摘 要：办公自动化的广泛应用，为文档一体化管理提供了契机，本文重点对文档一体化管理的特点、意义以及应遵循的原则和主要内容进行了分析和阐述。

关键词：办公自动化；文件档案；一体化管理

提高文档工作的效率和管理水平，使档案管理工作逐步实行自动化，以适应科技发展的需要，是文档工作者必须面对和解决的问题。

1 文档一体化管理的特点

文档一体化管理，就是从公文处理和档案管理的连续性和整体性出发，借助计算机网络和信息处理技术展开工作。文档一体化管理有以下特点：

1.1 整体性

借助计算机及其网络，把文件处理过程和档案管理作为一个整体，在同一个控制中心的组织指导下，按照档案工作的要求协调文书工作，加强了文书人员与档案人员的配合协作，减少了工作环节，缩短了文件的归档时间，实现了信息共享，使文档的整体优势得到有效发挥。

1.2 规范性

实行文档一体化管理，从文件的形成开始直到立卷归档，按照统一的标准格式进行文件处理，使文档管理逐步达到科学化、标准化、规范化的要求。

1.3 前控性

运用计算机对文件、档案进行一体化管理，可以达到对文件处理的超前控制，实现从文件到档案的有效转换，为提高档案质量奠定了基础。

1.4 准确性和时效性

如果输入的信息准确无误，计算机就能完整地提供所需要的信息；通过计算机网络管理，可依据不同授权实现便捷查寻、分析利用、检索调阅、打印复印等多种功能，用户可根据实际需要对检索信息进行各种排列组合，并输出信息，满足了不同利用者的多层次需求，提高了工作时效。……