赵红艳　周　铭（.贵州师范大学档案馆，贵州贵阳，55000；.云南大学历史与档案学院，云南昆明，65009）



论档案管理中工具理性与价值理性的平衡

赵红艳1周铭2
（1.贵州师范大学档案馆，贵州贵阳，550001；2.云南大学历史与档案学院，云南昆明，650091）

［摘要］档案的工具理性与价值理性是人们目前认识档案存在的两种价值观，但在现实中，档案的工具理性严重倾轧价值理性。文章通过对档案工具理性与价值理性的分析，认为前者是支撑，后者是基础，两者统一于档案实践，在分析档案工具理性膨胀的根源基础上，提出档案管理实践中工具理性与价值理性的平衡策略。

［关键词］工具理性价值理性档案档案价值

［分类号］G271

1　档案工具理性与价值理性的涵义及关系

1.1档案工具理性与价值理性的涵义

理性是人们基于正常的思维认识对待客观事物的理智能力，它是经过人脑判断、推理后得到的意识形态，是人们思想和行为的标准与中心。由于认识与实践能力的差异，人们面对同一客观事物往往会存在不同的理性。目前档案界对档案的认识就流行着两种理性：工具理性与价值理性。虽然两者都是认识档案而存在的意识形态，但其对待档案的态度却很不相同。档案价值理性关注的是档案的能够，即档案在档案及其属性与客体之间需要做什么，看重的是档案价值的绝对性与唯一性，强调档案在这种关系中的绝对价值；档案工具理性更多关注的是档案所能够，即档案在档案及其属性与客体之间如何做，并发挥这种所能够，强调档案在这种关系中的有用性。

1.2档案工具理性与价值理性的关系

正常情况下档案工具理性与价值理性应是一个平衡的状态，档案工具发挥满足档案与人们需求之间关系，实现档案与人们的价值，这是一个连贯的整体，档案是否需要以及能否进行工具作用发挥是由档案与人们的需求决定，人们不会侧重某个方面而轻待其他方面。如果从行为、档案、价值三个角度来理解档案实践活动，可将档案实践活动变化流程以三个模块直观表现，具体如图所示。

在价值的世界里，人类就是价值对象本身，人的行为活动是价值的源泉，人类活动实质就是价值创造到价值消费再到价值实现。在档案物质世界中，行为模块对应的原始信息经过价值判断后与记录载体一起被人们留存并形成档案，即档案模块中档案的形成过程，这一过程同样是价值模块中档案价值创造过程；在行为模块中，档案信息内容对应的空间对象根据实践需要来档案保管部门查考利用档案，促成档案模块中档案的运动。这对应的是价值模块中档案价值消费过程，同时是利用者与档案价值实现的过程。在实际活动中，人们更多关注的是两个显性模块即图中的行为模块与档案模块，而隐性模块即价值模块往往被忽略。事实上，这三个模块在时空发生上是一致的，它们犹如同一事物存在的三个面，只是由于看的角度不同，感知到的形象各异罢了。角度选择的不同致使得到不同的意识形态，但并不影响用其中任何一个模块来正确描述档案实践活动。透过档案实践活动以及对应的模块变化，可以看出档案的工具理性与价值理性对应的关系应该是：

（1）档案价值理性是档案工具理性的基础。档案价值是档案的内在，是档案工具理性得以发挥的基石。“中国档案学作为一门管理学科，它区别于那种由概念的运动、推移、转化而形成的高度思维、抽象的理论体系，而是一种由档案管理活动实际决定的基本理论同管理程序高度统一的学科体系。”［1］突出工具理性发挥档案存在价值，实质是档案使用价值的体现，档案这一“物的价值”，于人而言，即对人的“有用性”，直接决定了档案的工具性，没有价值作为基础，档案的工具作用发挥就无从谈起。

（2）档案工具理性是档案价值理性实现的支撑。“工具理性对于价值理性来说，也绝非可有可无的东西，因为这个世界上不存在脱离了一定感觉经验和一定历史阶段的抽象的价值，没有工具理性作支撑维度，价值理性无法形成。”［2］档案价值作为一定社会条件下档案这一物质与人们对档案需求的一种关系，需要通过档案工具理性才能得以实现。档案的价值与人们对档案的需求都是“虚存在”，而要用档案这一“实存在”实现与满足前面两个“虚存在”，必须借助档案工具发挥这一桥梁。档案价值的实现与人们对档案需求的满足看似是不相关的两个目的，但通过档案工具理性发挥，这两个目的都是朝着一个方向最终同时实现。

（3）档案工具理性与价值理性统一于档案实践。意识都是通过实践反映并实现的。人们进行档案实践活动最终目的是人们价值的实现。当然，现实中，人们对价值的追求是多种多样的，最终价值的实现方式也是各异，与档案实践活动相关的价值只能是受档案这一物质影响或决定的价值。人们的实践活动有了价值实现这一目的，就会引发人们对价值的追求，而价值的实现需要档案的支撑，这就产生了人们进行档案实践的动机，档案的价值理性在档案实践中给人们带来了需要做什么的问题，而档案的工具理性则解决人们在档案实践中如何做的问题。在人们进行与档案相关的价值追求与实现这一目标上，档案的工具理性与价值理性是一致的，都统一于档案实践，并最终通过档案实践得到反映与实现。

基于档案、行为、价值角度的档案实践变化流程图

2　档案管理中工具理性与价值理性的失衡

从实际情况来看，我国档案界存在严重的两个理性认知不均衡的现象。长期以来，业界过于强调档案的工具理性，在档案实践中过分追求档案管理与利用的数字化、实用化、工具化、技术化等，关心使用档案的目的，甚少关注档案的人文价值，注重效率却忽略档案本体。价值理性的缺失造成重政府轻社会、轻个人的现象，在档案的保管利用中缺失公平、平等、民主等思想，主导权在档案部门手里，而作为利用主体的用户却很少有发言权，极易形成信息垄断，缺乏共享精神。而档案研究界将大部分的研究焦点集中在档案工作实践之上，致使“档案学者缺少跳出档案工作实践之外以保持足够文化自觉和学术自觉的意识”［3］，应用理论研究成果突出。应该说，应用理论研究多是从档案工作实践中得出的经验性总结，对于档案工作的发展是十分必要甚至是极为重要的，但在有限且相对平衡的认识圈内，过分偏重工具理性，必然会倾轧价值理性，从而带来实践的失衡，形成一个恶性循环。导致这种局面的原因有很多，最主要的是由于以下几方面因素的影响。

2.1“档案前身”被创造时以工具意识为主导

这里用了“档案前身”（指后来被作为档案留存的创造物）而非“档案”是因为按照时间阶段来看，档案是过去形成的，是一种过去式，就不会有“创造时”这一正在进行时之说，被创造时，创造之物还不能被称之为档案，前者的范畴远大于后者。作为一种创造物，被创造之初都是有意识而为之，且是因为有用而为之，人们不会创造无用之物，这种有用性促使人们进行创造时以工具意识为主导。如文件，或为传达精神，或为落实政策，或为解决问题等，无论是何种目的，都是作为达成某种目的的工具被创造；又如名人手稿，在形成之初，形成者可能还不是名人，无论手稿是什么内容，形成者都是将其作为追求真善美的一种工具进行创造，只是于这一手稿创造过程中形成者本身有可能无意识，更多的注意力集中在手稿的形成即享受追求真善美的过程之上。

2.2档案的存在状态是一种工具性存在

在整个信息交流的大环境中，档案、图书、资料、文献等作为信息资源的组成部分，都是信息运动的工具。因信息与载体都各有特点，成就了信息资源家庭成分的多样性，档案、图书、资料、文献等虽相近却有本质区别，但从工具理性角度出发，它们又都是信息流通的工具。信息资源是信息与载体的合一，信息只有运动才能使其意义发挥，依托载体实现其价值，承载信息的载体不仅有存储信息的能力，同时在信息交流传播中是不可缺少的媒介。档案这种信息资源的价值实现就是通过物质性的媒介（档案信息载体与人体）将意识形态的档案信息内容和与档案信息内容对应的空间对象连接。当然，意识形态的档案信息内容附着在载体之上，就变成了物质存在，是我们能见能摸的实在。因此，在档案物质世界中，我们能见到的是发挥档案工具理性，即通过档案信息的交流运动实现档案价值。

2.3利用实践中的工具性导向

“档案作为一种客观存在，它是靠自身的某种属性来满足人们需要的物质。这种属性与需要之间的关系，存在于人们的社会生活之中。”［4］档案的属性决定了在这种“需求——利用——满足”模式中的工具性，利用档案（且只能是档案）进行信息重构，即用真实的信息支撑还原真实的事件。档案在利用实践中的工具性是由档案的信息内容赋予的，档案价值的核心是档案信息内容承载的意义，档案载体是档案价值发挥的关键要素之一。档案作为社会实践的原始记录，它所记录下来的信息点不可能是社会实践活动的全貌，但并不影响人们利用档案建构社会实践活动的关键性原貌。如学生入党审批文件，记录下的是入党学生的名字以及时间信息，至于学生入党的过程无从体现，但在查阅时，某某学生在什么时间入党这一事实和当时的入党实践活动是一致的。

2.4受社会工具理性膨胀大环境的影响

如今整个社会大环境都注重实用，追求效率，一切都向着工具化发展。档案界也深受整个社会工具理性膨胀大环境的影响，追求档案的工具理性，强调档案有用性，注重档案的使用价值。档案有用并管用，且档案界还不断采取各种适合人们接受的方式宣传档案的这种有用与管用，来提高人们的社会档案意识。社会档案意识实质是被人们有意识知觉到的档案存在形象，社会档案意识的提高就是感知档案存在形象程度的提高，程度的提高包括广度与深度的扩展。而在现阶段，档案界不断尝试各种方式宣扬档案的有用性，促成档案存在形象被感知来扩展社会档案意识的广度，这必然导致档案工具理性严重挤压价值理性，社会档案意识只是面上即范围上的扩展。这使得人们无法将档案价值观内化于人心，人们缺少自觉利用档案维护或实现自我价值的意识，无法将档案意识凝结为知识，然后普及上升到文化，最后内化为自觉，大大阻碍社会档案意识深度的提高，档案价值理性被严重压缩。

3　档案管理中平衡工具理性与价值理性的策略

3.1关注档案本体且不过分追求某种理性

档案的价值由档案的本质属性决定，脱离档案本体，档案工具理性与价值理性无从谈起。“档案是人们在社会活动中直接形成的原始性信息记录，对以往社会活动具有直接的原始记录作用。”［5］正是因为这种“直接形成”，形成过程接近“伴随产生”的时空状态，这种没有多余程序及人员参与的状态，大大缩减档案“假”的概率。信息的确定性、可靠性不可能一直是百分百的状态，档案的形成受形成者认识水平与实践能力的制约。档案因其形成的特殊性“原生性”使其相较于其它信息而言，后期制假的可能性几乎为零，它的“假”只能是来源于实践活动过程中的“假”，即使档案是“假”的，但它却真实记录下了“假”的事实。所以档案信息的确定性与可靠性在程度上远高于其它信息，它成了最接近事实或者说是最能反映事实原貌的证据，这也是档案之所以是档案的内在规定，是档案区别于其他事物的根本所在。换个角度来理解，档案是人类求真、存真、保真的价值体现，档案的本质属性无不体现出档案“真”的价值追求，而人们存档、用档即是通过对这种“真”的价值追求来实现自我价值。可见，档案工具理性与价值理性由档案本质属性赋予，不能忽略档案本体而刻意强调某种理性。

3.2在保管利用中注重人文理念的贯彻

人们的需求不仅是档案价值实现的必要条件，也是档案价值存在的条件。“档案价值的根源就是社会实践活动，这种人类社会的基本活动一方面形成了人类的历史记录——档案文献，另一方面又产生了主体对档案文献的需要，而正是这两者产生了档案价值。”［6］档案价值实现流程是：人们对档案的需要促使档案运动，即是将档案进行工具性利用，进行信息重构，还原事件，然后满足人们的需求，通过对需求的满足实现档案以及人的价值。因此，人们的需求不仅促成了档案价值的产生，也促成了档案价值的实现。无论档案如何发展变化，其最终都服务于人的需求，这就需要在日常档案的保管利用中充分融入人文理念，保管中不能偏重某些重要部门档案而忽略与人们切身利益相关的档案，利用中关注利用主体的需求，使其在法律法规内尽量得到满足，真正做到保管利用中的民主、公平与平等。

3.3改进服务评价和导向机制

档案的服务是档案价值实现的关键环节，“人体不但是档案物质世界的一员，而且还是一种物质工具——最原始的档案管理工具”［7］。在档案价值实现的过程中，人是最为关键的，是档案信息的“能动性搬运工”，档案服务人员的能动参与使档案信息运动将档案信息所指空间对象与对应档案信息正确连接，这样，对象与信息合体，价值得以实现。档案部门在面对用户时是不折不扣的服务部门，与其他所有的服务行业一样，追求服务质量的提高和用户满意度的提升。要做到这一点，需要档案服务人员转变观念，以用户为主，善于倾听用户的要求，将服务质量与用户满意度放在首位。

要实现档案工具理性的缩减，在档案实践中应改进并做出正确的意识导向：面对已具备档案工具理性的人们，需要的是将工具理性上升到价值理性，即从档案于人们的有用性出发，关注档案本身，进行意识形态的转变，然后从档案本身来认识档案的工具理性，这样不会本末倒置；从社会档案意识的薄弱可以看出，具备档案工具理性的人们有限，更多的是不具备或是社会档案意识薄弱的人们，面对这些档案价值输出的潜在用户，进行档案有用性宣传的同时更应该强调档案本身，在人们认识档案之初就做好意识形态导向，这样就不利于档案工具理性的膨胀，让工具理性与价值理性达到一个相对平衡状态，来完成档案理性意识层面的平衡导向，进而对行为层产生正确引导，实现档案管理工作的稳健发展。

参考文献

［1］胡鸿杰.理念与模式——中国档案学论［J］.档案学通讯，2003（6）:50.

［2］石义华，赖永海.工具理性与价值理性关系的断裂与整合［J］.徐州师范大学学报（哲学社会科学版），2002（12）:100.

［3］高大伟.档案学的元问题及可能的形而上［J］.档案学通讯，2012（4）:47.

［4］胡鸿杰.论档案学的逻辑起点［J］.档案学通讯，2001（3）:33.

［5］冯惠玲，张辑哲主编.档案学概论（第二版）［M］.北京：中国人民大学出版社，2006：7.

［6］张斌.档案价值论［J］.档案学通讯，2003（3）:44.

［7］丁海斌.档案管理活动中的物质与意识——兼论档案的物理管理与逻辑管理［J］.档案学研究，2010（3）:28.

赵红艳，管理学硕士，研究方向为档案基础理论与建设及档案管理。

周铭，云南大学历史与档案学院副教授，研究方向为档案管理理论与实践、档案信息检索、中国方志学等。

On the Archival Practice of Instrumental Reason and Value Reason Balance

Zhao Hongyan1，Zhou Ming2
（1.Archives of Guizhou Normal University，Guiyang，Guizhou，550001；2. School of History and Archives of Yunnan University，Kunming，Yunnan，650091）

Abstract:Archives of instrumental reason and value reason are the two values of the people's understanding of the current archives exists，but affected by multiple factors，reality，archives of the instrumental reason serious pursuit of value reason，the article through the understanding of archives instrumental reason and value reason，think of the former is the performance of the latter，to return the archives of value reason need to solve social consciousness weak and the expansion of the instrumental reason.

Keywords:Instrumental Reason；Value Reason；Archives；Archival Value

［作者简介］