丁凯

中图分类号：F830 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）06-000-01

摘 要 办公室是企业内部协调运转的枢纽部门，负责企业公务车辆管理、办公用品采购发放、公务接待等工作。十八大以来，中央出台了一系列加强勤俭节约、减少办公相关费用支出的制度和措施。在当前宏观经济增速放缓、企业发展受到影响的情况下，通过加强管理，减少相关费用支出，不仅是落实党的政策方针的具体体现，也是企业发展形势变化的必然要求。

关键词 费用 加强管理 减少支出 现状 方法

一、办公室相关费用支出现状

以宁夏宁东铁路公司为例，先后制定下发了《公务接待管理办法》、《办公用品及低值易耗品管理办法》、《值班车辆管理规定》等制度。特别是党的十八大及群众路线教育实践活动开展以来，公司认真落实中央八项规定及自治区若干规定精神，从严从紧，进一步加强对办公费、公务用车、公务接待等费用的管控，修订完善制度，严格审批程序，有效降低了各种费用支出。

从上表看出，公司的办公费和公务接待费用支出逐年大幅减少，相对而言，公务用车费用支出数额较大且下降趋势不明显。公司的办公费、公务用车、公务接待等费用支出总额呈逐年下降趋势，所占公司2012年至2014年的营业成本总支出4.79亿元、5.5亿元和4.91亿元的比例很小。总体来说，公司办公室相关费用支出规模不大，可控性强，发展趋势良好。

二、办公室相关费用支出管理存在问题

（一）员工节约意识不强。部分员工对节约认识不足，觉得节约要从燃油等大宗物资入手，跟自己没关系。有的认为我们企业效益还可以，不能太“抠”，滋生了“企业效益好浪费点没啥”的错误思想。部分员工对身边发生的浪费现象司空见惯，听之任之，有时还无意识地充当了浪费者。

（二）管理制度不完善，执行不到位。公司已经下发了一系列关于办公室相关费用支出管理的制度。但是，这些制度还不够完善，不够科学，还存在漏洞，甚至有些工作“无章可循”。部分制度和流程已经不符合公司发展需要和中央及自治区有关规定，特别是没能对照上市公司管理要求，根据公司生产经营实际需求等变化，及时修订、完善和补充，有的制度执行不到位，影响了办公室工作效能。

（三）信息化系统应用不够充分。公司已经建立了协同办公网络平台（OA系统），但没有充分利用平台功能。文件在网上发布的同时还存在纸质传达，会议通知在网上传送的同时还存在电话通知。从上到下，还没有真正形成“网上办公”的意识，仍习惯于纸质文件和书面通知。下发文件没有完全通过信息化办公系统平台审签、发布，大多仍沿用以往纸质签批报送方式。网上公文办理尚未得到应用。外来公文的签批、流转、阅办等环节还没有实现网络化。移动办公没有全面实现。

三、控制办公室相关费用支出的方法探讨

（一）深化宣传教育。节约是公司完成节能减排任务的根本出路，应成为全体员工的自觉行动。要加大宣传力度，让节约意识真正深入人心。各级领导要切实负起责任，抓好厉行节约工作，要模范带头，从严控制和压缩相关经费支出，“一级做给一级看”，使勤俭节约蔚然成风。机关职能部门要先行一步，带动开展各种节约活动，形成节约良好风尚。

（二）强化制度建设。加强制度建设是费用支出管控的关键环节。要完善细化费用管理基本制度，从采购到申领、使用等环节都建立相应制度和台账，杜绝管理漏洞，加大节约力度，使节约工作制度化，充分挖掘节约潜力。完善办公用品定额管理制度，根据员工人数、不同岗位确定灵活、合理的定额消耗指标，按定额指标申领使用、支出费用。加强费用预算编制管理，提高规范性、科学性、完整性和准确性。

（三）加强监督检查。严格绩效考核和责任制考核。明确责任，加大管理制度和流程执行情况的监督检查，建立常态化督查机制，确保制度落实到位。健全完善科学绩效评估机制和合理激励机制，把有关情况作为绩效考核的重要指标。对提出可行建议的、工作突出的给予适当奖励，对有令不行、有禁不止的行为予以坚决查处，并严肃追究相关人员的责任，提高各项制度流程执行力度。

（四）创新工作机制。进一步转变思想，提高工作效率，进一步拓展协同办公系统应用领域，提高网络平台的资源整合和管理运行效率，实现更加全面的网上办公、移动办公，节约办公成本。完善充实平台内容，丰富扩展个性化需求功能，为实现科学化精细化管理提供基础和技术支撑

四、结语

冰冻三尺，非一日之寒。总的来说，公司办公室相关费用支出管控要达到理想的目标，不可能一蹴而就，需要不断的摸索与探究，并根据公司实际情况不断调整和改进。只有这样才能建成适合公司实际情况的规范化、科学化管理体系，使预算与控制相辅相成，达到最终降低成本、提高效率、提升管理水平的目的，促进企业健康持续发展。