张道荣++邵自银

摘要：物资合同管理是国家电网公司物力集约化的一项重要内容，传统手工记账的合同台账管理模式效率低下，且准确性与时效性较差，仅适合企业发展初期或规模较小时使用，与国家电网公司物力集约化管理要求严重不符，因此必须按照科学的方法，从公司实际业务流程出发，运用信息化手段，建立完整、高效、安全、稳定的物资合同管理系统，加强合同签约及结算业务管控，减轻工作人员劳动强度，提高合同签约结算效率。

关键词：合同台账管理；功能模块；系统建设

中图分类号：F275 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）007-000-02

一、传统合同台账管理存在的主要问题

1.数据安全性较差

传统合同台账是用Excel表格来记录和管理的，维护数据时需对整张表格进行查找、粘贴、复制和手工录入等操作，在这些过程极易污染其他数据，造成数据的篡改或丢失，从而影响合同的正常履行和结算。

2.合同信息不共享

传统合同台账管理无法实现合同信息的实时更新，且无法实现多人同时操作，合同信息不能有效互通，不利于合同信息的汇总分析。

3.工作效率低下

电网物资采购货款由预付款、到货款、投运款和质保金4个部分组成，传统合同管理模式下，所有数据（如签订日期、发票金额、单据收取时间、操作人等）需人工录入，支付金额需手工计算和核对，工作量大却难以保证数据的准确性。

4.风险管控力度较弱

传统合同台账只有单纯的数据记录功能，对错误录入的数据缺少必要的提醒或限制功能，无法校验支付金额的准确性，存在较大管理风险。

二、物资合同台账管理主要内容

1.合同签约管理

物资合同签约是指依据中标结果，应用统一合同文本，在规定时间内完成合同签订工作。及时、规范、高效地完成合同签约工作是确保招标采购结果的刚性执行，规范公司各单位和供应商的履约行为，防范法律风险和商业风险的基础和前提。

2.合同结算管理

物资合同结算是指按照合同约定和实施进度开展合同物资的资金预算申报及支付工作。电网物资合同结算严格按照 “三单”（验收单、投运单、质保单）管理方式，统一合同结算单据，加强物资到货、设备投运、产品质保关键阶段单据管理，加快结算单据验审和流转，准确编制资金预算计划，严格按照合同规定审核资金支付，准确支付合同资金。

三、物资合同台账管理系统主要功能模块

1.中标结果导入模块

中标结果下达后，按照预设的Excel模板将结果集中导入到系统，以此为基础开展后续合同签订、履约及结算工作。导入模板对字段的类型、是否必填项以及字段间的逻辑关系等都做了明确规定，同时保留系统上线前在执行合同的导入功能，确保录入数据的准确性和完整性。

2.合同审核签订模块

合同基础数据导入后，组织供应商进行线下纸质合同的签订，将纸质合同关键信息与系统数据进行比对，审核无误后，勾选对应的合同完成线上审核，系统自动记录下合同签订日期和审核人信息；对于协议库存匹配单，只有对应的协议库存合同完成签订后，才可进行合同签订。审核过的合同进入合同履约结算流程。

3.单据交接管理模块

合同履约完毕后，供应商提交结算单据至供应商服务大厅，大厅人员初审无问题后，在单据交接模块进行登记并打印交接单，双方现场办理单据交接。在本模块大厅人员只需点击操作即可完成单据交接，发票金额、交接日期等交接单内容由系统自动带出，提高了单据交接效率；对于不符合付款条件的则无法登记（如合同未签订、质保期未到和供应商受处罚暂停付款等），从源头上保证了合同结算业务的规范性。

4.合同结算管理模块

合同经办人员对结算单据复核无误后，录入发票校验号，修改发票金额、到货数量等信息（系统默认与合同内容一致，可根据实际情况修改），支付金额由系统根据合同支付方式以及已支付资金情况自动计算，合同经办人只需点击操作即可进行支付申请，保证了合同结算业务的准确性同时减轻了员工工作强度。

图1 单据登记及合同结算业务流程

月度预算提报前，系统自动汇总各合同经办人已申请资金的采购订单，按照预付款、到货款、投运款和质保金四个部分一键生成下月预算；次月中旬根据预算批复结果，点击自动生成支付计划，财务按照支付计划进行支付，资金预算和支付计划都可导出Excel表格并打印，完成线下审核流程。单据登记及结算业务流程详见图1。

5.合同信息查询模块

物资部门作为业务支撑部门，需不定期对物资合同的签订情况、项目类型、资金划分类型等重点数据以及合同应支付情况、实际支付情况、未支付原因等相关信息进行统计和分析。因此系统要具备从项目名称、项目单位、项目性质等多维度进行查询的功能，方便数据的汇总分析。

6.基础信息设置模块

包括角色管理、用户管理、日志管理和供应商管理等内容。角色管理可对不同角色的权限进行设置和调整；用户管理可对用户进行增加、删除、冻结、代理以及密码修改等操作；日志管理可记录和查询每个用户在系统中的操作痕迹；供应商管理则可对供应商进行冻结＼解冻，以及名称、账号、联系人信息修改等操作。

四、角色及权限分类

根据业务需要，系统将用户区分为供应商服务中心工作人员、系统管理员和合同经办人等三类，具体角色定位及权限设置描述如下：

1.大厅工作人员

供应商服务中心工作人员主要负责各类结算单据的登记和交接工作，同时为供应商提供相关合同信息的查询服务。该角色主要权限包括：合同信息查询、供应商信息查询和单据登记交接及打印等。

2.系统管理员

系统管理员主要负责合同基础数据的导入、资金预算及支付计划生成以及供应商、日志等系统基础数据的维护工作，一般为1～2人，主要权限有：合同导入模块、合同信息查询模块、单据交接查询、基础信息设置以及合同结算模块的预算和支付计划生成权限等。

3.合同经办人

合同经办人主要负责合同的签订、单据复核以及结算流程的发起等工作，一般为多人，仅能对其分管的合同进行操作，主要权限包括：合同签订模块、单据交接模块、合同结算模块、合同信息查询、供应商信息修改及查询等。

另，系统保留超级管理员角色，拥有最大权限，系统将权限设置细化到了具体操作层面（如选择、查询、删除、导入和导出等），除超级管理员外，上述三种角色的权限可根据实际需要随时调整。

五、系统建设主要步骤

1.开发前业务梳理及需求确认

调研了解物资合同台账管理现状，梳理主要业务流程，确定主要功能模块，完成系统框架的初步搭建；与业务人员深入讨论和分析对系统的功能需求，进一步细化系统设计方案。

2.系统开发过程

根据前期制定的系统设计方案，实施系统功能建设工作；在系统开发周期每个模块结束之前，对该模块的锁定成果进行严格的里程碑式技术审查，通过用户参与，及时得到反馈信息，验证该模块的成果并及时纠正错误；编写用户操作手册，开展系统操作培训。

3.系统运行阶段

组织系统评审验收，系统正式上线；加强系统的应用，不断总结经验，做好系统运行情况反馈，根据运行结果对系统做必要的修改和完善。

六、结语

物资合同台账管理系统建设以实际业务为蓝本，科学设置功能模块，合理设计业务流程，人机界面友好，实际运行安全稳定。该系统重点加强了物资合同签约、单据交接、预算管理、合同支付以及供应商管理等业务管理，与国网公司ERP和ECP系统相补充，实现了物资合同全流程管控，大大提高了公司合同管理水平和效率，取得了良好效果。

参考文献：

[1]国家电网公司编.国家电网公司物力集约化管理实践与创新[M].北京：中国电力出版社，2015.6.

[2]邱爱军，刘婉澜.运用信息化手段，提高物资合同管理效率[J].科技信息，2013（36）：34-35.

[3]郑绍海.电力企业管理中的物资合同签约以及履约管理[J].山东工业技术，2015（24）.