梁惠志

摘 要：随着医院逐渐进行工作流程的改革，医院也在逐步加大电子化程度的建设，越来越多的医院逐渐的将医生的工作用电脑进行代替，以及用网络进行传输，同时依赖电子信息系统将患者在医院进行就医的全部信息存档备案。本文通过阐述目前医院在工作工程中电子档案管理中存在的问题，同时分析原因并提出相应的解决对策，为医院电子管控提供参考性意见。

关键词：医院档案；电子档案；管理问题；对策

1 电子档案的特性

电子档案是以代码形式记录于磁带、光盘等载体，通过计算机系统进行读取并可在网络上进行传输的文件。通常情况下，电子档案的存放并不固定，可以在网络间相互传输，并且可在载体间相互复制，具有极大的便利性。而其本身由于是数字化形式存在的，与人们交流所用的语言、文字都有着巨大区别，因此，只能通过计算机进行快速的转换、读取。另外，由于计算机工作仅仅是依赖于各种指令的程序化进行，在工作过程中不会自主辨识操作的安全性，因此，电子档案的增加、改动、删除也变得极其容易，并且修改过程可以变得毫无痕迹，给电子档案保管工作带来较大的难度。

2 医院电子档案管理现状及问题

2.1 对电子档案的认识存在一定局限性

以往医院都是以纸质单子进行流程办理，相关的档案也以纸质形式贴上封条放在档案室里存放。档案既无法公布社会，服务人民群众，也无法进行有效的社会监督和发挥档案管理的社会价值。随着市场经济体制的不断建立和商品经济的不断发展，人们的价值观念也在发生巨大变化，部分人已经意识到了档案信息在社会生活中的重要性以及所带来的社会信息价值的巨大变革，因此，也在积极的促进进行电子档案的管理。然而，仍有部分人为档案属于私人物品或公司行为记录，不能进行公开，更不能用电子档案进行存档。

2.2 档案管理標准化建设进展缓慢

档案管理标标准化建设是档案管理过程中的重要内容，是实施系统档案管理的关键点。由于对档案管理的认识不足，导致很多医院从成本方面考虑不愿意进行档案管理方面的建设，依然在延续传统的档案管理方式，这就使得档案管理电子化受到影响，使医院的档案管理建设进展缓慢，标准化、规范化建设难以实现。

2.3 计算机技术尚未大规模应用于档案管理

由于电子档案都要大量使用计算机等电子设备，从成本以及人员使用情况方面考虑，许多部门未配置计算机，导致医院在档案管理过程中，一部分使用电子档案，一部分使用纸质档案，再有，如档案管理人员未受过关于使用和保存电子档案的系统教育，不能娴熟使用电子档案软件，将会不能充分发挥计算机技术在档案管理中的作用，同时，电子档案与纸质档案都不能充分利用，在保存方面存在重复以及保存混乱的情况。

2.4 对以往电子文件的忽视

目前，医院的电子档案往往只进行一次的记载，不能有效的将个人医疗记录进行有效的整合，导致医院的病例记载往往存在很多份，造成电子档案信息较为零散。在针对个人病例统计方面也无法进行有效的统计，个人也无法进行查询等服务。而以往的病例记录往往对个人病情判断和诊治有着很大帮助。

2.5 信息安全与保密问题

在医院目前所建立的电子档案管理系统中，由于电子档案处于相对封闭的环境下，仅仅实现了存放的功能，没有与外界进行联网传输或者对外可进行查询等服务，对档案的使用需求极小，档案的安全性相对较高。然而，在内部的管理方面，由于没有足够的层级、权限的设定，档案的安全管理实际处于松懈状态，底层医护人员能够比较容易接触到档案。除此之外，部分已实行电子档案的医院在医院档案系统管理方面也存在诸多的网络安全问题。通过存在病毒的电子程序能够将电子档案进行破坏、删减、篡改，甚至使医院电子档案系统及医院计算机网络系统瘫痪。

2.6 电子档案的原始性、真实性、完整性问题

电子档案由于具有修改无痕的特性，因此也会导致电子档案的原始性、真实性和完整性受到影响。传统的纸质文件，其内容往往是无法修改，及时修改也必然会留存痕迹，这种纸质文件比较容易辨识，可以通过其原始性来判断其真实性。而对于电子档案而言，由于其保存的形式已经发生了质的改变，转换成另一种形式存在，因此在原始性方面和真实性方面则需要更加复杂的技术来进行判定，其难度也随之增大，即使借助专业技术往往也难以判定其真伪。

2.7 电子档案存储栽体的特质与缺陷

电子档案存储在存储介质中，其保存特性就与存储介质的性质有着巨大的关系。

（1）温度，计算机系统中的电子元件往往都比较怕高温环境，在高温状态下，容易造成电子元件的寿命减短，使保存介质损坏，造成档案的损失。

（2）湿度，由于计算机使用很多金属构件，在较为潮湿的环境下，容易是金属锈蚀，元件性能发生改变。

（3）灰尘，计算机元件是比较脆弱的，由于其带电工作，其静电吸附作用导致元件会吸收灰尘，而灰尘又会阻碍元件的散热性能，导致元件工作异常。

（4）磁场和机械振动。档案存档元件往往是有磁性物质，而在磁场中，存储元件中的磁性物质就会与磁场发生作用，发生磁性消退或消失，使记录数据发生变化造成数据损坏。

3 医院电子档案管理对策措施

3.1 电子档案管理的原则

（1）规范性原则

规范性原则是医院建立档案管理系统的基础原则。由于建立档案管理系统要依赖于计算机系统，而计算机系统又是执行标准化的程序及语言。为了使计算机更易于识别，同时使后续的档案更易于使用，在进行医疗档案生成时使医生更容易操作，因此要建立标准化、规范性的要求。这样就能充分利用电子化信息平台，避免因档案信息的类别不一致而造成档案管理系统存储资源的浪费。

（2）可靠性原则

档案管理不仅要存储时要安全、可靠，在使用时也要安全、可靠。因此，档案管理系统的建立要重点考虑其可靠性。档案管理系统依赖于计算机系统，因此其可靠性也依赖于计算机系统。在建立过程中，要特别注意计算防护，严格按照要求进行档案管理系统的设置，并且对于使用者权限的设置更要重点考虑。另外，要建立有效的备份机制，无论从硬件上，还是软件程序上，都要进行备份，保证系统的整体冗余度。

（3）高效率原则

医院的电子档案管理系统是为了使医护人员在使用过程中更加的便捷、准确、快速。不能因为用了电子档案，而造成患者就医过程的麻烦，也不能使医护人员在医治过程中受到计算机的阻碍。在建立时，要重点考虑使用者的整个环节，充分考虑效率和可靠性。

3.2 电子档案管理策略

（1）建立统一的电子文件档案归档基本结构标准。

电子档案管理系统在建立前根据档案归类的整体情况来设计分类标准、归类形式和数量、权限层级、使用功能等情况综合考虑，并且各个环节都要围绕着电子档案的使用便捷性和安全性来设计，这样整个系统就依赖于一套完整、统一的电子文档系统，因此，这套系统要基于一个统一的文件管理存档标准。

（2）档案管理工作提前介入电子文件档案系统的设计

电子档案管理系统是从档案管理系统中逐渐的改变而来，是随着科技、信息化水平的不断提高而产生的。电子档案管理系统是为了管理者更好、更便捷的管理档案，也是在提高档案的使用性。因此，电子档案管理系统依然要延续着档案管理的功能，而在电子档案管理系统建立过程中，要不断的对电子档案管理功能进行检验，在设计前也要提前了解清楚档案管理工作的内容，这樣，档案管理工作提前介入电子档案管理系统的设计才会使电子档案管理系统在使用初期就与原有方式无缝对接。

（3）加强立法解决电子文件法律效力问题

档案的功能其中之一就是用来查阅，并根据其内容来证明或说明以往某件事情。随着电子档案的逐步建立，增加人们对于电子档案的认可度需要提高人们对于电子档案的信任度以及其权威性，但是，由于电子档案具有修改无痕的特性，因此，为了达到其真实性、凭证作用，就必须加强电子档案管理系统的可靠性，并明确管理权限，同时可以借法律的权威性来加强电子档案管理的力度和认可度。

（4）采取切实可行的信息保护措施

档案的作用不容小觑，因此，电子档案管理系统不仅要提供保护电子便捷实用的功能外，还要保证电子档案的安全性能。目前电子档案主要是在入口、传输和实用过程中进行篡改和丢失，因此要在这几个方面进行重点的防范，例如，可采用签署技术、授权技术、加密技术、身份验证、防写入、备份设置等进行电子档案的安全措施，这些技术对档案管理系统的真实、性、可靠性都有着重要意义，可以很好的防止对电子档案管理系统的非法操作。

（5）重视和加强对档案管理人员的培养

随着电子档案的逐渐增多，电子档案管理系统也在不断的进步，电子档案管理需不断的加强。为了维护档案管理系统的稳定，需有多方面的人才协同合作方能达到目的，例如，计算机人才、行政管理人才等。各级政府及档案部门，要重视和加强对档案管理人员素质、职业道德的培养，一方面，多渠道引进专业技术和管理人员，使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。

4 结束语

医院电子档案是随着医院逐渐电子化办公的产物，是医院管理水平和社会进步的产物，医院的档案关系到医生与患者治疗过程中的数据记录、资料存档、查阅等，同时由于医院是关系人民生命安全的机构，因此，做好医院的档案管理工作具有非同寻常的意义。随着医院信息化建设的不断普及和加强，电子档案的管理和利用也将更加快捷高效，档案资源得到安全、可靠的保护，从而促进社会经济建设的稳步发展。

参考文献

[1].中国建筑工业出版社.建设电子文件与电子档案管理规范[M]北京：中国建筑工业出版社.2007.12

[2].胡广伟，吴云.电子政务服务能力管理理论与方法[M]北京：科学出版社.2014.1

[3].刘萌.文书与档案管理[M]北京：电子工业出版社.2010.1

[4].王番宁.规范医院电子病历档案管理[J]经营与管理，2011（12），56-57

[5].张兴文，李林波，王晓丽.加强医院电子档案管理的对策探讨[J]中国医学装备，2009（12），26-27

[6].杨亦军.关于加强医院电子信息档案建设和管理的思考[J]广西医学，2010（4），495-496