马亚平

（中央民族大学继续教育学院北京·海淀区100081）

用科学的手段完善并提高成人学籍管理
——以中央民族大学学籍管理工作为例

马亚平

（中央民族大学继续教育学院北京·海淀区100081）

本文从新生学籍电子信息注册、在校生学籍异动实时更新、毕业生毕业资格和学位资格审查几方面介绍了高等学校学籍信息化管理的主要任务，并从完善学籍管理制度，提高学籍管理水平，严格学籍管理审批制度，加强学籍管理效率，把好质量关，建设认真负责的学籍管理队伍，建立良好的学籍管理信息系统，完善督查机制，确保学籍档案的真实性、规范性等方面提出加强学籍管理的措施，以期对学籍管理效率的提升有一定的帮助。

高校 学籍管理 质量

学籍管理是成人教育的生命,以质量求生存、求发展、求效益、求信誉,是成人教育的准则。随着国家法制建设的不断完善,学生维权意识越来越强,新生入学注册、学籍信息平台日常维护、毕业注册的实施,对维护高校稳定、维护学历证书的严肃性、增加学籍管理的透明度、保护学生的合法权益有着深远的意义。

一、高等学校学籍信息化管理的主要内容

学籍信息化管理指从新生入学报到获得学籍到毕业期间整个在校学习过程的管理,是学生在校期间学习情况的管理,并及时对新生、在校生、毕业生进行学籍电子注册,保证报送的学生数据是真实而准确的。

目前,我院京内外教学（函授）站共有10多个,成人的学生管理部门对各种学生信息的处理愈加繁重和复杂,学校的专业数、班级数等每年不确定,在此背景之下,作为规范教育管理的基础工作,对学籍管理工作进行网络系统化构建,如工作人员登录学籍信息平台和校本部学籍管理QQ办公群,及时了解并下载文件通知、了解工作动态。建立健全学籍管理信息系统十分重要。成人学籍管理主要包括：

（一）新生学籍电子注册

新生入学前,我院学籍管理部门首先在学籍平台上要求设好字段,并进行编班、编学号建立新生数据库。核对、统计各教学（函授）站反馈的新生注册数据,接收、核对、并整理新生录取底册。

新生办理入学注册手续,必须保证学生个人信息与全国成人高校统一招生录取名册上的相应信息一致,不得擅自更改。新生在入学后,学校在规定的时间内按照国家成人教育招生规定对其进行复查,复查合格者取得成人高等教育正式学籍。复查不合格者取消入学资格。新生报到工作结束后,各教学（函授）站应及时将学生报到注册情况报我院学籍管理部门汇总。

（二）在校学生的学籍异动

学籍管理是一个系统工程,要在学籍管理的日常维护中要求各项工作都必须毫无差错,才能确保学籍学历信息的准确无误。学籍管理工作是一项政策性、技术性都很强的工作,特别是学籍异动,涉及到每一位学生的切身利益要求,如果不及时处理学籍异动,就会导致毕业生电子注册数据中一部分学生提前毕业,甚至一部分学生已经被取消学籍不予毕业。通过平台处理过的学籍异动,可以在网络管理中随时查询,有据可依,便于检索统计学生的异动信息,做到不出差错。

学籍异动工作就像一个交通枢纽,是学籍管理工作中最基本,也是最主要的工作。它包括退学、休学、复学、转专业、转学等内容,严格按实际学籍状态进行标注,确保学籍库客观、真实、准确无误。学籍的异动是学籍管理工作的重要组成部分,体现了在校生学籍动态变化的过程。根据我院教学（函授）站的学生学历层次的不同,就要随时掌握学籍异动,因此,及时处理学籍异动有利于学籍学历管理工作更加严谨化,做到信息与实际数据完全统一。以新生入学电子注册数据为依据,在学籍学历管理平台上及时处理学籍异动,保证了在校生数据的准确性,促进了学籍管理工作的顺利展开。

（三）毕业资格和学位资格审查

1、毕业注册程序

学生在学校规定年限内,修完教育教学计划规定内容,达到毕业要求,准予毕业,由学校发给毕业证书。符合学位授予条件的学生,学校颁发学位证书。这个过程需要制作、打印毕业生毕业资格审核表,复核预审毕业学生名单,验审毕业生数据。将毕业生毕业资格审核表转交相关部门,审核毕业成绩和缴费情况等,确定最终毕业生人数,办理毕业证书。

校本部颁发的毕业学历证书均向北京市教育委员会进行电子注册,由北京市教委上报国家教育部审核并入网查询。每一份毕业证书电子注册的依据是学生学籍电子注册的数据档案。

2、毕业资格和学位资格审查

学生毕业时所取得毕业证书经电子注册后提供网络查询。学籍电子注册与学历证书电子注册相衔接,建立学历证书电子注册制度。有利于高等教育健康发展,保证高等教育质量,维护国家学历制度和学历证书的严肃性,维护高等学校毕业生的合法权益,经过学籍电子注册的学生获得的毕业证书才能进行学历证书电子注册。因此,证书注册运用现代信息技术,实行计算机网络管理,重点做好毕业生资格的审查,详实、准确、及时上报注册信息数据,严格按照北京市教委关于做好成人高等教育学历证书电子注册工作的精神和成人教育学籍管理条例的规定,对毕业生学历证书授予资格逐个进行严格审查,对证书注册信息进行逐条核对,对学生的基本信息按照电子注册的要求全面整理。

二、构建学籍管理体系

在当前形势下,以科学发展观为指导,要构建和谐校园,实现学籍管理的现代化、网络化、科学化、规范化,便于提高工作效率。

（一）完善学籍管理制度，提高学籍管理水平

学籍是对学生从入学注册到学成毕业的整个过程进行阶段性和全过程的质量考核和管理方式的总称,学籍代表了作为学生的身份,又表明其具有获得国家法律规范承认和保护的权利,形成网络化、系统化的管理体制。学籍管理是一项复杂的系统工程,要实现管理的科学化、规范化、程序化,必须建立健全学籍管理规定,做到有章可循、有据可依,有一套严密而具体的管理措施和方法。

各教学（函授）站应重视这项工作,正确采集新生信息,严格审查异动原因,准确把握异动流程,这样才会使学籍异动工作严谨有序地进行。

（二）严格学籍管理审批制度

一要严格学籍注册手续。不按规定缴纳学费者不予注册；家庭经济困难的学生在办理齐全手续后方能注册；超过学院规定期限未注册而又无正当事由者则视为放弃学籍；规定新生入学必须经过复审合格后方能予以注册,并取得学籍；二是严格学籍异动审批制度。规范并细化休学、复学、退学、转学、转专业等的条件和相关处理程序,强调归口办理、逐级审核。学籍异动须在规定时间内由校本部学籍管理部门汇总,经学院审核同意后,报上级有关部门层层审批。

（三）严格管理，把好质量关

质量是生命,把好质量关就要从学籍管理工作中的各个环节上下功夫,同时要求学籍管理人员把好“三关”,第一,把好入学关。新生应在规定的时间内办理入学和注册手续,逾期视为放弃入学资格处理并予注销。新生入学时应对其入学资格进行复核,特别是“专升本”的学生,要对其所持的专科毕业证书进行认定,对不符合入学资格的学生,要及时清退并说明原因,防止弄虚作假。第二,把好转专业等学籍异动关。新生入学后,凡提出转专业等相关异动要求的,必须符合相关条件,在规定的时间范围内提交申请,严格申请、严格审批手续,防止采用收费或其他不正当的方式进行学籍异动。第三,强化毕业发证关。证书的颁发,要严格按照相关的规定执行。毕业资格审查,是学籍管理的重要环节,各教学（函授）站要本着对学生负责、对学校负责、对社会负责的严肃态度,根据成人高等教育的培养目标,审核每个学生的学习成绩、思想政治品德等是否达到毕业要求,对达到毕业要求的学生,颁发毕业证书,反之,不予毕业。

（四）加强学籍管理的队伍建设

各教学（函授）站要高度重视学籍管理工作,通过制订科学合理的管理制度,建立良性的人才培养计划、激励和考核机制,建设一支相对稳定、结构合理、责任心强、素质优良、勇于创新的学籍管理队伍。其中,重要的是要建立各尽所能的人才培养机制。加强学籍管理人员的培训。教学（函授）站学籍管理人员是成人高等教育学籍管理制度的实施者,在学生管理体系中占主导地位,必须有计划地加强对学籍管理人员的培训,做到“先培训后上岗”的制度。培训的内容主要包括：有关成人高等教育的政策法规、工作流程及计算机操作等；培训的方式要灵活多样,考察、学术交流会、经验交流会等开展一些应用性的研讨工作会,全面提高学籍管理人员的水平和工作积极性。提高现有人员的业务素质和水平,遵守职业道德,要懂法、法守,提高学籍管理工作的水平和质量。

（五）建立一套良好的学籍管理信息系统

推行先进的高校成人学籍管理手段,采用先进的管理方法和IT技术,其核心是学籍管理的科学化、信息化、网络化、自动化。各教学（函授）站应充分利用自身本校的技术资源,开发研究出一套符合实际的学籍档案管理软件,根据软件使用人员的反馈信息进行修改、升级,各教学（函授）站负责学籍数据的采集、整理、输入及校对工作,把数据提交给校本部学籍管理部门；校本部学籍管理部门负责建立和提供先进成熟的学籍信息化管理系统,统一编制学生学号和班级编号,对教学（函授）站提供的数据进行分析、整理和审核,建立学生档案,并做好数据备份工作。

（六）督查机制，确保学籍档案的真实性、规范性

要加大对学籍档案管理的监督与审查,建立健全行之有效的审查监督机制,实行我院、教学（函授）站两级学籍管理制度,校本部对学籍管理的整个过程要进行监督、平衡、协调和决策。各教学（函授）站承担学籍管理的具体实施、检查、提供信息工作。各教学（函授）站点应注重学籍管理的执行情况,注意各环节上的衔接与协调,及时发现和解决出现的问题,保证学籍管理条例和细则的严肃性和一致性,同时要对学籍档案管理工作进行定期检查,保证学籍档案的真实性。坚持学籍管理原则：建立学生的学籍档案,必须准确无误；学生的学籍档案必须具有完整系统性；学生学籍档案必须科学规范性；学生学籍档案必须公开公正性,在学籍管理制度的制定中,要增加透明度,注重学生参与,各教学（函授）站的部门负责人、平台管理人员等名单及变化情况及时报送院学籍管理负责部门备案。

（七）树立以人为本的学籍档案管理理念

各教学（函授）站要集中做好学籍学历信息注册、学籍信息查询和相关政策及查询途径和方法的宣传,进行学籍信息、身份信息查询,学籍管理、电子注册的实施者是人,管理的对象是人。学籍、学历证书电子注册、备案、入库不只是数字统计、上报,它针对的是个性对象,是一对一的工作。只要有一个信息不对,譬如一个身份证号码等数据的错误,就可以认定其学籍有问题或学历证书是假的,得不到社会的承认,注册信息错误,但这个错误对于在校生和毕业生的个人来说,却是百分之百,从而直接影响到该学生的前途。因此,教学（函授）站领导和学籍档案管理部门应提高认识,加强事业心、责任感,还要有以人为本的人文关怀理念。

学籍管理是成人教育管理中一项具体、细致而又繁杂的重要工作,同时又是一项政策性很强的工作,涉及到的因素是多方面的,不仅关系到学校的形象,同时也影响到学生的切身利益。新形势下要真正做好这项工作,要全面把握学籍管理的内在规律,不断调整和完善管理机制,积极探索切实可行的管理模式,保证成人教育健康、持续、协调的发展。

[1]教育部.教育部高等教育学历证书电子注册管理暂行规定[Z].2008-6.

[2]黄晓丹.关于高校兼职档案员队伍建设的思考[J].河南工业大学学报（社会科学版），2010（3）.

[3]许建华.高校学籍管理的有效措施探讨[J].中国管理信息化，2011（5）.

G720

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1009-8534（2014）04-0099-03

2014-05-20

马亚平（1968-）,女,宁夏银川人,回族,中央民族大学继续教育学院副研究员,硕士。研究方向：高校学生思想教育及管理工作。