陈嘉勇 严潮斌 周 婕 贺 轩 （北京邮电大学图书馆 北京 100876）

高校图书馆信息化管理研究*
——以图书馆门户网站改版为视角

陈嘉勇 严潮斌 周 婕 贺 轩 （北京邮电大学图书馆 北京 100876）

目前国内高校图书馆新一轮门户网站的改版缺乏顶层设计。通过分析高校图书馆普遍存在的信息孤岛现象，以及目前图书馆管理系统的局限性，借鉴产业界信息化管理的成功经验，从高校图书馆门户网站改版的实际工作中出发，设计出的符合高校图书馆需求的图书馆实体模型和信息化管理模式，以资源利用率、服务满意率和馆员贡献率的提高为目标，不断推动高校图书馆信息化管理模式的实践和优化。

图书馆门户 高校图书馆 实体关系模型 信息化管理

1 引 言

随着近年来互联网的飞速发展，高校师生获取学术资源的习惯发生了巨大变化，纸质图书借阅量逐年降低，电子资源使用量不断升高，高校图书馆面临着前所未有的挑战。面对用户习惯改变的现实，高校图书馆一方面需要打造更舒适的馆舍环境，吸引师生入馆学习研讨，另一方面，需要针对高校自身的学科领域整合图书馆的资源与服务，并通过新版的门户网站来推出图书馆资源与服务体系，将用户从Google学术等平台拉回到承担高校学术资源门户作用的图书馆门户网站上来。

图书馆的理论需要信息技术的推动，情报学也因此应运而生。如今互联网时代信息技术的飞速发展不仅丰富了情报学理论和方法的应用，也推动着各行各业的信息化管理进程。高校图书馆也要适时搭上互联网的快车，以门户网站改版为契机，对图书馆的资源与服务体系进行顶层设计，对图书馆的实体进行归纳设计，对业务流程进行优化重组。更重要的是，高校图书馆需要进行管理模式的转型和变革，要从对看得见的图书和阅览室的管理，逐渐过渡到对看不见的海量电子资源的管理，并且调动馆员的积极性提供深层次的学科服务，以提高图书馆资源利用率和馆员贡献率，从而辅助高校教学科研产出实现最大化，这样才能提升高校图书馆的核心竞争力，打破图书馆“消亡论”的预言。

2 现 状

2.1 前端门户网站改版

Web 1.0时代诞生的传统高校图书馆门户网站还历历在目，它们将图书馆的主要资源和服务入口分栏列在图书馆网站首页上，网页多以静态页面为主。当新一轮高校图书馆门户网站的改版热潮开始后，旧版图书馆门户网站将写入历史，并以“旧版链接”的形式放置在新版门户网站的某个角落。

目前许多高校图书馆的新版门户网站已经陆续上线，如国外的斯坦福大学图书馆［1］、北卡罗莱纳州立大学图书馆［2］，国内的清华大学图书馆［3］、北京大学图书馆［4］、厦门大学图书馆、武汉大学图书馆、中国人民大学图书馆、北京理工大学图书馆、南京大学图书馆、南开大学图书馆等，这些新版门户网站首页多以知识发现平台为主打，对资源与服务的划分更加清晰，页面经过了专业美工设计，用户体验有了大幅度提升。

通过仔细考察斯坦福大学图书馆门户网站可以发现，其各级页面链接规范，整体性强，网站不止用于信息发布、介绍与链接到图书馆相关资源和服务，还从各个维度揭示资源，并将服务细分并关联到部门和馆员，让各部门馆员的后台管理工作呈现到网站前台。相比较而言，国内图书馆门户网站虽然在用户体验上得到了加强，但是大部分网站只是为了改版而改版，虽然大部分页面是动态生成的，但是仍然只起到了新闻公告等内容的发布以及链接到资源与服务入口或其他系统的作用，网站后台只提供给网站维护人员使用。虽然从表面上看国内部分高校图书馆网站已经能和国外知名高校的图书馆网站相媲美，但是从前端门户网站背后的顶层设计以及图书馆信息化管理和运营上来看，国内图书馆网站多以内容管理系统为基础架构，缺乏对图书馆进行深入的实体分析与设计以及业务流程的优化重组，国内高校图书馆仍有许多需要思考和提升的空间。

在门户网站的建设过程中，路线之争也是图书馆需要面对的实际问题，技术部一般主张以技术为主导，信息咨询部、读者服务部等服务部门则一般主张由需求引领技术。本文认为后者的产品思路更可取，以需求来推动门户网站的分析与设计，汇总来源于图书馆各部门和馆员的需求，再对图书馆的各种实体进行分析设计，以综合考虑后台的管理与前台的展示。在技术层面，不论选择自主研发，还是基于Drupal等开源软件，技术研发已不再是问题。

2.2 后台管理系统研发

在互联网时代，各行业公司的门户网站改版都是一次对公司业务流程进行优化重组和管理模式变革的重大举措。同样，门户网站是高校图书馆面对读者的主要窗口，其前端是与用户接触和互动、与馆舍并重的窗口，用于对外发布信息和展示资源与服务，其后台应是图书馆内部的管理系统。图书馆应整体设计门户网站的后台与前端，整合图书馆的相关系统以及各部门存在的信息孤岛。

企业的现代化管理模式与企业的信息化有着紧密联系，有了专业化的管理信息系统作为支撑，才能保证企业在竞争环境下高效率地运转，并且实现生产率、人员贡献率和利润率的最大化。产业界的信息化管理也曾经历过由新闻发布、OA（Office Automation，办公自动化）等系统过渡到专业化管理系统的过程，其经验值得高校图书馆借鉴。企业资源规划（Enterprise Resource Planning，简称ERP）是制造业青睐的系统，一般从物流的角度关注业务，对把货物存放到仓库里到对销售订单的处理进行有效的运营。

不同于以“产品”为中心的制造业，服务业主要关注人力资源，目的是要对不同专业技能的服务人员进行合理调配，以实现人员贡献率的最大化。近年来，业界提出了专业服务自动化（Professional Service Automation， 简称PSA）的概念，并称之为面向服务业的ERP［5］。然而服务业极为分散，将某个标准的应用软件应用于所有的服务机构显然是不现实的，也很难想象快餐店、航空公司、咨询公司和会展公司可以使用同样的系统去支持各自不同的业务流程。尽管如此，服务业有着类似的基本工作模式，专业服务自动化存在着一个庞大的市场。

图书馆的管理系统起步比较早，重点关注资源的加工，有代表性的是集采访、编目、流通、OPAC等功能为一体的主要针对图书、期刊等纸本资源的MILINETS图书馆自动化管理系统［6］。但是其近几年没有及时跟上时代的步伐，朱明和胥伟岚对国外图书馆管理系统做了研究述评［7］，鄂鹤年和Jane探究了国外图书馆管理系统的研发现状［8］，他们发现图书馆的更多系统将重点放在集成，而没有全盘考虑图书馆信息化管理和门户网站的顶层设计，而且忽略了馆员作为人力资源的价值。图书馆作为高校的资源保障中心和信息服务机构，可以成为馆员面向高校师生提供专业能力的知识密集型机构，也属于服务业的范畴，应借鉴在竞争环境下的服务业的成功经验，打造符合自身需求的管理系统。

图书馆学主要解决信息组织的问题，文献分类和主题标引是其重要的研究方向，MILINETS等系统发展了数十年，正是顺应了图书馆学研究，并且解决了图书馆对纸本资源管理与检索的实际问题，成为了图书馆的必备系统。然而，随着近年来电子资源的普及，以及对馆员要求的不断提高，图书馆作为高校的服务机构，应将信息组织的范围延伸至电子资源、基础设施、馆员等资源和服务数据，并对相关的实体进行设计和分类，实现图书馆的信息化管理。图书馆门户网站后台的管理系统要做到的不止是让馆员对新闻公告等信息进行管理和发布，还需要对图书馆的馆藏、基础设施和馆员等多方面的资源进行管理和运营，对图书馆基于馆藏资源和基础设施为高校师生提供的服务进行受理和管理，让各部门对图书馆遇到的问题或危机进行预警和处理，以及对最重要的人力资源——馆员的贡献度进行量化考核。

3 实体模型设计

在图书馆的日常工作中，时常会遇到一些问题，问题描述和责任部门如表1所示。

表1 高校图书馆日常工作中常遇到的问题

这些问题的存在往往是因为图书馆各部门、馆员之间存在着数据孤岛，许多业务数据都以非结构化或半结构化的Word和Excel文档形式存在于每位馆员的办公电脑中，或以纸质形式存档，而馆员之间的沟通则通过电子邮件及其附件的形式传递相关的文档，工作效率低下，有时还无法知道哪位馆员有某文档的最新版本。对高校图书馆的查收查引、科技查新等服务来说，用户需提交纸质申请，来馆多次才能获得报告，用户体验较差，而馆员在受理服务时，需要人工按照模版出具报告，在年末需要根据纸质文档人工统计工作量，并且在下一年不方便查询馆员的历史工作记录，无法为后续的工作提供参考。高校图书馆的门户网站中大部分为静态内容，微信中的信息主要由人工编辑，而非从后台中调用结构化的业务数据，若干子系统未整合，需读者多次登录。

针对以上问题，高校图书馆应该发挥图书馆学所擅长的分类、编目等，以门户网站改版为契机，自底向上调研和分析图书馆的需求，进行图书馆管理系统的顶层设计，像对图书馆的纸本资源进行编目一样，来对图书馆本身的实体进行“编目”。本文根据北京邮电大学图书馆的实际情况，在图书馆门户网站的页面设计过程中分析出图书馆的实体和关系。

以图1所示的读者服务部的组织机构页面为例，页面中显示了部门的负责人信息、所属的总分馆、部门的办公地点分布、部门和下辖的阅览室的开馆时间、部门提供的服务以及相关馆员的联系方式，从中可得出如下页图2所示的部门、阅览室、开馆时间、服务、馆员、办公室、总分馆等实体及其之间的关系。

从图书馆的组织机构、馆藏与服务布局、服务页面、数据库导航、资源类型导航、学科分类导航等各个角度分析出的实体和关系经过归纳整理之后，可设计出图书馆的实体关系模型，如下页图3所示，图中也将MILINETS等系统考虑在内。

图1 组织机构前端页面

图书馆实体关系模型的最理想情况是能够同时应用于图书馆的后台管理系统、前端门户网站以及微博、微信客户端等平台，打造高校图书馆领域的专业服务自动化和信息化管理模式，如图4所示。图书馆通过后台对图书馆实体进行管理，并对服务进行受理；通过前端对资源与服务进行展示，同时也是服务申请的入口；微信作为一个微型的门户网站，可以让用户通过简单的文本输入、菜单点击或跳转对资源、服务进行查询，同时可以和微博一起向用户推送图书馆最新动态，提供咨询服务。

图2 组织机构页面的实体与关系

图3 图书馆实体关系模型

图4 图书馆实体关系模型应用于管理后台、门户前端和微服务客户端

4 管理模式研究

高校图书馆信息化管理的实践必然带来图书馆管理模式的转型和变革，要从对馆舍、纸本资源的管理，逐渐转变到对海量电子资源的管理以及对馆员的管理和运用。高校图书馆作为高校的资源中心和信息服务机构，与服务业有着类似的基本工作模式：馆员拥有某种特殊专长技能，工作任务可以根据项目或课题进行安排和管理，馆员可以被调派，可以去不同学院进行资源推广或学科服务等工作。学科服务是各高校图书馆都在主打的服务，这种服务正是以项目或课题为运作中心，以馆员为核心资源，提供培训、情报分析、学科分析、科研规划与管理相关的专业服务。本文基于符合高校图书馆需求的实体关系模型设计出高校图书馆的信息化管理模式，如图5所示。

图5 高校图书馆信息化管理模式

图书馆实体关系模型支撑着图书馆各实体的数据，为高校图书馆的信息化管理奠定了基础。在图书馆实体关系模型的基础之上，图书馆管理系统还需要文献实体关系模型来支撑高校机构知识库的构建，从高校学者的科研成果中挖掘出他们的学术信息需求［9］。此外，业务流程引擎、角色权限机制和业务集成接口也是图书馆管理系统框架的组成部分。在图5的系统框架层之上，馆员日常的管理工作需要来自各部门馆员的协同办公，由工作流程驱动，或来自社交网络模式、邮件提醒等。协同工作模式将助力高校图书馆的馆藏资源、咨询服务、人力资源、学科服务、信息发布和日常办公管理以及门户网站建设工作，实现各部门业务电子化，提高馆员工作效率，并记录下业务数据和馆员贡献；让部门间信息共享，协同办公，拉近部门间的距离，告别信息孤岛；将查收查引、科技查新等服务流程优化，提升用户体验。馆领导以及各部门主任可以通过定期对图书馆管理系统中的数据进行资源利用、服务满意、工作量、设备使用和科研成果的报表分析，来实时地对图书馆的情况进行动态掌控，最终实现资源利用率、服务满意率和馆员贡献率的提升。

5 结 语

企业在竞争环境下在不断探索信息化管理模式，高校图书馆需要借鉴产业界的经验，加快信息化的步伐。本文从高校图书馆门户网站改版的实际工作中出发，总结、分析和设计出符合高校图书馆需求的图书馆实体模型和信息化管理模式，在今后图书馆的日常工作中，我们将以资源利用率、服务满意率和馆员贡献率的提高为目标，不断推动高校图书馆信息化管理模式的实践和优化。

［1］Kott K. Library Website Redesign Project［EB/OL］. ［2014-05-20］. http://lib.stanford.edu/redesign.

［2］Library of UNC［EB/OL］. ［2014-05-20］. http://library.unc.edu/.

［3］范爱红， 姚 飞， 姜爱蓉. 清华大学图书馆新版网站的设计特色与读者调查分析［J］. 大学图书馆学报， 2011（5）: 66-69.

［4］义 刚， 聂 华， 韦成府， 等. 新信息环境下用户需求驱动的图书馆门户设计与实现:以北京大学图书馆为例［J］. 大学图书馆学报， 2014（1）: 71-77.

［5］Professional Services Automation［EB/OL］. ［2014-05-20］. http:// en.wikipedia.org/wiki/Professional_services_automation.

［6］高 嵩， 马自卫. MELINETS:一个崛起的中国图书馆自动化信息网络系统［J］. 现代图书情报技术， 2000（1）: 8-11.

［7］朱 明， 胥伟岚. 2003—2012年国外图书馆管理系统研究述评［J］. 图书情报工作， 2013（9）: 129-134.

［8］鄂鹤年， Jane B. 图书馆管理系统的现状和未来［J］. 大学图书馆学报， 2013（4）: 69-73.

［9］Chen Jiayong， Xiao Ming， Li Guojun. Research of Academic Information Service Platform for University Based on Academic Information Needs［J］. Geomatics and Information Science of Wuhan University， 2012，37（1）: 124-128.

陈嘉勇 男，现工作于北京邮电大学图书馆，馆员，研究方向为数字图书馆、文献计量学、管理信息系统。

严潮斌 男，北京邮电大学图书馆馆长，副教授，研究方向为科学哲学、信息管理。

周 婕 女，北京邮电大学图书馆信息咨询部主任，副研究馆员，研究方向为信息素养教育、数字图书馆。

贺 轩 女，现工作于北京邮电大学图书馆，馆员，研究方向为数字图书馆。

Research on the Informatization Management of University Libraries——Taking the Redesign of the Library Portal as an Perspective

At present， a new round of the redesign of the university library portal is lack of the top-level design. Through analyzing the limitation of current library management systems and the information isolated island phenomenon that is ubiquitous throughout university libraries， drawing lessons from the industry's successful experience of the informatization management， library physical models and the informatization management mode which meet the need of university libraries are designed from the actual work of university libraries 's new website portal. It will take the resource utilization， the service satisfaction rate and the contribution rate as the goal to promote the practice and optimization of the informatization management of university libraries.

Library portal； University library； Entity relation model； Informatizatiion management

G250.7

B

2014-10-13 ］

*本文系北京高校图书馆2012—2014年科研基金项目“高校图书馆学术信息服务平台的研究与建设”的研究成果。