陈正娇（文山学院 办公室，云南 文山 663099）



高校声像档案工作思考

陈正娇
（文山学院 办公室，云南 文山 663099）

摘要：高校声像档案是高校档案的重要组成部分，其管理水平可以直接折射出高校的管理水平，但由于载体的特殊性，在收集、鉴定、保管、统计和利用等过程中，问题重重。文章从高校声像档案管理存在的问题入手，探索声像档案管理的有效途径。

关键词：高校；声像档案；规范

档案作为历史的真实记录，其真实性、原始性决定了其凭证作用与参考作用的不可替代性，可以让我们“以史为镜”“以史明志”。［1］作为高校档案的重要组成部分，高校的声像档案在高校的建设和发展中有着不可替代的地位。

一、高校声像档案的定义、种类、特点

（一）高校声像档案的定义

高校声像档案是指高校在教学、科研、管理等活动中形成的有保存价值的，以影像、声音等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。以照片、录音带、录像带、光盘、唱片、影片等形式存在。

高校声像档案分为照片档案、光盘档案、录音录像档案三种。

（三）高校声像档案的特点

1.直观形象。声像档案以声音和影像直接记录学校或与学校有关的重大活动场景，将这些珍贵的历史原貌生动、形象、逼真地再现，相较纸质档案的单一，更加生动鲜活地承载着学校的历史沧桑。

2. 特殊性。声像档案依赖感光材料、磁性材料等特殊载体存在，因此，其功能、处理程序、保存环境、使用方法等都具有特殊性。

3. 补充性。声像档案是特殊载体档案的一部分，以其独特的形式诠释着档案的文化和价值，所蕴藏的文化底蕴甚至比文书档案更具有说服力和感染力，相较其他载体的档案而言，有着不可替代的补充功能。

二、高校声像档案的作用及意义

相较纸质档案，声像档案具有同样的历史凭证、科研、参考等作用，其具备的艺术欣赏、宣传教育等作用是纸质档案无法比拟的。高校声像档案通过逼真的形象、丰富的画面和真实的视听效果将学校历史直观形象、生动地呈现出来，使学校历史再现过程更加真实、全面。因此，声像档案在高校的对外交流、招生宣传、校史展、校园文化建设、文化传承等过程中的作用不可替代，对高校的建设和发展意义非凡。

三、高校声像档案管理存在的问题

（一）重纸质档案，轻声像档案

1839年，法国人达盖尔发明了银版摄影法，同年8月19日，在法国科学院与艺术院联合会议上，由法国巴黎国立天文台台长阿拉贡作摄影术报告，宣布摄影术诞生。摄影术的诞生，开启了人类历史的新篇章，以其独特的形式记录人类历史，声像档案产生。但一直以来，相较历史源远流长的纸质档案，声像档案不管是管理还是利用，都被束之高阁。高校档案部门的重心都在纸质档案的保管和利用，没有重视声像档案，这种“重纸质档案，轻声像档案”的心态，十分不利于声像档案的收集、保管。［2］

定义：指对病毒、一切细菌繁殖体(包括分枝杆菌)、真菌及其孢子等有杀灭效果，同时对细菌芽孢(致病性芽孢菌)也有一定杀灭作用的制剂。

（二）声像档案完整性堪忧

凡属归档范围的声像资料，和纸质档案一样，必须按时按质按量向本单位档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为已有或拒绝归档。但大多高校的声像档案缺乏行之有效的规章制度作为保障，即使有，也因各种原因无法按照制度严格执行，导致许多珍贵的声像资料散存在各职能部门内部甚至个人手中；许多涉及声像资料的工作人员没有声像档案意识，不会在第一时间对已形成的声像资料附注文字说明，有的工作人员甚至直接将个人工作中形成的声像资料据为己有，不愿上交，导致档案馆（室）收集工作难度大，声像档案完整性差，无法实现集中管理。

（三）声像档案安全性堪忧

声像档案的特殊性，决定了其处理环节和保管条件的特殊性。声像资料移交档案室之前，被各职能部门或个人遗失；移交至档案室的声像资料因没有专门的声像档案库或库房温湿度等条件无法达到感光材料、磁性材料的特殊要求，以致声像档案发黄、粘连、脱磁受损；声像档案依赖计算机等介质识别，决定了其易更改性，因服务器、计算机病毒、人为操作失误等一些不可控的不定性因素损坏声像档案，甚至致使声像档案丢失。

（四）声像档案信息化进程缓慢

高校的声像档案要想利用现代网络实现信息资源的共享目标，其数字化的实现是信息资源共享的第一步，但大多高校的声像档案仍然以其最原始的状态封存于学校的档案馆（室），有的高校的声像档案甚至散存于各职能部门，没有实现集中统一管理，特别是年久的银盐感光材料照片档案尤为突出，没有经过加工处理，根本不具备数字化、信息化的基本条件，因此，声像档案数字化、信息化遥不可及。

（五）声像档案利用难

因缺乏系统科学的管理，声像档案的查找利用仍然以手工目录查找为主。声像档案数量多，其中，年代久远的银盐感光材料照片档案、数码照片档案的目录无法等同文书档案的目录，不能在第一时间确认档案内容，而是必须以确认实物为准；录音、录像档案的查找更是耗时费劲，工作人员往往要在较长时间的音视频档案中查找某一句话或某一段录像，不得不将音视频从头查听、查看，才能捕捉到所需内容，工作量之重可想而知。如此一来，查全查准率极低，严重影响声像档案的开发利用。

四、应对高校声像档案管理的有效途径

（一）提高各层人员对声像档案的认识，完善声像档案管理规章制度

要想真正做到高校声像档案管理的创新进步，首先要加强档案管理人员的管理意识。［3］只有各层人员对声像档案的重要性认识到位了，规范的声像档案管理制度才能出台，声像档案工作才有强有力的后盾保障。首先，领导要重视声像档案工作，统筹部署，把其提上学校工作的议事日程，将此工作列入档案专兼职人员岗位职责，并督促专业人员建立健全声像档案管理规章制度、档案人员继续教育制度、考核奖惩激励制度，严格执行领导责任制；其次，档案馆（室）工作人员要加强自身业务学习，熟悉撑握声像档案相关知识，积极争取领导支持和各相关职能部门的配合，采取行之有效的宣传手段将声像档案的重要性扩广，让其形象深入广大师生中，并对相关人员定期开展业务培训，总结管理经验，努力完善声像档案的管理制度，并以身作则严格执行，务必实现声像档案的集中管理；再次，所有涉及声像档案的人员，首先必须明确：凡属归档范围的声像资料必须按时按质按量向学校档案部门移交，任何个人不得据为已有或拒绝归档，并不断学习声像档案相关业务知识，做好其收集、归档、技术处理、移交等工作，时刻牢记自己是声像资料形成的第一人，自身的拍摄、录制水平会直接影响声像资料的质量，因此，学无止境；最后，学校教师个人所形成的能反映学校历史原貌的声像档案，也要积极发扬奉献精神，主动上交，为学校声像档案馆藏添砖加瓦，学校档案馆（室）亦要确保其安全和完整，消除声像档案物主的各种顾虑。

（二）声像档案的规范、标准管理

要确保收集、整理、鉴定、移交、入库检查、保管、统计利用等每一个过程的规范化。收集阶段，是声像档案工作的重中之重，齐全完整的声像资料是丰富声像档案库藏的前提和保证；整理和鉴定阶段，除了鉴定其保管期限属于永久保管或者定期30年定期10年，对文字说明部分能否完整地概况整件声像档案的内容又有所指地突出重点的鉴定十分必要，并以件为单位进行保存，忌不同的主题归入同一件；移交入库过程中，要逐件确认每一件内容，凡与目录有偏差或有破损情况的，不得入库，发现问题，要及时究其根源，并积极补救；保管过程中，禁止使用不达标柜子、文书档案柜等存放声像档案，严格执行《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）中对底片、胶片、照片的温湿度及其它相关库房标准，磁性载体必须避开30奥斯特以上的磁场，并且必须确保底片册、录音、录像带、摄像带立放，每一盒之间间距不小于3 毫米；利用统计过程中，必须坚持禁用原件原则，尽量用复制件；积极创造异地保存条件，避免无法预见的突发事件对声像档案安全及完整的威胁，做到两份异地保存，一份提供利用；在管理过程中，声像档案管理人员要定期检查声像档案内容，发现损坏，及时采取补救措施；除此之外，要向专业媒体，如报社、电视台等学习专业的声像档案管理知识，并及时培训相关人员，使声像档案从资料的形成源头到管理利用尽量的标准化、规范化。

（三）声像档案数字化迫在眉睫

档案数字化是指通过计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等手段，把各种载体的档案资源转化为数字形态存储的、计算机可识别和处理的信息，并加以存储、组织、检索、维护的过程。［4］高校声像档案的数字化，特别是许多年久的、珍贵的反映学校重大历史事件的馆藏声像档案的数字化，从其寿命角度、完整安全角度出发，确保了档案寿命的延长，纵使经历岁月风霜的洗礼，仍然能完整安全地存在，并为高校的发展提供高效便捷的利用，亦解决了声像档案对存放库房的环境、胶片磁带等特殊载体质量的高标准严要求等问题；且随着网络技术的迅速发展，信息服务手段相较传统的服务方式已将其便利性、高效性等特有优势充分发挥出来，声像档案工作要适应新的发展要求，服务理念和手段必须跟上新时代的发展，因此，声像档案数字化的实现已迫在眉睫。

（四）声像档案信息化势在必行

网络办公环境下，对声像档案服务途径有了新的要求和标准，改变传统声像档案复杂、低效、每次利用有损原件的服务途径已是时代发展的必然要求，因此，依托现代网络发展技术，建立高校声像档案信息平台，切实加强高校声像档案的信息化建设势在必行。要实现声像档案信息化，首先，信息的传递、交换、共享都要依赖信息网络和数字化设备才能实现，因此，基础设施必须到位，否则一切都属于天方夜谭；其次，高校要改变对从事声像档案工作人员的学缘结构的陈旧认识，除了要聘用熟悉声像档案业务的专业人员，更要引进熟悉信息技术处理与应用的复合型人才，他们是信息化过程中应用系统开发的技术保障者、是声像档案信息资源库的建设者、是信息资源利用与共享中资源安全、网络安全的守护者，在声像档案的管理利用中起着不可替代的作用；目前，各高校校园网建设虽参差不齐，但数字化校园建设都已深入人心，声像档案工作者可以借助校园网，建设和完善声音档案的宣传工作、收集工作、利用工作等平台，为构建完善的声像档案网站奠定基础，最终实现声像档案的信息化。声像档案信息化的实现，是网络环境下，实现为广大师生、社会构建一站式服务的必然途径，因此，其建设和发展已刻不容缓。

（五）声像档案数字化、信息化安全问题不容小觑

高校声像档案数字化、信息化为高校的资源共享带来便利快捷的同时，其安全性亦受到了各种威胁：例如，声像档案数字化涉及外包服务的高校，服务机构的信誉、加工设备加工系统加工场所的安全性、网络环境与数据载体、双方移交过程等不论哪一环节处理不当，都会对声像档案原件及信息数据的安全造成威胁；磁盘、光盘等存储介质的物理特性，决定了声像档案信息的不稳定性；对可读工具计算机的依赖，又受计算机服务器、计算机病毒、人为操作等不可控因素所威胁；信息传输过程中，传输介质的开放，木马程序、病毒、黑客等更是有机可乘；国内信息技术与国外信息技术、信息安全技术和信息应用技术发展的严重不平衡，对数据和信息的安全都是隐患。因此，学校领导、档案部门、档案人员及技术人员在声像档案数字化、信息化之初就要严肃对待上述相关安全问题，并根据学校实际，提前制定相关安全规范以防患于未然；对磁盘、光盘等存储介质要定期检查；计算机的操作与维护、木马程序、病毒的查杀，黑客攻击信息系统造成其瘫痪的有效应急预案等工作都是声像档案数字化、信息化实践中不可轻视的问题。基于当下国内信息技术、各高校声像档案数字化、信息化发展不平衡的现状，高校声像档案的数字化、信息化还有很长的路要走，笔者呼吁档案界同仁要迎着新的挑战，在工作实践中，努力提升自己，为做好声像档案工作打下坚实的基础。

综上所述，声像档案是高校档案的重要组成部分，其特有的利用价值，是推动教育事业发展不可缺少的信息资源，档案部门应该加大对声像档案工作的宣传力度，健全和落实归档制度，积极主动地开展声像档案的收集、整理、归档等各项业务工作，卓有成效地推动高校档案工作沿着健康的方向发展。［5］

参考文献：

［1］ 陈正娇.对民族档案编研中田野调查的几点思考［J］.文山师范高等专科学校学报，2009（3）：24-26.

［2］ 连颖.试论声像档案价值鉴定［J］.档案学研究，2012（1）：85-88.

［3］ 杜鹏鹏.高校声像档案管理模式创新研究［J］.金华职业技术学院学报，2015（1）：21-23.

［4］ 杨洁，周铭，马丽.近十年高校档案馆声像档案数字化研究综述——以期刊论文为中心［J］.云南档案，2015 （1）：49-52.

［5］ 冯兢.高校声像档案工作的改革设想［J］.兰台世界，2007 （9）：21-22.

（责任编辑 查明华）

The Thoughts of Managing Universities Audiovisual Archives

CHEN Zhengjiao
(School Offi ce, Wenshan University,Wenshan Yunnan 663099, China)

Abstract:The audio-visual archive is the important part of university archives. Its management can directly refl ects the level of university management. However, due to the special nature ofuarchives carrier,there are many problems in the process of the collection, identifi cation,storage and utilization of audio–visual archives management. The paper from the problems ofarchives management of the universities audio–visual start, explores the effective ways of audio–visual archives management.

Key word:university; audiovisual archives; specifi cation

作者简介：陈正娇，女，云南宣威人，文山学院办公室馆员，主要从事档案学研究。

收稿日期：2015 - 10 - 28

中图分类号：G275.6

文献标志码：A

文章编号：1674 - 9200（2016）02 - 0086 - 04