◆钟银莉 彭传薇 刘琛玺

医院统计数据质量核查与管理

◆钟银莉 彭传薇 刘琛玺*

目的 探讨检查医院统计数据质量的方法，提高医疗数据质量，为管理决策提供依据。方法 结合医院实际，制定严格的质控制度。针对数据产生的各个环节，组成数据链，从问题数据产生的根源出发，采用闭环质控模式，由浅入深地对不同层次数据质量进行全面检查。结果 促使全院参与质控，及时发现并纠正各环节医疗数据质量问题，有效提高医院统计数据质量。

检查方法；数据质量；闭环

First-author′s addressGeneral Hospital of Guangzhou Military Command,Guangdong,Guangzhou,510010,China

医院统计数据质量的优劣直接影响着医院管理决策和医院政策效果评价［1］。随着医疗统计数据在医院管理决策中地位的日益凸显,广州军区广州总医院加大了对医疗数据质量的检查力度。首先从数据源---病案首页抓起,对存在的数据质量问题进行剖析,并运用有效的检查方法,提高数据质量［2］。

1 医疗数据错误分析

医疗数据包含两大层面：基础医疗数据和统计处理数据。前者主要是指存在于医院信息系统中的原始数据,未经统计汇总或计算,如基本信息数据、诊疗数据、经济结算数据以及管理数据等。后者则是指在前者基础上运用统计学知识进行汇总、计算以及挖掘等后续处理后产生的数据,如统计指标、汇总后的高粒度数据等。

基础医疗数据的错误主要表现为形式缺漏、含义不准确以及前后逻辑不对应等。而统计处理数据的错误主要表现为统计指标失准、统计信息谬误等。

2 问题分析

2.1 填写、录入错误

这是基础医疗数据中最常见的错误,出现此类错误的原因是录入人员粗心或者概念不清。以病案首页为例,作为多项统计指标的数据源,除了入出院时间等系统自动记录的数据外,其它数据均由操作人员填写或录入生,涉及多个环节,如住院登记处、护士工作站、医生工作站、收费处、病案室等。任何环节出现错误,都有可能影响后续数据质量。

2.2 不规范操作

不规范操作会直接导致错误数据产生,而且这种错误隐蔽性强,如果不进行专门的监控很难被发现。常见的数据错误：(1）床位的增减不按照规范进行,导致信息系统内床位配置混乱。如果不进行日常的管理和监控,只有在月底统计床位使用率时才会从异常指标上发现；同时护士随意添加展开床位,也会导致床位使用率降低。(2）将已经出院的病人取消出院后再出院,导致病人的住院时间段改变。若病人的住院时间跨越了统计节点会导致流动数据前后不一致；而不跨越统计节点的变动,必须由专门监控才能发现。

2.3 数据处理不当

数据处理对于提高医院统计数据质量起着举足轻重的作用,它直接影响着统计数据质量。数据处理不当主要表现为指标计算方法错误、统计路径错误等［3］。如计算有多个病区的科室平均住院日,错误地将各病区出科人次总和作为出院人次。再如计算床位使用率,若统计期间展开床位数发生变化,但错误地将当前展开床位数用于公式计算等。

3 检查方法

3.1 查找填写、录入错误

3.1.1 通过计算机软件实现自动化查找 编写严格的核查条件,对填写、录入的数据进行全面核查,从形式审查到内涵质量审查,层层把关。深入分析数据核查结果,准确定位数据错误。

对首页每个项目进行空校验,这是最基本的核查。数据的逻辑校验,如提示“请核查男性患者患有女性病”,又如提示“请核查日均床位费是否小于6元”等。

3.1.2 利用数据库工具进行数据错误查找 利用Sql(Structured Query Language,Sq l）数据库查询语句,通过PL/SQL、PowerBuilder等工具进行数据错误查找和定位,主要用于查找现有软件出现差错时无法实现或者实现较困难的情况,如首页抢救数据、诊断符合数据明细、三日确诊数据明细、单病种等。

(1）抢救成功率。非死亡病人抢救成功次数应等于抢救次数；有书写“抢救记录”的非死亡病人首页必须填写抢救数据；恶性肿瘤及慢性消耗性疾病死亡患者最后1次抢救不记入抢救统计；已抢救成功的病人,病情平稳24小时以上再次出现危急情况需进行抢救,按第2次抢救计算(1日内抢救多次,只算1次）。编写sql语句对以上数据的逻辑错误核查。

(2）三日确诊率。病案首页默认的主要诊断日期为出院日期,医生为了方便,没有根据实际进行填写,导致三日确诊率偏低。通过sql语句调取三日未确诊明细,将该病人的入院诊断与出院诊断进行对比,判断是否确诊。

(3）病人流动情况。利用sql语句查询病人流动数据表,发现有退院、入院未入科、出院未出科、24小时内重复入院等情况及时核实并通知住院登记处或通知护士站作相应处理。如病人已办理入院手续,但超过24小时未入科；病人已出院,但护士站无出科记录等。

(4）监控门诊病人费用。若发生费用异常情况,及时追溯查源,看是否存在多人使用同一ID号累计记帐的情况。

3.2 查找操作错误

3.2.1 跟踪系统后台关键表的监控记录 信息系统后台关键表的跟踪监控十分必要,可以通过建立触发器和跟踪监控记录表来控制违规操作。如身份、费别等字典表的变动会直接带来统计处理数据的错误,除了对单表的监控,对相关字典表之间的逻辑对应关系也必须经常进行检查,否则可能导致从不同维度统计同一个数据而数据结果不同的问题产生。针对展开床位,通过在数据库后台编写触发器将展开床位的增减权限收归统计室,仅对科室开放加床的操作权限,这保证了展开床位数据的准确,进而保证了床位相关医疗数据和指标质量。针对入出转操作,通过建立跟踪监控记录表,来跟踪记录所发生的“出院”与“取消出院”操作。通过对上述数据表的查询可以轻松监控违规操作,维护流动数据的准确性。

3.2.2 利用针对性Sql语句进行查找 针对性Sql语句是查找违规操作中数据错误的重要手段。违规操作造成的数据错误具有迟发、隐蔽等特点。因此必须在熟练掌握正确操作流程和了解违规操作所造成的数据错误表现的基础上,通过Sql语句直接查找和定位数据错误,且应当优先通过导致错误发生的软件或系统进行修改。如入院不入科、违规取消出院等。

3.3 查找数据处理环节错误

统计软件虽然可以提高工作效率,但是也存在一定的不足。如指标的计算缺乏科学的依据,计算公式、统计路径有误等。利用Oracle Tracer跟踪工具分析平均住院日,发现分病区的科室平均住院日偏小,原因是将各病区的出科人次求和计算,导致分母偏大,平均住院日偏小。通过写Sql语句,将属于同一科室并在不同病区进行入出转的出科人次去重处理。利用Oracle Tracer跟踪工具检验统计软件的计算方法是否正确,以保证统计指标的准确性。

3.4 对相关指标的分析进行回溯查找

严重的数据错误必然会表现在相关的统计指标上,因此对统计指标进行分析是查找数据错误的重要手段,但回溯修改的成本和代价也较高。如对床位使用率指标的分析能够反映床位数据是否有异常；对平均住院日及日均费用指标的分析能够反映入出院时间的异常；对抢救成功率指标的分析可以反映首页抢救数据填写的异常等。

建立重点监控医疗数据指标体系,结合医院等级评审等标准对每月(部分指标每天）的数据指标进行深入的分析,对于不达标的指标回溯调取细节数据,查找相关问题数据并进行修改［4］。

4 主要做法

4.1 建立质控制度,规范相关业务流程

建立统一的数据标准和严格的质控制度,制定《出院病人电子病案首页质量控制管理规定》、《出院病人纸质病案回收质量控制管理规定》、《手术信息录入管理规定》等质控管理规定,制定《出院病人电子病案首页填写规范及说明》、《首页抢救数据填写细则》、《(主要）诊断填写细则》等医疗数据实施细则。

4.2 建立培训制度,提升数据质控意识和能力

将医疗数据质量控制及相关数据作为核心医疗制度纳入医院三基培训。同时,加强统计和编码人员的业务培训,组织学习ICD国际疾病和手术编码、医院等级评审、单病种及临床路径管理、临床重点学科、DRGS付费等与统计相关的业务知识,提高数据质控意识和能力［5］。

4.3 建立信息交互平台,完善闭环质控模式

为了将可能发生的质量管理成本分散于每一个操作环节中,避免积少成多、集中爆发带来极大的医院管理成本损耗及可能发生的医疗安全隐患,同时为了提高全员参与质控的积极性,引进了质控信息交互平台,通过超期即罚和点循环处罚模式构造质控闭环。

通过两个质控点的嵌入和及时的信息互动交流,改变了以往数据操作人员被动查询错误的局面,使得数据操作人员能够及时知悉错误细节,并进行查询和学习,不断提升数据操作水平。

4.4 建立数据质量通告制度,及时纠正发现的问题

将医疗数据质量问题及时向相关部门反馈,做到“早发现、早纠正”。以纸质形式报告并存档,确保质控工作的正规化。每日向全院公布数据质量情况和重点医疗指标情况。目前日通告范围包括电子病案首页填写质量情况、纸质病案三日回收质量情况、抢救成功率及抢救数据填写质量情况、手术信息录入质量情况、病历(部分）形式审查情况、病历书写时限监控情况、当日入院未入科情况等。以上措施有效保证了统计数据质量的持续改进,为领导决策提供了有力的数据支撑。

提高数据质量关键在于制度的制定与落实。医院庞大的数据仅仅依靠统计人员来监控远远不够,必须制定严格的质控管理规定,优化质控流程,利用质控管理工具,促使全员参与质控,及时反馈问题并纠正,从而全面提高医疗数据质量。

［1］ 张 楠.浅析卫生统计数据质量及其在现代医院管理中的作用.现代医院信息［J］.2012(5）：87_94.

［2］ 刘爱民.医院管理学---病案管理分册［M］.北京：人民卫生出版社,2003.

［3］ 应桂英,段占祺,郭小林,等.卫生统计数据质量审核方法的探讨.现代预防医学［J］.2012,39(5）：1132_1135.

［4］ 李 明.管理信息系统中提高数据质量方法技术.电脑知识与技术［J］.2013, 9(4）：776_781.

［5］ 应桂英,段占祺.卫生统计数据质量存在的主要问题及其控制措施［J］.卫生软科学,2012(11）：933_935.

修回日期:2013_10_20

责任编辑:姚 涛

Check and Management of Hospital Statistical Data Quality

ZHONG Yinli,PENG Chuanwei,LIU Chenxi.

Objective To explore themethod for statistical data quality check in hospital,improve the quality ofmedical data,provide evidence formanagement decisions.Method Combined with practice,strictquality control ruleswas formulated.Aiming at each link ofhospital data generation,data chainswere formed.Starting from the source of problem data,the closed_loop controlmode was used to fully comprehensive check the different levels of data quality.Resu lt It can encourage participation of whole hospital in quality control,discover and correct quality problems ofmedical data of each link in time,improve quality of hospital statistical data.

Check Method；Data Quality；Closed Loop

2013_07_09

钟银莉 彭传薇 刘琛玺*

通信作者:刘琛玺

广州军区广州总医院 广东 广州 510010

Chi-nese Health Quality M anagement,2014,21(3):37-39

刘琛玺:广州军区广州总医院信息中心病案统计室主管技师

E_mail:gzbatjs@163.com