陕西省第二人民医院 夏军 汪媛 高远哲

对账是财务工作中非常重要的环节，是确保会计信息质量、降低会计舞弊风险的一项重要措施。但由于大部分企业、事业单位对会计对账的重要性认识不足，导致实际操作中不能按照必要的程序以及科学的方法进行对账，从而致使部分单位形成了会计管理领域对账率普遍偏低的现状。一日不对账，事小危害大，对账工作敷衍了事的背后，隐藏了财务工作的隐患，耽误了解决问题的时机，对单位的发展会造成不良的影响。

一、对象与方法

PDCA是以循环法作为开展质量管理活动的一种科学工作程序，广泛应用于各个领域并卓有成效，也日益受到了各企业、单位管理者的关注与重视。PDCA循环法分为四个阶段：计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）、处理（Action）;共八个步骤：研究现状找问题、分析影响因素、确定主要因素、拟定改进措施、执行改进措施、核查成果、总结分析、发现新问题并进行下一循环（图1-1）。

2013年12月，陕西省第二人民医院开展以运用PDCA循环管理模式全面提高医院质量管理活动，医院财务部门经过严格的自我审查，发现对账环节中存有突出问题——较低的出纳与会计对账率，该问题严重影响了医院财务管理质量，隐匿了潜在的财务资金管理问题。为解决该问题计划财务科成立专案小组，全面启用PDCA循环程序严格按照PDCA管理方法，对存在问题进行剖析、提出并落实对提高出纳与会计对账率的工作。

图1-1 PDCA循环法模式图

（一）计划组织（P阶段）

1、确定主题

医院财务部门运用脑力激荡法找出目前工作中存在的各种问题，总结分析后发现最突出、最紧迫、直接牵动财务工作质量的问题——较低的出纳与会计对账率；利用专题会议法论证PDCA循环法提高出纳与会计对账率的可行性；采用数据分析法得出2013年度出纳与会计最高月对账率为69.6%，最低月对账率为40.9%，平均对账率仅有57.6%（表1-1），说明提高出纳与会计对账率的工作亟待加强。

表1-1 2013年出纳与会计对账率统计表

2、计划拟定

专项工作具体实施路线图如下（图1-2）

图1-2 实施路线图

3、原因分析

（1）影响因素

针对出纳与会计对账率低的问题，首先采用头脑风暴法找出主要影响因素：学习组织氛围差、制度滞后更新慢、管理监督力度弱、报账人员不配合、会计对账需催促、出纳环节漏洞多。之后利用鱼骨图分析法（图1-3），逐层剖析了出纳与会计对账率低的原因。

图1-3 出纳与会计对账率分析鱼骨图

（2）要因分析

由于出纳环节存在的问题较突出，该环节的改善对进一步提高出纳与会计对账率起着重要作用，因此计划财务科决定从改善出纳环节入手。据出纳某月具体工作情况绘制“2014年1月出纳工作时间分配表”，分析出纳各项工作的耗时及所占比重后，进一步得出了出纳工作时间分配柏拉图。

表1-2 2014年1月出纳工作时间分配表

图1-4 出纳工作时间分配柏拉图

从柏拉图的分析来看，前四项工作占据出纳工作时间的80.77%，因此要改善出纳环节，还需从前四项工作着重进行分析解决。

4、目标设定

通过前期研究得出，进行PDCA循环改善前对账率为57.6%（表1-1），改善重点占总体的80.77%（图1-4），改善能力估定为70%，最终确定出纳与会计对账率目标值81.6%.

计算目标值过程如下：

现差距值=100%-57.6%=42.4%

改善值=现差距值×改善重点×改善能力

=42.4%×80.77%×70%

=24%

改善后差距值＝现差距值-改善值

＝42.4%-24%

=18.4%

出纳与会计对账率目标值＝100%-18.4%＝81.6%

5、对策拟定

针对办理职工报账、发放职工工资耗时多的情况，拟定对策为：出台财务报账相关规定，严格落实；开通主要银行账户的网上银行业务；发挥职工公务卡的作用。

针对经常赴银行办理业务耗时多的现状，拟定对策为：将其他银行大部分业务，转到单位现有银行账户中距离较近、业务种类丰富的银行，多余账户做撤户处理；更换能提供更多优质服务的上门收款银行。

针对付大额药款、卫材款耗时多的问题，拟定对策为：通过财务制度严格约束取款人，提高取款积极性，确保每月定日定时进行财务付款工作；基于银行办理客户集中支付结算业务。

（二）执行措施（D阶段）

1、制度保障最长效

为规范医院会计核算程序，保证会计信息的真实性、完整性，以《中华人民共和国会计法》、《医院财务制度》《医院会计制度》及其他国家相关法律法规为依据，结合我院实际情况制订出《财务报账补充规定》。其中针对提高出纳工作效率的相关措施如下：

第一，超过人民币1000元的现金报账，一律通过转账存入报账职工的工资卡，出纳每日的库存现金不得超过1万元；特殊情况需要大额现金报账时，提前一天预约，第二天进行业务办理。此规定目的在于减轻出纳现金支付的工作量，降低因库存现金不足而频繁赴银行提现的次数，同时制约职工报账的随意性。

第二，针对大于现金支付额度的支出将取消现金借款业务，外出执行公务统一采用公务卡支付，计划财务科一律使用公务卡或银行转帐支票进行结算。公务卡是指财政预算单位工作人员持有的、主要用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡。2013年为进一步适应国库集中支付和公务卡制度改革，规范医院财务管理，提高公务支出透明度，控制现金流量与现金风险，我院出台了《公务卡财务结算暂行办法》，针对主要报账人员办理了第一批公务卡，共计80张。本规定目的在于促进公务卡的使用，减少现金报账，简化职工借款手续，规范报账流程，从而提高财务工作质量和效率。

第三，每月25日-29日发放职工现金工资，相关人员务必于5个工作日内领取，逾期未领的款项当月不再发放，进行挂账处理后于次月发放。该规定进一步规范了工资发放与领取流程，领款职工与放款出纳严格遵守规定内容按部就班，整个环节井井有条，出纳避免了逐个催促领款的繁杂任务，工作效率显著提高。

2、舆论氛围需良好

医院财务部门积极组织开展了“每周一讲”活动，要求职工以小组为单位，定期进行意见交换。科室共24名在职员工，3人一组共8组，利用空闲时间，就如何提高出纳与会计对账率这一问题，组织讨论分析，收集典型案例，研究解决对策，做好学习笔记，并提出建设性意见。每周五下午4：00-5：00为会议时间，每场会议安排一个小组对其学习情况进行汇报总结。从2014年1月到2014年6月，科室就该问题组织了22次“每周一讲”活动。该活动的目的在于将全体财务工作者团结起来，直面财务工作严峻问题，共同剖析解决，用团队的力量牟取更优、更高、更强、更好的解决方案。

3、沟通解决效率高

第一，自我沟通 要求每一位财务工作者，对自己工作中存在的问题、困难以及改进方向进行总结分析，及时制定改善措施后严格执行，期间着重对出纳环节的分析与思考。

第二，员工间沟通 针对一些小的问题，员工间应该先沟通，例如出纳发现与会计做账时间不一致导致对账时间安排不统一的问题，经过沟通决定：每天

会计应第一时间将完成的账目交于出纳，无特殊情况出纳需先做账再进行其他工作,于当天17点前完成对账工作。

第三，与领导沟通 针对前两项措施的遗留问题拟定解决方案并及时汇报。与领导多沟通多讨论，各抒己见的同时学习领导的工作方法并积累经验，待领导决策后积极组织实施。

第四，与专家沟通 医院邀请了数位知名医院的财务总监进行现场指导，并在后期多次进行电话沟通、视频沟通、会议沟通，根据各位专家的意见在多个工作环节做出改进的同时学习到了很多宝贵的工作方法。

第五，与银行沟通 医院财务部门与某银行的资深行长沟通后发现，银行的部分新技术可以有效的提升科室的日常工作效率，落后的技术支持严重制约了出纳工作效率的提高。

4、携手银行筑堤坝

出纳的众多工作与银行息息相关，银行的帮助与支持，是出纳工作质量与效率提高的强大动力。

（1）开通重要银行账户的网上银行业务

此业务具有内控风险低，业务处理快，手续费较低，无时空限制，到账时间快等优点，办理此业务后改变了计划财务科以往仅有的转账支付方式——转账支票和电汇。使得出纳大部分的银行业务都能在办公室操作，减少外出次数，改变了需要天天去银行的工作模式。

（2）办理单位客户集中支付结算业务

以往付大额药款、卫材款的环节中出纳要开数十张电汇单和上百张转账支票，较大的数额、繁多的单位、琐碎的付款程序都导致了该项工作需耗费出纳大量的时间及精力，故付款期间对账率严重下滑。办理单位客户集中支付结算业务后收款单位只需于付款期在计划财务科核对单位信息及发放金额后签字确认，出纳将签字确认后的单位信息及付款金额制表、盖章送交银行办理即可。该工作模式对提高出纳工作效率有显著效果。

（3）更换提供更多优质服务的上门收款银行

经对比研究分析，原上门收款银行存在手续繁琐，时间不稳定等缺点，现收款银行不仅解决了以上问题，同时还为我院提供了银行业务代办服务：出纳每日将需赴该银行办理的业务资料整理后，在监控范围下与缴存款一同放入龙护卫带来的封装箱内，由龙护卫代为送交银行，银行办理完毕后第二天将相关回单交给龙护卫再锁入封装箱送回我院。该模式不仅提高了出纳工作效率，也回避了携款外出性质的工作，对保障资金安全的工作也起到了重要作用。

（4）撤销多余账户。

经研究决定，终止与业务水平较差、业务种类较少的银行合作，撤销我院在该行账户并将相关业务转移至提供上门收款服务的银行。

5、体系布网保牢靠

俗话说，攥紧的拳头力量大，只有综合施治，多措并举，整体推进，才能更好地解决问题。体系如同一张密网，想要将提高出纳与会计对账率的问题落到实处，还需要把这张网织牢：构建制度体系，保障有制度可依的同时，制度还应当与时俱进，时时更新；构建沟通体系，有问题及时沟通，逐级沟通，多主体沟通；构建监督体系，自我监督，内部监督，外部监督；构建评价体系，对职工工作完成情况定期总结分析，完善目标考评，建立奖惩机制，严格绩效挂钩。

（三）核查评价（C阶段）

经过6个月的组织学习、制定计划，拟定措施、重点改善，将2014年1月-6月的出纳与会计对账率经行了统计，并与目标值对比（表1-3）。

表1-3 出纳与会计对账率与目标值对表

2014年2月2014年3月2014年4月2014年5月2014年6月61.7%72.6%79.0%82.3%85.0%81.6%81.6%81.6%81.6%81.6%否否否是是

由图可见，随着改善措施的逐步推进，出纳与会计对账率也成稳步上升趋势，终于在2014年5月超过目标值，并保持持续增长。

（四）总结成果（A阶段）

医院财务部门利用PDCA循环法提高出纳与会计对账率的研究工作于2014年1月破冰起航。通过收集资料、组织学习、认真分析后，创建了利用PDCA循环法提高出纳与会计对账率的具体流程，历时6个月的研究改善后，出纳与会计对账率较以前有了明显提高。实践证明PD⁃CA循环法是一种科学合理、行之有效的先进管理方法，在提高出纳与会计对账率的环节颇有成效。具体成果如下：

第一，出纳与会计对账率由2014年1月的50.5%提升至2014年6月的85%，超过拟定目标值——81.6%，且呈现继续提高的趋势。对账率的持续增长，降低了财务风险发生概率，改善了财务工作质量，构建了工作流程良性循环体系。

第二，出纳的工作方法较以前更先进，其对财务工作也有了更深刻的理解,工作质量和效率明显提高。

第三，财务工作者在这次研究中提高了团队协作能力，促进了凝聚力和积极性，提升了业务技能水平。工作上再遇到问题时由小及大，举一反三，都尝试着先用PDCA循环法进行解决，使得先进的管理办法融入计划财务科的各项工作中。

二、讨论

虽然医院出纳与会计对账率得到了明显提高，但过程中也出现了一些不可忽视的问题：

第一，制度易建落实难。“天下之事，不难于立法，而难于法之必行”，制度的出台在前期取得了良好的效果，后期由于报账人员的不配合，新入职人员的不知道，削弱了制度的保障力度。

第二，体系太“骨感”。体系构建非一朝一夕，没有标准化的体系只顾当前，不计长远。

针对现有成果，以及运用过程中存在的问题还要开一副复方药，既要“降虚火”，防止对账率提高只是昙花一现，又要“补元气”，要求每一位财务工作者在今后的学习工作中，保持现状，积极探索，勇于创新。这样才能持之以恒，久久为功。“千仓万箱非一耕所得，干天之木非旬日所长”，希望在下一个PDCA循环法中，出纳与会计对账率能有一个新的突破。

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