摘 要：高校档案是国家档案资源的重要组成部分。进入21世纪，随着信息化的迅速发展，高校原有的档案管理模式受到前所未有的挑战，高校数字化档案整理进入了困境。本文通过文献资料法，分析了高校数字化档案整理存在的问题，并提出了相应的解决策略。

关键词：高校；数字化档案；档案整理

人类进入21世纪，在计算机和网络迅猛发展的基础上，高校档案也随之进入了数字化时代。数字化档案，是一种全新的档案形式，其与高校实体档案一样，是高校教学、科研、管理等各项活动的最原始记录，具有很高的文化知识价值，是国家及社会档案资源的重要部分。如何对数字化档案进行规范的整理，成为档案界需要解决的问题。

本文就目前数字化档案存在的问题及如何解决，提出几点意见，仅供同仁参考。

1 数字化档案整理困境

1.1 缺乏统一的数字化档案整理标准

高校实体档案名目繁多，内容复杂，而数字化档案整理由于起步晚，基础水平较低，所以在对实体档案进行数字化整理过程中就出现了诸多的问题，如：档案目录、细则、介质之间相容性标准；是简单的将实体档案资料归档在优盘、光盘等介质中，还是建立对应的数据库等，而这些问题都是由于缺乏统一的数字化档案整理标准造成的。

1.2 数字化档案分类方式不健全

实体档案的分类方法很简单，可以按照党群类、行政类、教学类、基建类、科研类、学生类等将实体档案进行类别的划分与整理，但数字化档案不同于实体档案的简单整理、排架，因为数字化档案分类是系统内的分类，它在兼顾不同的档案分类形式的同时，还要平衡它和实体档案间的关系。所以，要规范数字化档案的整理，必须有一套健全的数字化档案分类方式。

1.3 对电子文件的整理缺乏统一的整理模式

电子文件是依托计算机等数字设备进行阅读及处理、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘、在数字设备及环境中形成的、可在通信网络上传送的文件（根据《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002））。随着高校信息化的高速发展及高校OA系统的使用，电子文件的数量也在逐年增加，但由于电子文件载体形式不同于实体档案，档案管理部门采取何种方式对其进行整理和归档，是采取单一的整理模式，还是运用电子和纸质“双套制”整理的方式，成为档案整理部门急需解决的问题。

2 数字化档案整理的新思考

数字化档案与实体档案不同，其存在形式是以计算机为依托的，所以其整理方式与实体档案也有很大区别。要想将数字化档案进行统一、规范的整理，必须要要有统一的整理模式、确定其整理范围等。

2.1 数字化档案整理要有统一标准

数字化档案的整理，要根据计算机处理信息技术的特点，规范数字化档案整理的业务流程和操作标準，规定档案目录、范围、交换格式等，出台一套系统性、完整性、科学性、规范而统一的标准，建立高质量的数字化档案数据库，统一数据库结构及其类型、名称、长度等，以此规范数字化档案建设及其整理秩序，使其在统一标准下进行整理、建档。而且其统一标准的建立必须遵循以下几项原则：

1）完整性原则。数字化档案与实体档案一样，如不及时整理归档，可能会造成信息失散，出现档案不完整的现象，所以，档案整理人员必须及时、准确掌握相关信息，采取有效措施，及时、准确地对数字化档案进行整理、归档，以确保数字化档案的完整性。

2）真实性原则。与实体档案材料不同，数字化档案的生成需要一个过程，如：复制、传输、接收、储存，在这一过程中有可能因为种种原因而产生数字化档案真实情况的改变而造成失真现象的发生。为了避免此类现象的发生，档案整理人员必须端正工作态度，在对数字化档案整理过程中，必须扎实、认真、细心，以保证数字化档案的真实性。

3）保密性原则。数字化档案与实体档案一样，其数据、文字、影像等，无论是对单位还是个人而言，都是具有高度保密性质的，其信息不但会被随意篡改，还会被“电脑黑客”窃取，这些都会对数字化档案的保密性构成应有的威胁。因此，档案管理部门要高度重视，以确保数字化档案信息的流失。

2.2 加强数字化档案整理的基础保障

对数字化档案进行整理，除了一定数量的档案整理人员外，还需要一系列的设施设备，如：计算机、扫描仪、采集卡、光盘、磁盘、互联网、复印机、打印机等，因此档案管理部门应根据数字化档案整理的种类和数量，适量加大资金投入，确定硬件设施的基础保障。同时加大软件开发力度，建立公共信息平台，保证数据库有效、准确运行的同时，规范数据格式和软件操作，从而实现信息的共存，提高信息的利用及共享。

2.3 強化数字化档案整理人才的培养

与其他工作性质不同，数字化档案整理工作，要保证其高度的安全性和保密性，因此，为了做好数字化档案整理工作，必须强化人才队伍建设，加大教育培训力度，促使档案管理人员更新思想观念，提高档案管理意识，通过不断地学习与培训，使其提高数字化档案整理的理论知识和专业技术，从而提高其工作效率和质量，保障数字化档案整理的效率与质量。

3 结语

总之，数字化档案管理是一项复杂而高难度的工作，为使其整理变得更加规范而有序，必须尽快建立统一的数字化档案整理标准，加强基础设施建设，建设高素质的人才队伍，提高数字化档案的真实性和安全性，从而促进档案管理事业的健康发展。

参考文献：

[1] 刘晓明.在高校档案整理工作中如何灵活运用来源原则[J].档案学研究，2006，02：18-20.

[2] 熊豆豆.高校档案整理存在问题及对策[J].中国档案，2016，01：54-55.

[3] 冯宝华.高校档案整理方法改革的思考[J].扬州大学学报（高教研究版），2004，06：78-80.

作者简介：

商桂君（1968-），女，蒙古族，内蒙古赤峰人，本科，馆员，主要研究方向：高校毕业生学籍、成绩、文件档案管理，教师业绩档案管理。