自动化系统在校园办公的开发设计

2016-04-17彭勰

福建质量管理 2016年12期

关键词：办公自动化办公校园

彭勰

(云南经济管理学院云南昆明 650106)

自动化系统在校园办公的开发设计

彭勰

(云南经济管理学院云南昆明 650106)

随着社会的发展进步，科学水平的不断提高，互联网带人们进入了信息化的时代。计算机网络技术给人们生活的吃、穿、住、行等带来了很多便利。与此同时，校园办公系统也逐渐实现网络化，自动化系统的应用越来越广泛。校园办公自动化系统将多种硬件和软件结合，使用云计算以及SOA技术等，不仅优化了校园网络结构,还提高了信息管理的现代化建设水平。但是，计算机网络是把双刃剑，因为其自身的众多不安全因素，自动化系统在校园办公的开发设计还面临着许多亟需解决的问题。本文将阐明自动化系统的应用意义，论述自动化系统开发设计功能，以及总结自动化系统存在的问题以及解决措施。

校园办公；自动化系统；开发设计；问题；研究

引言

计算机的出现，网络信息技术飞速发展，自动化系统的网络化、信息化已经成为校园办公的必然趋势。校园办公自动化系统从学校的实际情况出发设计研究，有效地利用了信息资源，高效快捷地解决了行政和教学办公问题，减轻了信息管理工作人员的工作负担，提高了办事效率、推进学校现代化建设。

一、自动化系统应用的意义

(一)优化信息资源配置，提高办事效率

首先，自动化系统在校园办公的开发设计突破了传统纸质模式的限制，运用计算机技术进行文档处理，节约了办公时间，提高了办公效率和质量；其次，有利于优化信息资源配置，实现资源整合。减少文件丢失、档案损坏、管理分散致使查找信息不方便等的现象发生，实现各类资源的再利用。

(二)减少校园办公的成本

首先节约了硬件设备的费用支出，自动化系统使打印机、传真机等设备实现共享，大大节省了设备费用；其次，自动化系统的开发应用使文件、通知等信息资源通过校园网传达给各级领导、教师和学生，不用通过印刷纸张下达通知，节省了购买纸张的费用以及印刷的费用；最后，节约了通讯费用，电子邮件技术与自动化系统整合，接受信息者通过电脑就可以获知各种信息。[1]

(三)加强了信息传递沟通，促进各个部门协调工作

在自动化系统的办公模式下，信息传递更加顺畅，突破了时间、距离的限制，各种文件以电子文档的形式储存在电脑上，通过内部通讯和信息发布，用户可以随时随地上网查阅信息，加强了信息的联络与沟通，提高信息的时效性。

同时，自动化系统的应用帮助校园每个部门明确自己的办公职责，杜绝工作脱节、工作推脱、工作延误错办等现象的发生，促进各部门加强信息共享协作，提高整体效率和管理水平。学校领导可以通过自动化系统综合各个信息、了解校园事务、加强工作监督，制定适合学校发展的战略决策。[2]

二、自动化系统的整体设计以及校园办公开发的功能

(一)自动化系统的整体设计

校园的办公系统一般设立在办公室、行政局、图书馆等设施中。学校通常根据实际情况，将教学楼的网络连接在一起，建立多级网络结构。自动化系统涉及学校的各个办公部门，根据部门不同的工作性质分为独立的自动化管理系统子模板，有利于提高各个部门的工作效率并促使各部门相互监督，协调工作。

在硬件和软件配置方面，学校从学生的角度出发多方位考虑，选择较高的服务器配置。内存较大，硬盘容量充足，并给各个工作站分配 100M 网卡来共享资源。现阶段大部分学校的自动化操作系统配备了 Windows8或者 Windows10系统，保障网络的稳定性和网速的流畅性。[2]

(二)自动化系统校园办公开发设计的功能

1.日常行政办公。自动化系统可以帮助学校处理日常事务，比如行政部门的人力资源管理工作，记录学校里所有人员的人事信息，如教工人员、学生、其他工作人员的基本信息，教工人员的任职年限、工资奖金信息，学生有无记过处分等等。将各类信息汇总集合上交至行政处进行保管，工作人员可以通过自动化系统对信息进行必要的修改、删除操作，相关用户也可以上网查询相关信息，认证学籍、进行评教工作等等。

2.教学工作管理。学校要根据自身实际教学情况开发设计自动化系统，对教学工作进行系统的分类和管理,学科的教学目标以及学生要重点掌握的知识点。

3.通知、文件的传达。校园办公开发设计的自动化系统具有发布通知、保存文件的功能。用户可以根据自己的权限查询相应上报的文件和上级办公室发布的信息，及时了解校园资讯。上报的文件除了系统管理人员外不允许其他人员修改，一定程度上保障了文件的安全性。[3]

4.学生事务管理工作。校园办公自动化系统储存学生各方面的资料，包括学生的奖罚情况、学习档案、考试成绩记录、综合测评等等。相关技术人员在使用自动化系统进行学生事务管理工作这方面时要记录好信息来源，整理各项数据,提高学校的管理水平。

5.记录学校教室使用情况。自动化系统开发教室管理功能，包括教室使用管理、考场管理、会议室管理、办公室管理等等。系统中存放学校内部和外部的会议记录、考场安排记录、教师任职记录,并由系统管理员进行日常的维护与管理,系统管理员应该由学院办公室相关负责人担任。各用户可以在用户端査看到各会议室、教室的使用情况、预定情况等；学生可以查阅哪个教室在哪一时间点上课，进行课程的学习或者查阅教师所在办公室号、教工号，对相应教师进行评教工作。

6.记录学校的资产情况。自动化系统可以管理学校的资产，通过计算机减少人员清算的差错。学校要利用自动化系统对学校固定资产的信息进行严格保密，并对信息进行分类汇总，资产评估，保持收支平衡。

三、自动化系统存在的问题以及解决措施

(一)自动化系统存在的问题

首先，学校缺乏自动化系统的管理人才，不能很好的从技术上解决支持信息的网络安全问题。许多学校还没能意识到网络因素的不稳定性会给计算机信息安全造成威胁。他们只注重自动化系统的开发建设，而不注意进行保护。其次，计算机本身就是一个复杂的操作系统，它的程序类型众多，经常出现操作系统漏洞、黑客入侵、木马程序、账号入侵等问题。给档案文件信息的保存带来了严重危害。

(二)自动化系统问题的解决措施

首先，学校要加强自动化系统工作人员的信息安全意识、提高信息管理的素质水平。人才是自动化系统网络安全的保障和基础。学校应定期组织管理人员进行培训，学习计算机可能存在的安全隐患以及应对的措施、自动化系统开发研究的功能等等。以培养更多的适应互联网时代下，自动化系统管理工作需要的人才。其次，学校要增强计算机网络安全保障技术，比如防火墙技术、访问控制、入侵检测技术、数据加密、信息备份与恢复技术等。同时，也可以使用一些网络产品，比如DG图文档加密、VPN系统、安全管理中心、电子签证等产品。