李怡林

摘 要：信息化技术对现代高校的档案管理工作带来了巨大的改变。在信息化技术条件下，电子档案相比于传统的纸质档案来说，具有诸多的优势。但由于目前正处于纸质档案与电子档案的过渡期，以及电子档案管理技术、机制尚不完善等因素影响，就导致了当前电子档案与纸质档案共存的局面出现。在这样的情况下，高校档案管理工作应当注意电子档案与纸质档案的优势互补，并做好电子档案与纸质档案并存的管理工作，从而提高高校档案管理工作的质量。

关键词：高校档案管理；电子档案；纸质档案；并存

1 电子档案的优点与缺点

1.1 电子档案的优点

在高校发展与日常运作的过程当中，会产生许多具有作用价值的档案信息，例如师生的情况资料、教学科研资料、各种活动会议的记录等等。在信息化技术出现后，高校开始借助于信息化的技术、设备来进行档案管理，其原因在于信息化技术条件下的档案管理具有以下优点：第一，所需的物理存储空间小，在非常小的存储媒介内，可以存储非常大量的数据信息，例如硬盘、光盘等；第二，管理过程与操作方便，能够节省大量的人力成本，而且速度非常快，是人力所不能及的；第三，存储的数据类型丰富，从传统的文字信息到图片信息、影音信息以及其他的特殊格式信息均可存储；第四，传输速度快、共享方便、利用率高。信息化档案管理主要借助的是计算机与互联网设施……