邝玲红

利川市城建档案馆 湖北利川 445400

【摘 要】随着经济全球化和科学技术的发展，我国已迈入信息时代，档案信息的载体大部分都是以电子的形式，直接冲击和改变了传统的纸质档案，实现了现代化的档案管理制度。就档案自身而言，其作为对过去发生的事实予以记载的载体，已经成为当今社会重要的信息资源。本文分析城建档案管理的现状提出了相应的对策来更好地完成城建档案管理工作。

【关键词】城建档案；问题；优化对策

1引言

当今社会发展最重要的前提因素就是知识和信息，而档案资料中就包含了许许多多的自然和社会信息，所以档案已经带给社会巨大财富的战略性资源。并且档案资源发挥其自身作用在可持续发展下的可能性也变得更大。随着时代的不断发展和不断改革，城建的发展愈来愈依赖于资源的补给和配载，所以充分利用城建的档案资源，完善和优化城建的档案管理，已经成为了城建发展中不可或缺的重要组成部分。档案资料通过文字和图像等形式记录下来，具有很高的保存价值和参考价值，是城建今后城建管理和督导评估等活动中不可缺少的参考材料。在活动中充分的利用档案资源，能够为城建的发展增添动力。因此优化城建档案管理人员是不可忽视的问题。

2档案管理的地位

2.1城建工作的查考凭据

城建的各方面的活动情况都记录在城建的档案里面。城建的档案工作对于城建的管理来说是非常重要的一部分，为了城建工作的正常开展，保证工作的延续性，就必须要充分利用档案。城建档案有利于促进城建领导熟悉情况、计划决策、处理各种问题，从而使其工作和业务更好的完成。如果城建在工作开展中没有考查好档案，就可能会降低城建工作的效率，甚至给城建工作带来困难。

2.2档案是科研的可靠资料

档案既可以为科研提供最原始的借鉴资料，还可以为科研提供大量的基础材料作，由此可以知道城建档案对于科研来说是不可或缺的一部分。只有充分的利用城建档案，城建的科研活动才能更加顺利的进行，才能总结出有利于城建活动的规律。

2.3推动事业的发展

如今，国家愈来愈重视城建改革，观念较比以前也发生了巨大的变化。为改善方式，提升质量，城建可以利用城建档案，借鉴档案，及时发现并解决问题，在原有的基础发展和完善方式下，从而提升在校师生的整体素质。

3城建档案管理存在的问题

3.1对档案管理工作缺乏重视

通过多年的工作实践，发现许多人对档案管理工作的认识都不够深入。许多人认为档案管理工作无关紧要，没有真正的认识到档案管理工作的重要性。而大部分高校的档案管理工作者也并不重视档案管理工作，所以他们对档案管理工作并不积极，且对管理工作缺乏高度的责任感，工作态度不认真，不够细心，造成了城建的档案管理在一定程度上的滞后。档案管理工作的专业性很强，所以档案管理人员应该要具备其应有的职业道德，并且要重视档案管理。

3.2档案管理人员缺乏专业素质

大多数的档案管理人员身兼数职，所以没有多余的、固定的设计来整理档案、所以许多城建的档案管理工作不够到位。有的城建甚至是直接招募非专业的档案管理人员，由于缺乏专业的档案管理人，使得档案管理工作出现乱七八糟、杂乱无章的局面。档案管理需要专业的管理人，因为档案管理并不是简单地收集和整理信息而是一门科学，如果没有专业的城建档案管理人员，档案管理工作就出现各种各样的问题。

3.3硬件设施不足

随着科学技术的进步，计算机网络技术在城建档案管理中也得到广泛的应用，但是大多数城建还是运用落后的方式来管理城建档案，如手工收集，却很少有城建运用计算机网络技术来管理城建档案。同時档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备，所以使得检索档案的方式非常的繁琐，这样城建档案管理人员的工作效率大幅度的降低。

城建档案真实的记录一个城建的各方面的发展足迹，但是现在许多的城建没有按照标准去建造档案室，各种档案设施陈旧老化，档案室的管理条件比较差，对档案的保管使用效果造成严重影响。部分档案存放室由于不通风、不防潮、不防霉、不防盗、不防火等因素，易致使档案材料遭到破坏甚至或缺失。同时保管档案的设备参差不齐，难以满足新时期档案多元化的需求。档案的随意放置也给档案管理工作增加了难度。

4优化档案管理的措施

4.1建立城建的档案信息数据库

城建的档案信息是城建的重要的资源，这些资源不仅在保障城建正常发展中起到关键性的作用，同时又为城建的宣传提供支持。推进传统城建档案管理创新一个主要的方式是建立城建档案数据库。数据库技术是目前应用最为成熟计算机技术之一，被应用到各个行业。通过将纸质档案电子化，并建立城建档案数据库，不仅有利于城建档案的保存，更加有利于档案的分类和查找。当下，一个城建档案数据库建立的水平已经成为衡量一家城建档案管理水平的一个指标。通过档案数据库的建立，可以提高城建档案管理的工作效率，减少城建在档案管理工作方面的人力提入。

4.2建立健全档案管理运行机制

建立健全城建档案管理运行机制主要包括保障持续发展所需的利用机制以及联系历史的保护机制。其中建立档案保护机制主要包括三个方：（1）建立专门的机构来收集、整理、保存和利用档案；（2）保护档案人才。档案信息资源的配置机制要在文件信息转化成档案信息的过程中，运用可持续发展观念进行价值判断和选择，不断扩大对城建管理的文件信息的存储和积累，为城建发展提供服务。将工作重点更多的放在档案信息来源以及涉及内容上，以全面的信息管理资源储备，保障城建实际工作的所有需求。使现有信息资源条件得到全方位多渠道以及能够最大化地应用，更多地关注档案信息提供的方法，从而实现更方便、最大化和最优化地使用档案信息资料。

4.3提高档案管理人员素质，分配专业人员管理档案

加强档案管理必不能少的条件就提高档案管理人员的素质和加强档案管理人员队伍的建设。城建要至少配备一名专职档案管理人员，各处室要至少配备专门的档案资料管理工作人员。“团结协作，共同管理”。 从而使得城建所有的档案资料都能及时完整的进行整理。当前信息技术高速发展，为顺应时代潮流，应多选拔年轻的、计算机操作水平较高的工作管理人员，并对档案管理工作认真负责的教师，给予重用。同时，应做好档案管理人员的定期培训工作，使其不断的更新自身思想意识，掌握先进专业技能以及专业知识，做到与时俱进，对城建事业的发展有着积极的意义。

4.4加强城建档案管理的硬件设施建设

硬件设施的建设有利于提高档案管理的质量，提高档案管理的管理水平。所以为保障档案材料的管理能够有效、便捷、规范和安全，城建应该设立专门的档案管理室，完善档案管理的所需设施，对档案分类存放、编档管理，保证档案室防盗、防火、防光、防潮、防尘、防虫、防霉以及防高温。

4.5现代化管理档案，拓宽服务领域

随着社会科学技术的不断进步，档案管理的发展也要随之发展，所以档案管理也要朝着现代化和信息化的方向迈进。首先使用现代化的手段来进行档案管理工作，运用现代化科学技术手段提高档案管理工作效率。其次，运用现代化管理手段向有关部门和城建领导等及時的提供档案管理信息，这也方便他们查阅。这样这大大增强了档案的利用率，最大程度的发挥档案信息的价值，也为档案部门的工作开展提供支持。

5.结束语

总而言之，城建档案管理工作是城建基础工作的非常重要的一部分，是信息资源储存的一种重要形式。所以档案的管理工作要科学化、高效化和标准化，做好档案管理工作的每一步，完善科学合理档案管理工作的机制，在加强档案管理人员综合素质的同时，加固好电子化档案信息的安全，从而确保城建档案电子化管理工作的稳步开展，把档案的实用价值发挥到最大，为事业的发展做出积极贡献。

参考文献：

[1]刘皓. 城建档案管理存在的问题和对策[J].中国档案，2007，（11）：34-35

[2] 朱继荣. 对城建档案管理的思考[ J] . 山西广播电视大学学报，2009，（6）.

[3]王晓敏.浅谈如何做好城建档案管理工作[J].内蒙古科技与经济，2010（01）：157-159.

作者简介：邝玲红，女（1963，07），大专学历，从事档案管理工作。