韩桂芬　王　津（江苏省太湖地区水利工程管理处，江苏苏州，21155112288）



浅谈水利工程档案的管理与利用

韩桂芬王津
（江苏省太湖地区水利工程管理处，江苏苏州，21155112288）

水利工程是人类改造自然、利用自然资源、抗御自然灾害的成果，是国家和人民的宝贵财富。水利工程档案包括从工程立项、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式与载体的历史记录，可以为工程建成投产后的运行管理、维修改造等工作提供技术支持。管理好、利用好水利工程档案，使其在水利工程管理活动中充分发挥作用，更好地为水利事业服务，是水利工程建设者和管理者的共同职责。

一、水利工程档案在工程运行管理中的作用

水利工程档案是反映整个工程建设过程的真实历史记录，它直接体现了广大建设者的劳动成果，真实、准确、完整地再现了整个工程建设活动的全貌，忠实反映了建设过程中存在的不足，是了解工程各方面情况的第一手资料，具有重要的参考和凭证价值。

水利工程档案为水利工程项目的运行和管理提供第一手资料，工程可研性报告、初步设计等文件是建立运行管理机构、编制调度运行方案的依据；工程竣工决算和验收报告等资料是管理单位接收固定资产、编制会计账目的凭据；工程竣工图纸、设备说明书等材料是工程日常维护的技术支撑。

水利工程档案是水利工程进行维修、更新、改造等活动的唯一设计依据。随着工程运行年限的增加，受自然侵蚀或人为影响，水利工程建筑物会出现破损，水泵、闸门、启闭机、电气等设备也会逐渐老化，往往需要根据具体情况对其进行更新改造或维修加固，这时水利工程档案就能为项目决策和设计过程提供科学依据。江苏省常熟水利枢纽加固改造工程在设计和实施过程中，科学参考了常熟枢纽工程水利档案，避免了不必要的勘察设计工作，还根据工程实际运行情况，对原先的部分设计方案进行了优化，提高了工程运营效率。

水利工程档案还能为保障自身和周边其他工程进行安全衔接提供技术支持。水利工程由于其形态、位置和功能的特殊性，经常与交通、航运、电力、油气管道等行业的工程项目产生交集，比如跨河桥梁、穿河管道等工程，在实施之前必须先行了解所处河道的断面形状、护坡护底形式、水文形态等资料。一套完整、准确的水利工程档案，能为工程设计提供重要的参考作用，使其设计科学合理、严谨规范，减小因相互干涉、交叉影响而发生事故的风险。

二、水利工程档案管理过程中存在的问题

在水利工程运行管理过程中，特别是工程投入使用的初期，需要频繁使用工程建设档案。工程建设档案的质量，直接关系到工程的作用能否得到顺利发挥。笔者在多年来单位工程建设档案的利用过程中，发现普遍存在以下问题：

1.档案编目系统不科学，同一类型的案卷或反映同一问题的卷内文件排序不连贯，难以查找。

2.案卷和文件题名不规范，案卷或文件题名常常以“（一）、（二）”等数字命名，而不是以时间或内容来命名，导致某些文件，特别是各种图纸的检索极为不便。

3.文件材料不够准确，主要表现在竣工图与实物不符、反映同一事物的文件内容不一致、声像档案的内容和文字说明不一致等情况。

4.接收的文件因时间久远和频繁使用，时常出现纸张破损、字迹掉色等现象，不利于长期保管和使用。

5.档案利用水平低，尽管工程档案的收集和整理过程已借助计算机软件进行辅助管理，但尚未具备联网查询利用的条件，电子档案资源无法联网利用，给野外作业增加了不便。

这些问题增加了水利档案管理工作的难度，影响了水利工程的运行管理，甚至影响到工程的安全。比如下穿航道的地涵工程，如果实际埋深与竣工图不符，如果航道拓浚时仅靠竣工图来设计施工，很可能会破坏涵洞顶部保护层，带来严重的后果。

三、科学管理和利用水利工程档案的对策

为确保工程建设档案满足工程运行管理和更新改造的需要，工程建设单位在档案管理活动中应当摒弃“重建轻管”的思想，从档案利用的角度出发，充分考虑管理单位的需求，充分发挥工程档案“追本溯源、传承信息、积累经验”的功能。

1.加强档案管理工作的组织领导。将档案工作纳入工程建设项目的重要组成部分，按照“统一领导、分级管理”的原则，建立健全档案管理制度，明确各单位的职责，并有相应的控制措施；同时制定完善的工程档案管理制度或办法，配备足够的人员、设备、经费，保障档案工作正常开展。

2.严格控制归档文件的质量。建设单位应当从工程建设的前期工作开始，将归档资料的完整、准确、系统及规范化性管理纳入工程常态化管理，按照“谁形成、谁收集、谁整理”的原则，及时对立项批准、招投标、勘察、设计、施工、监理及验收全过程中形成的文字、图表、声像等具有保存价值的各种载体的文件材料进行收集和整理，确保工程档案的完整性；形成的档案应能充分反映建设项目设计、施工、监理及竣工验收的全过程，能真实记录项目建设和竣工的全过程，做到图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。文件归档必须按照要求对档案资料进行规范化分类、组卷，保持案卷和卷内文件的有机联系，同时按照规范标准制作备考表、卷皮、档案盒背脊，并严格控制装订质量；文件归档后，要安全保管和使用，防止老化、破损；档案向管理单位移交时，应由双方共同对档案进行检查，检查合格并签字确认后，由管理单位接收保管。

3.提高档案工作信息化管理水平。目前水利档案管理部门使用的档案管理软件还停留在“建立目录级数据库”的阶段，不能异地联网利用电子档案资源。水利档案在数字化后就被长期保存在数据库中，受安全保密以及技术水平的限制不能被合理地开发和利用，未能充分发挥其价值。

4.提高工程建设档案对运行管理工作的适应性。因工程管理和建设对档案工作的要求和侧重点有所不同，工程建设档案在运行管理过程中可能会出现“水土不服”的情况。比如工程建设最重视的质量评定资料，在运行管理工作中基本用不到；而对工程建设“无关紧要”的设备使用说明书，却是管理人员最常用的资料。因此，在工程建设普遍有运管单位人员参与的背景下，可以考虑委派运管单位人员参与工程建设档案的管理，根据运行管理的需要，有针对性地开展相关档案的收集、整理和归档。这样既能减轻建设单位的工作量，避免返工和浪费，也能使工程档案尽快投入使用，有利于运管单位及早启动工作，发挥工程效益。