基于信息化的高校财务报账流程及内部控制分析

2015-03-18常熟理工学院丁克岗

财经界(学术版) 2015年18期

常熟理工学院丁克岗

一、前言

参加高校经济活动的经办人，获得相应的发票或者收款收据，按照规定填写相应的报销单，经相关负责人审核之后，凭本人及相关人员的签字和报销凭证到财务部门进行经济消费的报销，这就是高校财务报账。但财务报账需要有严格的内部控制制度进行监督和监察，需要有严格的报账流程：报账人要持准确的报销凭证，经相应部门审核、签字后，报送财务部门；财务人员对报销单和报销凭证进行核对，确认准确无误后，对报账金额、报账时间、报账内容和报账人等进行严格准确的记录。

二、目前高校财务报账流程中出现的问题分析

（一）高校资金来源渠道比较多，导致报账难的现象

目前国家对高校的政策支持以及扶持自主办学，高校的资金来源渠道有很多，如：政府的拨款与扶持、学生的学费、科研经费的项目拨款、社会力量的赞助等。多方资金来源渠道容易导致财务状况的混乱。在报账过程中，报账业务的完成要经过一系列领导的审批签字，过程较复杂，同时高校领导一般多项事务缠身，报账人员需要投入大量的时间和精力来完成报账手续，就形成了报账难的局面。很多高校为了保证报账账单的安全性和真实性，反复核对，而报账人员就需要耐心等待，导致报账效率低下。

（二）报账过程中信息化程度不够，导致各部门之间的协调不到位

我国一般高校的规模都比较大，而报账流程中涉及教职工薪酬的发放、教学设备物资采购资金的支付、后勤资金的投入等各个方面，各个部门都有属于自己的信息库，但在报账过程中缺乏信息的流通和资源的共享，审核人很难及时的了解财务收入支出状况，从而增加报账时间。

（三）报账信息不够准确

众多高校缺乏一套完善的报账项目分析表，使教职工对报账的内容和流程没有一个充分的了解和正确的认识，因此在报账过程中会出现原本不该报账的项目却被上报等现象，这样不仅浪费审核时间，也浪费教职工的时间和精力。

三、高校财务内部控制现状分析

（一）对财务内部控制体系认识不够

在国内不少高校的领导往往只注重发展教育事业，导致对财务管理的内部控制不到位，执行力度不够。高校虽然不需要追求经济利益，但在发展过程中需要财政的支撑。财政是保障高校顺利运行的基础，而有些领导往往看不到财政在高校发展过程中所起到的重要作用，没有建立起相应的财务内部控制制度，缺乏管理，导致财务部门对财务的监督监察制度也不够完善，不能做到财务的认真核算，在财务报销过程中也不能严格按照报账流程行事，使许多管理制度和管理条例仅仅流于形式。

（二）内部控制制度不够完善，缺乏完整的监督监察体系

一些高校的领导以权谋私，比如在招收新生过程中贪污受贿，给学校的声誉造成不良的影响。例如会出现部分教师因为考试、奖学金、助学金以及荣誉证书的授予等问题收取学生贿赂等现象，这些现象都是由于学校财务内部控制制度不健全，没有完善的监督检查体系而造成的。

（三）经济责任制没有得到认真的落实

由于高校的内部控制制度不够完善，所以在管理过程中存在着很多漏洞，以致近年来高校贪污腐败、携款潜逃现象屡有发生，不仅损害学校的经济利益和名誉，还阻碍学校教育事业的继续发展。

（四）高校会计师的地位不受重视

有些高校认识到了经济责任制对高校正常运行与发展中的作用，建立并积极落实经济责任制。但在财务管理过程中，对会计师的地位和作用不够重视。一些高校缺乏专门的会计师职务，是由会计专业的教师兼职处理学校的财务事务。这样其专业性就不够，身兼数职，也不能及时准确的处理财务方面的相关事宜。

四、做好高校在财务报账流程上的财务内部控制工作

作为高等教育机构，高校往往都比较重视教育水平和学生的就业率的提高，而比较忽略内部的管理，导致了财务内部控制制度不够完善，没有确立起监督监察机制，达不到责任的有效追究等多方面问题的出现。面对这些问题，高校需要不断地创新工作方法和管理模式，加强制度建设，充分运用现代化的信息技术，加强内部控制体系的建设，保障高校财务工作顺利开展。

（一）充分利用先进的科学技术，做到信息化管理，完善内部控制体系

目前高校都有自己的信息管理系统，要及时做好系统的优化和更新，报销人员在报账的同时，通过某种操作，系统会自主对这些费用进行归类整理并做好编码标记，避免重复录入。

高校要及时组建内部的信息化服务平台，将学校的多方渠道收入及日常生活中的水电费等都纳入到信息化的管理平台中，在报销过程中便捷的查出真实的消费情况，保证报账的透明化和真实性。这需要财务部门工作人员对计算机系统有全面的认识和掌握。

同时高校要做到师生共同监督，比如各种形式的奖学金和助学金的发放，为了保证这些资金都顺利发放到学生手中，就需要学校将所有的信息进行串联，形成相应的互动模式，学生收到补贴之后按照流程登录信息管理系统进行信息反馈。这样财务管理部门和各级领导对学生反馈的信息进行核实，不仅优化了财务报销流程，还完善了高校的内部控制体系。

（二）做好高校财务报账的流程控制

高校要结合校内的管理体系的具体情况，做好财务报账的流程分析，严格按照流程进行财务报账。具体流程图如图1（以教学设备财务报账为例）。

（三）加强财务监督监察体系建设

在报账过程中，高校要建立起完整的监督监察体系，严禁虚报、假报等现象的出现，一旦发现，要进行严肃处理。

高校要进行报账制度的建设，明确规定哪些费用是在报账范围内的，哪些费用不予以报账，做到有法可依，按规章制度行事。

同时高校要保证报账制度和报账体系的科学性，做到分工明确，哪一方面的经济消费报账归谁负责都要清楚明了，做到条理清晰。做好报账制度的监督监察管理，发现有造假行为，要及时加以制止，并给予一定的惩罚，加大惩罚力度，做到执法必严，通过监督促进高校报账的流程化。

图1 高校教学设备财务报账流程图

（四）加强并落实财务预算

由于很多高校都是一年进行一次财务预算，在预算过程中难免会出现一些方面考虑不到位、期间会出现变化等问题，进而导致预算没有任何意义。因此，在财务管理过程中，做好分阶段预算就显得尤为重要。准确预计每一个阶段可能会落实的项目，并对项目开支做好提前预算、合理规划。在项目实施过程中，严格按照预算进行，强化内部控制，保证以最低的消费取得最高的效益，不可有太大的超支现象。

（五）充分认识财务报账制度和内部控制的重要性，加强财务工作者素质的培养

财务制度是高校正常运作的基础，高校领导一定要加强对财务报账制度的认识，从而配合财务工作人员做好报账流程和报账法规的策划与拟定。同时，财务工作人员要提高自身的知识素养和道德修养，提高自己对信息系统和技术的掌握和使用能力，加强自己预算能力的培养，将高校对财务专业知识培训落到实处。提高自己的思想道德水平，做到依法办事，在财务问题上不可投机取巧，徇私舞弊，包庇违法犯罪行为。