邱晗凌，黄兰芳

摘要：重视和加强管理是高等院校发展的必然要求，院系行政秘书管理素质的高低直接影响到院系乃至高校的健康发展。本文对高校院系行政秘书的工作特点进行了介绍，分析了院系行政秘书的素质要求及提高院系行政秘书管理素质的基本途径，为提高高校院系行政秘书管理素质提供参考。

关键词：院系；行政秘书；管理素质

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）36-0009-02

院系是高校中按学科性质设立的基层单位，院系行政秘书则是院系中专门处理综合事务的行政管理岗位。院系行政秘书独特的工作特点，要求其必须具有较高的管理素质才能适应高等院校发展的要求。

一、院系行政秘书的工作特点

院系行政秘书工作的首要特点是具有烦琐性。一般来说，根据院系规模和工作需要，院系秘书分为行政秘书、教学秘书、科研秘书、党务秘书等。院系行政秘书的日常工作十分烦琐，工作范围涉及院系工作的各个方面：文件的收发、传阅；行政档案管理；印章管理；财务管理；文书处理；会务工作；信息、宣传工作；保密工作；接待、联络工作等。院系行政秘书工作的第二个特性是上传下达，左右协调。行政秘书作为院系行政工作的主要管理者，要做到承上启下、沟通内外、协调左右。既要处理、协调好本院系内部事务，又要协调与上下级职能部门、兄弟院系及合作单位等的关系，为高校和院系的教学、科研等各项工作创造宽松、和谐的环境。……