张微+姚静

摘 要： 商务英语信函是国际贸易中交易双方进行信息沟通的重要方式，其撰写的水平对于一个企业的形象和业务有很重要的影响。商务英语信函的写作是有规可循的，遵循原则和使用合适的技巧是完成商务英语信函的两个重要方面。

关键词： 礼貌原则 体谅原则 完整原则 清楚原则

商务英语信函是一种常用的商务英语应用文，商务英语信函的内容固然很重要，但表达方式同样重要。商务英语信函的写作是有一定规范的，即应遵循一定的写作原则，采用一些写作技巧，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。

一、商务英语信函的写作原则

（一）礼貌原则

1.使用you-attitude。对方观点：首先，它表明作者站在读者的角度看问题，体现作者对读者利益的真挚的关怀、尊重和敬意，维护对方的积极面子，建立和谐的关系；其次，you-attitude体现一种写作风格，用积极的方式、乐观的态度和愉快的口吻表达观点。

2.使用we。包容性词汇“we”很适合表达礼貌，维护读者的面子。作者使用we时，实际上是强调“you”和“me”，更能表达合作的意愿或考虑的是双方共同的利益。

3.使用积极的词汇。在书写商业信函时，作者可以运用一些积极词汇表达其对读者的关心，体现出维护读者的积极面子。这样可以激发写信人和读者的共识，巩固双方合作关系。这些积极词汇可包括很多，如感谢、赞扬、认同、同情、承诺、乐观等。

4.使用原因状语从句。提问或解释原因是表达礼貌的方式，表明说话者想积极地将听者拉到谈话氛围中，暗示说话者可以帮助听者，或者反之，由此体现双方合作愿景。

5.使用主动语态。主动语态将施为者置于句子开头，直接传达施为者或作者的善意，满足读者积极面子，由此达到礼貌的目的。

（二）体谅原则

商务英语信函写作强调信息沟通的效果，不仅要关注内容的准确与完整，还必须重视对方的反应，要学会站在对方的角度思考问题，只有这样才能获得满意的沟通效果。首先着重强调对方利益。在信函中，对方最根本目的是了解他们能获得多少利益及这些利益能否满足他们的需要。其次应用肯定句代替否定句，强调信息的准确性。

（三）完整原则

信息完整对于商务英语信函的写作很重要。一些在日常行文中常用的如“the above-mentioned”，“the latter”，“respectively”之类的表达方式要尽量少用或不用，尽可能提供完整的信息，使对方易于理解。

（四）清楚原则

清楚是商务英语信函写作最重要的原则。一封词不达意的信会引起误会，甚至造成损失。清楚表达应注意选择使用正确的句子结构和选择准确简单的词汇。在商务英语写作中，对方获取信息最根本目的是了解他们将获得什么利益及多少关乎自身的礼仪。其次，应突出积极因素。因为积极因素与消极因素相比，更加能够吸引对方的兴趣，激发对方热情，能更容易获得认可。

（五）正确性原则

正确性原则是多方面的，其主要涉及对象是信函的内容、句法、标点和格式等，还涉及专业术语和称呼等。如果此类信函中出现诸如拼写错误、语法和标点之类的错误，则会严重影响发信人的形象，且使沟通效果大打折扣。此外，在用语方面也注意要求，例如省略语“Ill”这种表达明显过于随意，在这类信函中一般应写作“I shall”，一些省略和简写在商务信函中也不应出现，应该补全句子成分。商务英语中有一些特定的表达法，它们在普通英语中一般不出现或虽然也使用但含义不同，这也是商务英语的一个特征。比如短语“on the terms andconditions”中的“terms”和“conditions”都可以表示条件，在日常用法中没有必要两词连用，但在商务信函中，为求精确、严谨，常成对使用。再如“advise sb.of sth.”（通知某人某事）中的“advise”，在日常用法中一般不作“通知”解，而表示“劝告”、“建议”等意思。这种作为商业术语与普通用语含义不同的词还有不少，如“offer”一般表示“提供”、“提议”等，在商务里可指“发盘”、“报盘”；同样在保险业务中，“policy”指“保险单”，而不是“政策”、“方针”，“average”指“海损”，而不是“平均的”、“一般的”；“confirm”的基本含义是“确认”，用在信用证前面时，则表示“保兑”，如confirmed letter of credit（保兑的信用证）。

二、商务信函的写作技巧

商务信函的写作比文学创作及其他类型的写作容易，这是因为商务英语信函的写作有一定的框架规范，具体表现在内容结构与语言运用等方面。

（一）通常要选用常用的四部式的正文结构。商务信函由四部分组成，即引言、详情、应答和结束语。第一部分的引言中，不应开门见山地谈论事情，而应该常通过某项事由或利用彼此以前的联系引出所要表达的东西，避免唐突。第二部分详情，应按照主次顺序分几个段落进行说明，同时，在叙述同一事项时要保持语言的条理性与逻辑性，通常将敏感事项的信息放在最后，如涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息。第三部分应答，可以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对方询价或咨询，也可以是要求对方确认、答复或寄来价目表。在出现这类情况时，可根据具体情况决定其是否应该留下。第四部分一般是一些总结和结束句子，有的纯粹是一句客套语，这主要是注意一些称呼和问候问题。此类信函中，结束语必须对照全文内容，以便自然不违和。

（二）要善于使用商务信函中的习惯用法，此类用法较多，其一般和普通表达方法有明显差别。其中包含很多约定俗成的套语，在写信时需要查阅相关手册。

三、结语

商务英语信函的写作原则是信函不可磨灭的灵魂，我们应该用一种尊重原则和守护原则的心态做这件事情，而其写作的技巧，则是日常写作都会用到的实用技能，万变不离其宗，可以灵活运用它，也可以提出更加科学新鲜的方法去尝试。原则与技巧也是信函写作的两项重要组成部分，缺一不可。随着国际化交流的深入，商务英语信函的写作也应成为我们研究的方向，为了更好地发展国家经济的全球化而努力。

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