文/吉林省双辽市档案局 田红臣

档案管理工作是一种重要的国家战略资源，档案数字化管理已成为档案管理部门必须强化的一项重要工作。企业档案是在业务办理过程中形成的对业务办理过程的记录，具有很强的专业性。数字化管理是国土资源档案管理今后的方向，本文阐述了档案数字化管理的优势，重点分析了档案数字化建设存在的问题及对策措施，对加强档案数字化建设有着重要参考价值。

一、档案的管理和利用中存在的问题

通过分析我们可以看出，企业档案在开采信息资源中占据着不可或缺的重要地位，在企业的发展中也具有举足轻重的作用，但是由于各种各样因素的限制，档案在其开发利用和管理工作中都存在着很多问题，这极大的限制了档案价值的充分发挥。总结其原因，主要有以下几个：一是，企业档案室的资源不够丰富，档案的归档不够完整、系统，不能满足相关生产和管理的需求，这就对档案信息资源的利用积极性产生了消极的影响；二是，档案管理缺乏专业的人才，这直接导致其在管理中有很多薄弱环节，缺乏创新意识，不能创造出高质量的工作成果；三是一些档案管理人员认为档案信息的作用不大，或者在工作中只注重档案的整理和收藏而忽略了档案的利用等，在工作中持有消极、被动的思想和情绪，这对档案资源的开发和利用带来了不良影响。

二、档案管理和利用工作的开展措施

（一）档案管理要采用现代化的方式。企业档案管理的现代化主要体现在其管理思想的现代化、管理手段的现代化等方面，其中从管理思想上来说，档案信息资源的管理首先要获得领导的高度重视和支持，并采取一系列政策性措施增强各部门的群体档案意识，将各个部门与档案管理部门之间的关系理顺清楚，灵活的利用材料，彻底改变在传统档案管理工作中只注重档案管理而忽略了档案的利用的缺陷，使档案信息库能够充分发挥自身在档案管理中的全部职能作用和提高服务质量的重要作用。随着信息科技的发展，在未来的档案管理中，档案管理信息系统应该充分考虑将办公自动化与档案管理充分融合起来，通过先进的科学技术促进档案管理数字化和现代化的共同实现。另外，从管理手段上来说，现在企业档案管理的现代化程度正在不断地提高，以计算机技术为核心的档案保存技术已经得到了广泛的应用，并在档案的整理、查阅以及网络平台上的互相交流等方面起到了积极的作用。通过计算机为基础，将档案分类输入可以实现共享，这不仅能够有效的节省档案的保管空间，同时还可以实现高效、方便、快捷、准确的检索，可大大提高传输效果和档案信息处理效率。

（二）健全档案管理体系，完善管理制度。档案具有数量大、门类多、专业性强、涉及面广、收集难度大还有利用率高等特点，正是因为这些特点的存在，我们在进行档案管理的时候要始终以科学、完善以及高效为目标。档案管理体系的建立可以通过分层的方法来实现，可将其分为领导、管理还有整理这三个层次，每个层次的工作都由不同的部门和人员负责。同时还要加大企业对档案管理的投入，从基础设施方面为档案的管理提供夯实的条件，并且还要定期组织管理相关的人员参与档案管理知识的培训课程，进一步促进档案管理工作的现代化和科学化。另外，在管理制度方面，首先要对归档的范围、移交的时间等进行明确的规定，以保证归档资料的及时性和完整性；其次要采用奖惩制度，对管理好的人员和部门给予相应的奖励。

（三）加强档案信息资源的宣传和交流。企业档案室在日常的工作中要不断的对档案宣传体系和交流体系进行完善，这对于提高档案的利用率具有积极作用。从档案的宣传来说，企业应积极开展多种不同形式的讲座、座谈会还有报道等对信息系统和检索途径的介绍，通过这种方式提高档案室工作人员、领导还有管理人员等的档案意识。从档案的交流体系方面来说，在当今时代，有效的运用信息资料是科研成果以及其他各种信息资料等获取效率的决定因素，再加上现在产业发展速度飞快，技术和信息的更新速度也是日新月异，因此在企业的档案管理中应该打破封闭的管理方式，而是应该在企业和企业之间建立通畅的交流途径和体系，定期进行档案信息资源的共享，以弥补档案资源不足的缺陷，这对于促进企业的进展具有积极意义。

三、结论

简而言之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。

[1]乔丽.民营企业档案管理数字化转型的问题与对策[J].兰台世界,2011(2).

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