闫秀红

摘 要：人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分，本文通过讨论人事档案工作的重要性，挖掘分析了我国目前人事档案管理存在的一些问题，从而提出了一些人事档案管理工作中的一些对策，以期使人事档案管理更好地适应信息时代的需求。

关键词：人事档案管理；人力资源管理；存在问题；对策

人事档案是社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字，表格及其他各种形式的历史记录。它具有现实性、动态性、真实性、机密性的特点，是历史的、全面的考察了解和正确选拔使用人才的重要依据。

1 人事档案的作用

人事档案是历史的真实记录；是人才信息的重要载体，是管好人才进而用好人才的基础。是培养造就高素质干部队伍的关键。现代单位为了做到知人善任，选贤举能，全面准确地了解员工，通常会将考察现状与查阅档案材料中的思想言行，业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合，考察其德、能、勤、绩等情况，从而全面准确地了解个人情况，为提高选人用人公信度，形成充满活力的选人用人机制，促进优秀人才脱颖而出；坚持“党管人才”原则，加强干部人事队伍建设，完善干部人事工作机制，为人力资源的正确选拔和配置发挥着重要的参考作用。

人事档案的参考作用是单位的识人、选人、用人等工作中不可忽视的作用之一，而档案的凭证作用则对员工个人的切身利益和需历史凭证才能解决的问题中也发挥着不可小视的作用。

人事档案对个人来说，无论是就业、考研、公招、公考、出国政审，还是职称评审、社会保险、入党入团，退休手续办理以及各项证明的出具等等手续都将以档案材料的审核为重要依据。

由此看出人事档案作用的发挥得意于档案能真实客观地反映个人的本来面貌。

2 真实性是人事档案的生命

人事档案真实性是发挥作用的基础和赖以存在的前提。人事档案内容的真实性直接关系到新形势下，人事档案工作如何与时俱进，加快发展，如何更好地为发现人才、选拔人才、加速人才培养、合理配置人力资源服务。关系到组织部门对人才的评价、培养和使用；涉及到贯彻落实党的干部路线；关系到每个员工作切身利益和政治前途。

人事檔案建立后，不是一成不变的，它是根据形势的发展和各个历史阶段对每个人才实际表现的记载不断补充内容的过程，并随人员的流动而流动，因此人事档案始终处于“动态”之中。档案材料的归档就成为档案形成部门及个人维护档案真实、全面、完整的关键所在。

随着我国市场经济的建立和发展，人事档案的价值在一些人眼中弱化了，对此重视不够，出现档案材料不齐，档案信息不准确等现象。

我们将存入市人才服务中心管理的数百份档案转回院统一管理，并对其进行了集中整理、装订，编号入库上架等工作。

在整个的工作过程中暴露出档案中存在的问题很多，明显地反映出对人事档案的认识不到位、重视度不高。如：学籍材料、入党入团材料缺失；个人填写的各种表格随意性大，在一个人的档案中出生日期前后出现了四、五个版本，时间差出4年，有的人档案中参加工作时间填写的各式各样，学位授予决定拿在个人手中不及归档，有的履历表、在校学习成绩总表不盖等，严重影响了档案的正常利用，也会对个人发展带来影响。档案中工作经历不清晰，就会影响到工龄的确定，信息的不一致，组织对人才的选拔，间接反应了一个人的诚信度，随意性可以看到一个人的做事态度。为此提高认识，转变对人事档案的重视度，是建立完整、真实、全面的人事档案信息的保证。

3 维护档案的真实性助推人事制度改

为了规范干部人事档案材料收归档工作，确保公道正派地选人、用人提供真实、全面的档案信息，为维护干部的合法权益提供真实可靠的信息依据，助推人事制度改革。2006年中组部针对档案中出现出生日期不一致问题，下发了《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》（组通字[2006]41号）明确指出“对个别干部的出生期，档案记载与户籍不一致的，应当以干部档案和户籍档案中最先记载的出生日期为依据”。2009年中组部又下发《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发[2009]12号）进一步规定了归档范围，明确了人事档案材料收集工作要求及责任。

档案工作并非只是档案部门的工作，还档案的完整性、真实性还需方方面面的支持，需要全体员工的共同努力。真实性是档案工作的生命，只有还档的真实可信才能真正为各项工作提供可信度高、信息全的人事档案。才能为人事制度的改革发挥应有的作用。为员工需求服务好。

4 当前人事档案管理人员在人事档案管理工作中存在的问题

1、思想道德素质落后。据了解，人事档案管理人员除了具备一般工作人员的基本条件外，应有的特殊知识修养、技能修养等方面的要求并不高。由于这种意识的存在，使他们的思想道德素质严重的跟不上工作发展的需要。这是因为，知识修养、技能修养好不好，关系到人事档案管理称职不称职的问题。现在事业单位的人事档案管理人员在这些方面都做得不够好，在一定程度上束缚了其工作能力的进一步提高，使人事档案管理人员不能从正确的角度来看待问题，从而对工作造成许多不利影响。

2、人事档案管理不够规范。事业单位的人事档案管理工作，主要是工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料的工作。但是，由于相近的公文重复与立卷组合比较杂乱，这给人事档案管理工作带来了巨大的麻烦，使工作既没有秩序，管理又不够规范，而且也不达标。此外，一些事业单位的人事档案数字化程度不高。比如，很多单位只是将个人基本情况、及本单位制作的材料输入计算机，对单位以外收集来的材料，如：个人材料复印件等，由于输入工作量较大，通常不被录入计算机；另一种情况，由于纸质档案容积有限，按《干部人事档案材料收集归档》规定，评定专业技术职务（职称）时干部本人写的论文、技术报告、技术设计图纸、毕业设计、答辩记录、入学通知书、创造发明说明书、科研成果文件材料、著作、译著和获奖论文等内容均不归入本人档案。总而言之，要提高事业单位的人事档案管理质量，就必须人事档案管理工作规范化。

5 提升人事档案管理在人力资源管理中作用的策略

1、切实提高档案管理人员的素质。在现代化水平不断提高的当今时代，旧的管理模式已不能适应现代人力资源管理的需要。在引进高素质人才充实到档案管理部门的同时，要注重对现有人员的培训，全面提高档案管理人员的素质，使他们能适应新形势下的新要求；让他们增强服务意识，改变过去坐等上门的被动方式，积极主动与各部门沟通协作，及时有效地提供各种信息，更好地为人力资源管理服务。

2、加强沟通与信息传达，有效发挥人事档案的存在价值。人事档案管理员要与单位管理者加强沟通，形成默契，人事档案管理员要及时把研究过程中发现的异常信息和情况反馈给领导和决策者，为领导和决策者在做出人力资源可持续发展决策时提供参考依据。领导者和决策者应当对研究成果充分信任，对需要进行调整和决策的信息，应立即做出决策，实现人事管理员和人事档案的存在价值。

3、加强人事档案的时效性和現代化管理。人事档案应根据时代的变化及现实情况的需要，不断把心新产生的有关个人经历的材料有选择地及时补充道人事档案中去，增强人事档案信息的时效性。人事档案工作应摆脱旧有模式，改变手工操作，大力引入现代科技手段，实现自动化、网络化和文档一体化，传统档案以纸质为介质，占用空间大，保管环境要求高，随着计算机网络的普及，应充分利用这一平台，将个人档案资料输入计算机，形成数据化的档案资料，并在单位内部局域网上建立平台，形成资源共享。

4、提高信息化水平和研究水平，综合思考全方位掌握。人事档案管理工作是一项信息科技含量较高的工作，要不断提高人事管理的信息化水平，要将人事档案的相关材料及时录入电脑系统，同时注重挖掘和使用各种系统分析软件，对人事档案中的各个要素进行全面准确的分析。同时加快人事档案科学化、现代化进程。随着时代的发展，档案材料越积越多，传统的管理模式势必会给查找档案带来诸多不便，容易延误时间，且出错率较高。建立人事档案现代化信息管理系统势在必行。

总之，人事档案在人力资源管理过程中起着非常重要的作用，它是识别人才、选拔人才、使用人才的重要依据。科学的人事档案管理能促进人力资源的开发和使用。人事档案管理必须适应现代化管理的要求，积极拓展服务职能，为人力资源开发提供强有力的保障。

参考文献

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[2]王新亚.解析当前人事档案管理存在的问题 [J]. 办公室业务. 2011 （10）

[3]陈小芳.学校人事档案管理的三个转变 [J]. 办公室业务. 2011 （07）