［1］ 陈江霞.论高校大型仪器设备档案管理的思考［J］.中国科教创新导刊，2008（20）：200.

［2］ 邹鑫.大型仪器设备档案管理存在的问题及对策［J］.中国高校科技，2011（11）：22-23.

［3］ 田太福.高校仪器设备档案管理的探讨［J］.中国现代教育装备，2010（7）：25-26.

［4］ 金丽颖.浅论高校仪器设备档案的管理［J］.实验室科学，2006（2）：98-99.

［5］ 沙莎.“主客体关系价值说”视野下的档案价值论［D］.上海：上海大学，2007.

［6］ 刘颖.浅谈检测机构仪器设备档案的管理［J］.福建分析测试，2004，13（3）：2078-2079.

［7］ 吴效葵.高校大型贵重仪器设备档案的系统化管理［J］.实验室研究与探索，2010（10）：366-368.

［8］ 谭锦才，陶顺.高校仪器设备档案信息化建设的思考［J］.实验技术与管理，2011，28（3）：205-208.

［9］ 刘君胜.试论纸质档案与电子档案的关系［J］.中国电子商情：科技创新，2014（12）：37-37.

The Analysis of Archives Management of Large-scale Instruments and Equipment in Colleges and Universities

Yan Bing ， Zhang Xiaomeng， Liu Yanqiang， Wang Yimin
Department of Assets and Equipment， Tianjin University of Traditional Chinese Medicine， Tianjin， 300193， China

Through to the part research the present situation and problems of large-scale instrument and equipment archives management of colleges and universities， and combined with our large instrument and equipment archives management work were analyzed， and the largescale instrument and equipment archives management of colleges and universities system is relatively perfect， but still exist some improper management problems.In this paper， further improve the level of large-scale instrument and equipment archives management， puts forward some Suggestions for perfect the archives management content and thinking.

colleges and universities； large-scale instruments and equipments； archivesmanagement

2016-05-16

阎冰，硕士，助理实验师。通讯作者：王益民，博士，研究员，资产设备处处长。

天津市普通高等学校本科教学质量与教学改革研究计划（编号：A07-1104）。