浅议总编室出版合同管理

2015-03-20张新娟

传播与版权 2015年4期

关键词：总编室合同管理

张新娟

浅议总编室出版合同管理

张新娟

[摘要]出版合同是著作权人与出版社就作品出版而达成的协议，是双方在出版活动中的法律依据。本文从实务角度分析梳理总编室在执行出版社出版合同管理制度和流程方面应该发挥的职能及可以采取的措施，以期对总编室出版合同管理工作有所帮助。

[关键词]总编室；出版合同；合同管理

[作者]张新娟，国防工业出版社。

出版合同管理是指出版社在签订和履行出版合同过程中所进行的组织、指导、监督等管理活动。在未设立专职合同管理部门的出版社，总编室担负着出版合同的管理职责，保证出版社的经营行为合法有效。结合笔者出版社工作实践，本文对总编室在执行出版社出版合同管理制度和流程方面应该发挥的职能以及可以采取的措施进行探讨。

一、审核

目前大多数出版社与著作权人签署的图书出版合同属于格式合同，出版社根据《中华人民共和国著作权法》（简称《著作权法》）等相关法律及行业惯例已预先拟定主要条款，双方只需对一些个性事项进行约定即可。这些个性项目包括作品名称、著作权人、署名方式、著作方式、稿酬标准及其他需要特别约定的补充条款等，是总编室在履行出版合同审核职能时需特别关注的地方。

（一）确定著作权归属，审核实际签署人及相关材料

根据《著作权法》，著作权既可以属于创作作品的作者，也可以根据法律规定或合同约定属于其他自然人、法人或组织；既可以独立享有，也可以为两个或两个以上权利人共同所有；既可以通过创作原始取得，也可以通过许可使用、继承等方式继受取得。因此，总编室在审核合同时首先要考虑作品的著作权归属，根据著作权人的不同类型来审查相关材料，并注意合同的实际签字人是否合法有效，是否符合出版社相关规定。除著作权属于单独作者的情况外，实践中要特别注意以下几种情况的处理：

（1）著作权人为两人或两人以上，委托著作权人之一作为代表与出版社签署合同的，要重点关注实际签署人能否出具由全体著作权人签字的授权委托证明以及签订合同行为是否在授权范围和期限内。

（2）著作权人委托著作权人之外的第三方作为代表，与出版社签署合同时，同样要审查是否具备全体著作权人签字的授权委托证明及签订合同行为是否在授权范围、授权期限内。

（3）著作权人为被许可使用方，如论文集的会议主办单位、期刊合订本的期刊社等，这种情况下，要核定这些单位是否持有许可使用合同及合同约定的范围。一般来说，论文集的征稿启事如果明确了征稿将用于出版，征稿启事可以代替许可使用合同。

（4）著作权人为法人或者其他实体组织的，应提供相应的著作权证明材料，如委托创作协议、著作权人与作者之间的劳务合同等。

实践中，以无营业执照的工作室、编委会、项目组等形式进行创作的情况非常普遍，这些组织通常比较松散，存续不稳定，难以确定责任承担者的范围。笔者认为，这种组织的创作，本质上仍然属于自然人合作创作。为避免发生纠纷时无法界定责任主体，笔者所在的出版社规定，签订出版合同时，应避免约定著作权属于某工作室等非实体组织。笔者认为，这对出版社、工作室都是最佳选择。

（二）审核作品署名及相关材料

作品署名可以是对作品拥有著作权的自然人、法人或者其他组织，也可以是著作权人之外的第三方；可以是著作权人真实姓名，也可以是著作权人笔名或者网名。除了对作者的署名顺序、署名位置、编著形式等进行审核外，总编室在审核下列几类合同约定的署名方式时需特别注意相关材料的齐备：

（1）作品署名为著作权人之外的第三方或者出现第三方，如审校人员，总编室要核实著作权人是否同意，还要确认署名的第三方是否同意，是否提供书面的署名许可材料。

（2）作品署名如为“本书编委会”“某工作室”“某创作中心”或者其他类似非法人组织，实际著作权人应出具署名许可材料，对署名“本书编委会”的，总编室还要提醒编辑注意在书中提供编委会名单。

（3）作品署名为著作权人笔名或者网名，著作权人应该提供以真实姓名签署的笔名或者网名的说明。

（三）审核是否授予信息网络传播权

对处于数字化转型阶段的国内各出版企业来说，获得信息网络传播权授权是出版社能够开展数字出版业务的前提条件。出版社一般以格式条款的方式要求著作权人授予此项权利，但随着作者权利意识不断提高，很多著作权人在与出版社签署合同时，以补充条款或补充协议的方式排除了此项权利的授予，这种情况如果过多，势必给出版社数字出版战略的实施埋下著作权隐患。因此，总编室要向编辑说明此项权利的重要性，对确实不能获得授权的作品做好汇总登记。

（四）审核稿酬支付方式及标准

首先，要审核合同约定的稿酬条件是否与选题申报时的条件一致，如果条件变更，应逐级报有关领导审批；其次，要审核稿酬支付方式及标准是否符合出版社相关规定；此外，对多作者的出版合同，还要审核稿酬的分配原则和领取办法是否符合规定。

（五）审查格式条款之外的补充条款是否规范

审查合同时，应对格式条款之外的由编辑与著作权人议定的补充条款予以仔细推敲，防止前后表述矛盾、词义含糊不清的文字出现，确保合同补充条款准确无误。例如，笔者在审核合同时，不止一次地看到如下或者类似的表述：本书首印无稿酬，如能重印则按百分之几的版税率结算稿酬。遇到这种情况，必须提请编辑明确，图书重印后是从第1册开始支付版税，还是只结算重印部分的稿酬，并在补充条款中予以确认。

（六）审查合同签订的形式要件

除了合同内容，总编室还要对合同形式要件进行审核，包括签订流程是否合规、条款填写是否完备、有无涂改现象，等等。工作中，笔者常常发现合同签订时间、联系方式被忽略不填的情形，影响合同的严肃性和效力，可以说，形式审查对出版合同的规范管理同样至关重要。

二、归档与信息采集

（一）原件归档

合同签署后，总编室要按照书号或者合同号对合同原件进行统一归档管理。笔者所在的出版社通过书稿档案对出版合同原件进行统一管理，除出版合同，其他与出版相关的合同，如委托创作合同等均纳入书稿档案进行管理，合同原件的借出、查看等均要严格履行手续，确保对合同原件的规范管理。

（二）信息采集

随着信息管理系统在出版行业广泛应用，出版社对出版合同进行信息化管理变得便利且必要。通过系统软件，将所有出版合同内容进行信息汇集、整理、分类、分析，处理后所获得的数据信息能够比较客观地反映经营情况，经过专业分析得出的结论可为社领导提供决策依据，更重要的是，合同内容的信息化管理使得总编室对签署后的合同履行情况跟踪变得方便、快捷。

三、监督履行

合同归档后，总编室还需要对合同履行情况进行跟踪，发挥管理部门监督履行的职能，对未按约定履行合同的作品定期汇总、整理，将相关信息通报相关事业部及责任编辑，督促尽快履行合同，消除潜在的违约风险，提高工作效率。实践中，下列情况需要予以重点关注。

2.3 晒种：在玉米播种之前利用晴天上午十时至下午三时前晾晒3～5天，可灭菌防病，激化种子酶活性，也有利种子吸水。

（一）著作权人未按约定时间交付“齐、清、定”稿件

按约定时间向出版社交付符合要求的稿件是著作权人的主要义务，出版合同对稿件交付一般都有详细明确的约定，责任编辑作为合同承办人，应该及时督促作者按约交稿。实际工作中，由于各种原因所导致的作者不能如期交稿的情况屡屡发生，这时候总编室作为管理部门，需发挥提醒、督导的职能，对未按期交付的作品进行跟踪，或督促尽快交稿，或根据约定办理合同终止等相关手续。

（二）作者署名、作品名称等发生变化

图书出版过程中，因各种因素可能导致原项目的作品名称、作者署名等与合同约定不一致。总编室要及时掌握变化情况，督促编辑主动与著作权人签署补充协议，列明改动的内容，以保障合同的延续性和有效性。

（三）出版社未按约定时间支付稿酬

按照约定向作者支付稿酬是出版社承担的主要合同义务之一，一般由责任编辑在图书出版后一定时间内提出支付申请，总编室、财务部门予以办理。如果编辑疏忽，未按约支付，就会使出版社存在违约风险，总编室应及时提醒编辑在合同约定的期限内向作者支付稿酬，避免违约纠纷的出现。

（四）合同期限是否届满

图书出版合同一般都有期限约定，期限届满后，出版社不能再行使授权作品的专有出版权。现在很多作者基于对自己著作权的保护，对合同有效期越来越重视，要求也越来越高。反而是很多编辑对此没有给予足够重视，按作者的要求随意缩短有效期。工作实践中，很多编辑重视组稿签约，却很少关注已经签署的合同是否过期。特别是当约定的合同期限较短时，责任编辑在重印时如不注意，很容易造成侵权。因此，总编室在编辑提交重印申请时，应核对合同是否还在有效期限内。