促进高校查新工作发展的现实思考

2014-09-05林葵

图书馆界 2014年3期

［摘要］结合当前高校查新工作实际，重点分析了查新站高峰期服务能力不足、查新员隔行查新现象明显以及高校用户自行查新能力增强等现状，提出促进高校查新工作发展的新思路与对策。

［关键词］高校；科技查新；高峰期；查新员；快速通道

［中图分类号］［文献标志码］［文章编号］

从2O世纪80年代中期兴起的查新工作，主要包括科研立项查新、成果鉴定和奖励查新、申请专利查新等。教育部自2003年开始查新机构的重新认证工作以来，已在高校图书馆设立了84所查新站，高校查新站在推动高校科技创新和社会经济发展中发挥了重要作用。随着我国科研环境的变化，当前高校查新工作面临一些突出问题，本文从工作实际出发，重点分析了查新站高峰期服务能力不足，查新员隔行查新现象明显，以及高校用户自行查新能力增强的现状，提出了促进高校查新工作发展的思路与对策，以期与同行们探讨，共同促进高校查新工作进一步发展。

1 当前高校查新工作面临的问题

1.1高校查新站高峰期服务能力不足

随着建设创新型国家的进程加快，近年来，我国科技研发经费支出年均增长率超过20%，2012年全社会科技研发经费首次突破万亿元，研发人员达320万居世界首位［1］。研发经费增长、研发项目不断增多的同时，科研管理部门对自主创新越来越重视，把查新作为科研项目规范管理中必不可少的重要环节。政策驱动为主的查新需求以及科研项目的集中申报特点，造成查新需求不断增长而且高度集中，高峰期明显。

由于高校图书馆基础性服务工作内容多而且繁重，查新站人员配备有限，高峰期查新员加班加点仍应接不暇，查新站服务能力不足，主要体现在：1）选择性受理委托。需求猛增的情况下，查新站普遍出现优先受理校内委托，减少、甚至拒绝校外委托的现象［2］，还出现受理国内查新，回避国外查新现象［3］。2）用户抱怨和流失。由于委托量大不能及时处理，出现积压现象，用户需等待二、三周甚至更长时间才能取到查新报告，影响了用户利用查新报告来及时调整研究方向或完善研究内容，用户容易产生抱怨，甚至造成用户流失。3）出现查新员职业倦怠［4］。每年有一至两次高峰期，一般持续2个月左右，每逢高峰时段，任务急迫而繁重，查新员天天加班［5］。查新员年复一年地体验超强劳动，工作压力得不到有效分流，出现职业倦怠，不少查新员不胜压力要求转岗，造成人才流失。

1.2查新员隔行查新现象明显

隔行查新也称跨行查新，是指查新员承担自身专业特长以外的学科领域的查新任务。查新工作专业性强，如果查新员对所查课题专业熟悉，将起到事半功倍的效果，相反则影响查新员对课题的理解，进而影响查新效率和质量。

查新服务面向科研各个领域，涉及学科范围广泛，隔行查新现象在综合类和理工类查新站特别明显。以教育部查新站为例，目前分为综合、理工、农学、医学四类查新站。根据国务院学位委员会、教育部公布的《学位授予和人才培养学科目录（2011年）》［6］，学科设置分为13个学科门类，110个一级学科。据此，各类查新站业务涉及一级学科详见表1。表1显示，综合类查新站可以受理的查新项目涉及72个一级学科，理工类查新站涉及52个。

表1查新站涉及一级学科统计表（单位：个）

查新站类型一级学科小计

理学工学农学医学

综合143891172

理工1438--52

农学--9-9

医学---1111

根据有关数据［7］［8］统计显示，2007年以来，教育部查新站专职查新员数量非常有限，基本维持在每所7人左右。显然，广泛的服务领域与有限的查新队伍专业覆盖面之间很难达到平衡，隔行查新在所难免。查新员应如何适应多学科查新需求，是查新工作发展面临的重要问题。

1.3高校用户自行查新能力增强。

当前高校科研环境不断发展和完善，大部分来自高校的用户有能力、也有条件在科研立项前和研究过程中不断收集相关文献信息，以确保研究内容的新颖性。主要体现在三方面：1）高校用户信息检索和情报获取能力增强。高校用户主要是由教师、科研人员和大学生组成，他们学历高，受过良好的科学研究训练，具有较强的文献信息获取、分析、综合以及利用能力；他们接触教学与科研前沿，学术视野广阔，研究经验丰富，对各自专业领域文献资源熟悉程度甚至超过图书馆员［9］。2）高校开展查新服务二十多年，高校科研人员对查新相当熟悉，避免重复研究的创新意识也不断增强。3）高校文献保障体系完备。据教育部科技发展中心统计资料，教育部查新站所依托图书馆年平均经费连续多年超过1 000万元，2012年达到1 600万元。高校已经建成纸质资源与电子资源完备、学科覆盖全面的藏书和服务体系，除了收费昂贵的国际联机，高校查新用户和查新员一样，享有7×24小时全天候的电子资源免费访问权限。

查新的本质是建立在文献检索基础之上的专题情报调研［10］，如前所述，高校用户实际上具备了基本的查新能力，只是没有按照查新规范进行操作。实际上，不少高校用户在委托查新时就声称已经自行查新，对项目的新颖性胸有成竹，而且这在之后的查新报告中也获得验证。查新站如何适应环境的变化，利用用户优势，提供更快、更好的查新服务，成为高校查新工作发展的新问题。

2 促进高校查新工作发展的对策

2.1采取多项应急措施，增强高峰期服务能力。

2.1.1做好高峰期预报，鼓励错峰查新。查新站主动与科研管理部门沟通，提前了解各项目申报计划，充分利用校主页、校文件系统、馆主页、电子邮件等各种宣传阵地和沟通渠道，做好高峰期预报提示，提醒用户尽早提交查新申请，争取统筹安排查新任务的主动性。同时，由于查新峰忙谷闲，查新站可制定错峰查新优惠措施，鼓励避开高峰期，如价格优惠，或申报指南发布后查新报告需微调的，也给予积极配合等。

2.1.2统筹馆内人力支援查新站。为保证有充足的人力完成查新任务，由馆领导统筹全局，在高峰期尽量减少查新员的其他工作安排，以及一些全馆性的活动；此外，从其他岗位抽调辅助人员支援查新站，协助完成查新过程中的事务性工作，主要包括查新报告的格式整理和文字校对，以及报告的打印、盖章、收费、用户反馈意见收集等，提高查新员工作效率。

2.1.3推进区域内馆际协作，壮大查新人员队伍。在当前高校图书馆共知、共建、共享合作大环境下，在各地高校图工委、CALIS省中心或区域文献中心的指导和管理下，区域高校图书馆在文献资源和服务方面建立了合作机制并开展有效合作，这为查新工作的馆际协作提供了发展基础。查新站与具备开展查新服务基本的资源和人员等条件，但未取得查新资质的高校馆合作，培养馆外查新员，壮大查新人员队伍，以解决区域查新高峰的任务分流问题。国内高校馆际合作查新有不少成功案例，广西大学图书馆也在2012年与广西科技大学和河池学院签订了合作查新协议，培养了4名馆外查新员，签约第一年合作完成项目31件，在提升查新站高峰期服务能力方面取得初步成效。今年还将陆续与若干本科院校签约，进一步推进馆际协作。

2.1.4培养和辅导在校研究生参加查新。在校研究生是高校查新站可充分利用的宝贵人力资源。与查新相关的创新点提炼、文献检索技能、文献对比分析方法等是在校研究生必须学习和实践的科研基本功，而研究生的参与可有效缓解查新站人手不足。因此，培养和辅导在校研究生参加查新，无论对查新站还是研究生本人，都是双赢的策略。深圳大学城图书馆曾对研究生参加查新进行有益尝试［11］，广西大学图书馆也做了积极探索，制定了《研究生参加科技查新的有关规定》，将查新知识和技能作为师生信息素养教育的重要内容，通过讲座和文献检索课提高研究生的查新能力，要求各学科课题组至少有2名研究生参加培训学习，高峰时段必须参与该课题组的项目查新。

2.2加强查新员专业知识积累，适应多学科查新需要。

建立查新咨询专家组是查新站弥补查新队伍专业结构局限的常规办法，但查新站更应该立足队伍的内涵建设，在不断引进专业人才充实查新队伍的同时，应加强现有查新员培养，使他们在图书馆读者服务实践中不断拓宽知识面，完善自身专业结构和能力，以适应多学科查新的需要。

2.2.1按学科组分配查新任务。在查新学科范围广泛的综合类查新站，将若干相关学科归入一个学科组［12］，每个学科组配备具有相关专业特长的多位查新员。按学科组分配任务实现了相对专业的分工，可避免任务安排过于分散和随意，使查新员在自己相对熟悉的领域中查新，同时也明确了查新员今后拓展专业知识面的方向。如广西大学通过“211工程”建设，将各学院整合成7个学科群，包括“结构工程与红水河流域水力资源开发学科群”“亚热带生物技术学科群”等，查新站顺应学校的发展需求，参照学科群设置查新学科组开展服务，取得了较好的服务效果。

2.2.2查新员参与学科服务。由于大部分查新员不直接参与学科的教学和科研活动，专业知识得不到及时更新，对新知识新技术不够敏感。查新员参与学科服务，通过关注学科各方面的发展来夯实专业基础［13］。通过与对口服务学院师生建立密切的联系，查新员可了解学科的教学和科研最新动态；查新员参与学科资源建设，研究学科文献源，跟踪学术资源的最新发展；查新员通过承担学科信息素养教学任务和参考咨询服务，实践先进的检索技术，提高学科文献检索技能。

2.2.3查新员与用户建立相对固定的服务关系。由于科学研究的长期性和连续性，一个用户会多次委托查新，而且其研究领域一般相对稳定。查新站通过分析用户档案信息，根据用户委托历史和服务体验，指定查新员与用户建立相对固定的服务关系，利于查新员跟踪了解特定用户研究方向和信息需求，通过不断的服务实践和积累，成为该学科领域的查新能手。

2.3 发挥用户优势，设立查新快速通道。

如前所述，一方面查新站面临高峰期任务积压，而另一方面，迫切需要查新认证的部分用户又具备自行查新能力和条件，通过设立查新快速通道，查新站可以完善服务模式，提高服务效果。

2.3.1查新快速通道。是指一种针对特定用户提供的快速服务模式，即用户在查新员指导下自行检索文献，并撰写查新报告初稿，查新站承诺限时办结审核，出具正式报告。特定用户是指具备利用查新所需文献资源条件和检索能力，具备信息分析、对比能力以及了解查新报告撰写规范的科研群体。设立查新快速通道旨在发挥用户优势，加快查新进程，提供快速服务。具体流程见图1。

图1查新快速通道服务模式示意图

2.3.2设立查新快速通道必要性。查新工作业务流程清晰而且规范，可操作性强，查新报告结构固定、内容要求明确，利于用户自行完成。设立查新快速通道服务模式的必要性主要体现在：1）由用户撰写报告初稿，可减轻查新员的工作强度，在高峰期可加快查新进程，缩短用户等待时间。2）用户参与查新，将其学科研究优势与查新员的查新技能优势相结合，利于提高查新报告质量。3）查新人员可并行指导、修改和审核多项查新任务，可大大缓解任务积压现象，使更多用户获得及时服务，增强查新站服务能力。4）用户在查新员指导下自行查新，文献检索技能得到进一步提高，有利于在今后的科研活动中充分运用。

2.3.3查新快速通道服务模式的质量控制。在严格执行查新规范的前提下，还需要加强以下几项工作：1）制定相关的管理办法。主要包括用户准入“快速通道”的条件和自愿原则；用户需承诺按规范撰写查新报告初稿；查新站承诺办结审核的具体时限；对进入“快速通道”的查新项目实行集中受理、分散处理办法，便于统一管理。2）文献检索质量控制。查新员负责为用户提供全程指导和并监控检索质量，包括与用户就查新点和新颖性判断思路达成一致；从检索词、检索式到数据库范围等多方面提供指导；和用户一起完成国内外查新项目的国际联机检索；抽查重要数据库，如CNKI、专利库等。3）提供用户培训保障。查新站通过多种培训方式，在检索方法和技巧、数据库信息，文献对比分析方法、报告撰写规范等方面给予用户支持。4）利用现代信息技术搭建功能齐全的网络服务平台，便于用户与查新员及时沟通，反馈相关信息以及实时查询查新进度。第五，注意避免用户的负面影响。由于用户深度参与查新工作，查新报告初稿中难免会出现偏离事实、有利于用户的结论，查新人员要维护查新站的信用权威，减小用户的负面影响，坚持客观、公正、准确地评价项目新颖性。

［参考文献］

［1］2012年我国科技研发经费投入破亿元［EB/OL］.［2013-03-04 ］.http://www.caigou.com.cn/News/Detail/125734.shtml

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［6］中华人民共和国教育部.关于印发《学位授予和人才培养学科目录（2011年）》的通知. ［EB/OL］.［2011-03-08］.http://www.moe.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/moe_834/201104/116439.html

［7］王超，吴晓玲.教育部科技查新工作的发展分析研究［J］. 图书馆工作与研究，2012（3）：85-88.

［8］周静.教育部查新员培训班资料PPT.昆明.2013年

［9］艾春艳，游越，刘素清，等.读者参与的高校图书馆学科服务新模式探讨［J］.大学图书馆学报，2011（5）：70-72.

［10］谢新洲，李永进. 科技查新与创新评估［M］.北京：科学技术出版社，2008.

［11］黄远辉.科技查新实践与探索［J］.图书馆建设，2010（10）：77-79.