吴迪

[摘要]院系资料室，顾名思义，是高校院系用来储存各种资料的场所。现阶段，随着素质教育的大力推广，我国各地各大院校对教学方法的改革也如火如荼地开展起来，相应的，传统的院系资料室管理模式的弊端也日益明显渐而无法适应现代化教学模式，对高校院系资料室管理模式进行改革势在必行。

[关键词]高校院系 资料室管理 模式创新

[中图分类号]G258.6 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2016）16-0178-02

和图书馆的功能相比，资料室更为高级，它不仅储藏着高校院校各个专业的知识，对老师的教学有一定的推动作用，除此之外，也有利于学生课后的自主学习（辅助功能）。另外，国内各大名校的资料室，在我国在各个领域的科学研究也中发挥着极其重要的作用。但是纵观我国各大院校的资料室，由于资金等原因，在应用功能等方面出现一系列亟待解决的问题。基于此，笔者在结合多年的工作经验并通过查阅各种文献资料的基础上，对现阶段我国各大院校在资料室管理方面存在的问题进行分析并提出一些解决方案。

一、高校院系资料室建立的必要性

本文从三个方面阐述了高校院系建立资料室的必要性。下面进行简单分析。

在上文笔者也有提及资料室在对教师的教学、学生的自主学习乃至我国各个领域的科研都有极其重要的作用。另外，随着我国经济市场发展的不断完善，传统的教学方法已不能满足社会的需要，在这种情况下，院系资料室以它独特的形式为高校师生提供帮助。

同图书馆一样，资料室由相应的管理人员进行管理。通过多媒体计算机管理人员能及时有效了解教师教学进度、相关课程安排的合理与否，并在一定程度上进行调整。对于一些名校的院系资料室而言，资料室储存着大量重要的和科研有关的资料，资料员在对可以了解科研进程的基础上做好充分的准备工作。

在传统理念中，对图书进行购买时，都是老师开会，通过层层上报的形式，最终由院领导决定购买的数量。这一购买方法不仅浪费了大量的时间，其出错率也大大升高；资料室的建立，教师可以通过多媒体互联网上将自己的意见在资料室的官网上发表，进而资料室进行统一购买，如此一来，不仅节约了大量的人力物力，而且节约了大量的时间。从另一方面上讲，提高了教师的工作效率。

众所周知，随着互联网科技的不断进步，我国在对于资料室的管理的过程中，一些知名高校（联合政策仅仅针对于几所高校）对于资料室实行“联合”政策。所谓的“联合”，通俗来讲，就是对各个高校进行联网。如此一来。在无论是对于教师的教学还是我国的科研工作，都可以在第一时间搜集最为可靠、及时的信息和情报，在一定程度上，对于科技的发展也有一定的推动作用。另外，对于不同院校的资料室，由于资料容量的限制，它所发挥的作用也不尽相同，而资料室容量或多或少不是一蹴而就，而是一个日积月累的过程，换而言之，它所发挥的作用和资料室建立时间的长短也有一定的关系。另外，由于资料室所涉及的内容大都关于教师教学以及我国各个领域的科研，其专业性比较强，而图书馆所涉及的知识又相对比较广泛，资料室的作用源于图书馆而高于图书馆，这也是高校建立资料室的必然原因之一。

二、院系资料室的现状及存在问题

就院系资料室的现状和存在的问题，本文从其的管理体制、资金投入、管理手段以及管理人员素质等主要方面进行分析。

（一）管理体制不健全

院系资料室管理体制不健全是现阶段存在的问题之一。由于它在教师教学以及科研项目的重要作用，对于它的管理也是业务和行政上“双管齐下”，在一定程度上有利于工作的实施；但是从另一角度分析，由于资料室是由学院和图书馆部门共同管理，有些工作在分配上模棱两可，相互推让，进而在管理就出现“管理真空”的现象。例如，在对图书的购置方面，学院领导和图书馆领导在不进行很好的沟通的情况下进行图书的购置，就容易出现重复购买的现象，不仅浪费了大量的人力物力，也浪费了大量的资金；另一方面，由于经济发展的需要，学科交叉也愈发普遍，进而自己院系的教材已不能满足交叉学科教学的需求，需要借助其他院系的资料库，而各自院系的资料库又仅仅对本院系开放，进而导致院校资源无法共享，给老师的教学和学生学习带来极大的不便。究其原因，是由于资料室管理体制不健全导致的。

（二）学校图书馆对资料室资金投入不足

学校图书馆对资料室投入资金不足是导致资料室发展缓慢的又一重要因素。由于教学以及学生的学习需求，高校院级财政部门都会拨款给图书馆用以图书的购置（包含资料室经费），但是大部分经费都用于图书的购置，留给资料室的所剩无几，对于各种资料的购置有限，无法满足教学和科研的要求。再者，由于资金的原因，对于资料室老旧的设配不能及时更换，图书放置空间有限等都制约着资料室的发展。综上所述，这一系列原因还是由资料室资金不足造成的。

（三）管理人员少且素质有待提高

在各大高校，由于资金的匮乏，加之对资料室的重视力度不够，因而所聘请的资料员就一到两人，有的高校为节约资金，就没有资料员，而是由其他教师或者由学校的在编人员进行兼职，由此一来，由于资料员工作量大、人员少，资料员很少有闲暇时间进学习，资料员在学校对资料室采取“坐井观天”式的管理，其管理模式和思维不能和学校所研究的科学领域接轨。在上文笔者也有提及各大高校对资源管理工作的重视力度不够，相应的，管理人员就会出现一种怠懈心理，其积极性不能被充分被激发，对于工作也仅仅是被动接受，而不能进一步挖掘和发挥资料室的真正功能。

三、加强资料室建设应采取的有效措施

（一）加强院系资料室特色藏书建设

和我们高中对于文科和理科教学的内容的侧重点不同一样，高校对于资料室的建立应根据院校重点专业而定。例如对于以建筑专业为重点的院校，由于无论是教师还是学生，对有关知识的需求量都是巨大的，进而在对资料室资料的购置等方面都要以建筑为重。当然，这里所说的以重点专业为重，仅仅是“侧重”，另外也要加以高校其他专业资料的辅助，一方便有助于其他专业的学习，另外，学科间的融合也十分普遍，也有利于重点专业教师的教学以及科研的進行。另外，高校院系可以针对不同的专业，建立不同的资料室，如此一来，不同专业的教师在进行资料收集时可以节约大量的时间。针对“总、分”的模式开设资料室，就必须要有更多的资料员。为了使资料能达到最大化的利用，不同院校应充分利用互联网共享资料数据。这也是建设特色资料室藏书建设的主要工程之一。

（二）改变服务质量

针对于资料员而言，应该变自身的服务态度。由于资料室是图书馆的延伸，因而资料员对于工作的态度受到图书管理员的影响，都是被动地接受工作。为更好地建设资料室，资料员应一改传统的工作模式，变被动为主动，为院系工作人员做好后勤工作。要想做好后勤工作，首先就要从对学校专业的侧重点着手，进而了解教师的教学进度等，因为只有将学校最为基础的状况充分掌握，才能更好地服务于教师等工作人员。对于资料内部而言，资料员应对资料放置的布局有一定的了解，进而能使教师等快速找到所需资料。除了以上我们所提到的之外，还有一点值得我们注意：作为一名资料员，应做好“桥梁”的作用，和其他院校应积极做好交流工作，从而建立资料共享平台，更好地服务于高校。

四、不同方面简析资料员的职能

（一）导读职能

众所周知，在资料室的众多资料中，找到所需文献并非易事，在这时，资料员就应充分发挥导读功能。在充分了解阅读规律、阅读类型的基础上引导读者应用科学有效的方法进行阅读。这就需要资料员有极好的洞察力。例如，针对于在资料室盲目寻找资料的读者，资料员就可根据读者描述，给予寻找区间。再者，资料员还可以引导读者用目录等快捷的方法寻找所需资料。

（二）教学资料管理及咨询职能

资料员的主要职责在于教学资料的管理，对不同的资料分门别类的放置。在此基础上，资料员还应充分做好咨询职能，能通过读者的描述，为师生快速提供有效的文献、资料。

（三）沟通反馈职能

为更好地服务于广大的师生，资料员可以在院有关部门的协助下建立溝通反馈平台，借助沟通反馈平台，积极主动地和教师交流，进而对自身工作有充分而全面的认识，对不足之处加以改进。另外，资料员不能仅仅依赖于平台被动的接受意见，同时，也应做好自我反省工作，不断地进行自我完善。一方面，不仅可以促进资料员和教师的感情，另外，在交流中，对教师的教学进度、科研进程也有一定的了解，进而为教师的工作做更进一步的准备工作。

五、硬件及其本身职能上做出改善

除了以上我们所提到的资料员在做好各种职能之外，学校也应增加重视力度，对资料室各种硬件做好完善工作。众所周知，随着科技的进步，计算机已广泛应用到教育中。学校可以利用互联网多媒体这一有力工具对资料室进行管理。用互联网代替资料员，不仅提高了工作效率，另外，将资料公布互联网上，也有利于教师的教学以及科研工作的进程，通过互联网，真正实现资料的网络共享。而实现资料室资源共享是以资料室管理模式标准化为基础的。因为管理模式混乱，它所建立的数据库也是不标准的，不标准的数据库受到互联网系统的排斥，进而进不了高校的互联网系统，对教师教学和科研工作的进展起不到任何的推动作用。综上所述，要想使资料室发挥作用，就必须以标准、规范化的管理模式为保障。对集料室进行规范化、标准化的管理，包括对书刊，教学资料分类的标准化、对藏书组织的规范化等。

（一）书刊、教学资料分类要标准化、规范化

和其他藏书比较，资料室所存放的资料都以书刊和教学资料为主，书刊、教学资料占用了资料室的大部分空间。面对众多的书籍，要想在计算机上快速准确地找到所需资料，就必须按照严格的制度进行统一管理。为方便高校资料室资料的统一管理，国家有关部门也出台相关的政策，例如《中国图书馆数分类法》。资料员应熟记其法并严格按照其执行，进而为教师提供准确的网络数据。

（二）藏书组织要标准化和规范化

为方便资料的查找，在资料的表面都会有条形码和货架号，进而用电脑进行检索时，让人一目了然，但是，有的资料员为图省事，就对资料进行随意摆放，进而出现“一架两地”的现象，互联网上和实际摆放不在同一个地方。就这一现象，对于资料员而言，要严格要求自己，按照相应的规章制度进行摆放，对于学校而言，应加强资料员的素质教育。

六、结束语

综上所述，高校学院系资料室已成为高校图书馆发展的主要趋势。它建立的好坏与否和高校教学质量和国家科研的进步有着直接关系。由于受传统图书馆模式的影响，资料室还侧重于服务传统的教学模式。本文以此为中心，在三个高校院系资料室建立的必要性的基础上，从不同角度分析了院系资料室的现状及存在问题，并根据问题所在提出一些意见。以上便构成本文的主要内容，以期为读者、为相关工作者提供帮助，并起到抛砖引玉的作用。

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责任编辑：张丽