档案管理工作的瓶颈及发展思路探析

2013-10-21朱艳玲

卷宗 2013年7期

朱艳玲

摘要：档案管理工作是通过管理档案和提供档案信息为社会和经济服务的业务活动，在社会发展进程中起着极其重要的作用，特别是在创建服务型社会和信息化高速发展的今天这种作用极其明显。本文分析了现阶段档案管理工作的瓶颈，并对今后档案管理工作的发展思路进行探析，更好得实现档案管理工作的自身价值，开创档案管理工作的新局面。

关键字：档案管理工作；瓶颈；发展思路；探析

档案是机关、社会组织或者个人在社会活动中形成的、作为原始记录保存，具有保存和参考利用价值以备查考的图表、文字、声像及其他各种方式和载体的文件材料，是一种重要的社会信息资源。

当前，随着我国经济社会的不断发展，社会信息化进程的不断加快，档案管理工作也面临着新的任务和要求。作为档案管理工作者我们要克服工作中的瓶颈，优化管理方法，提高工作效率，更加科学规范的做好档案管理工作。为了适应新形势下档案管理工作的需要，我们要坚持与时俱进、科学发展，立足实际吸收并借鉴优秀的档案管理工作的研究成果，逐步完善档案管理工作制度，增强历史责任感、使命感。激发档案管理工作者的热请，使其能随着社会的发展更好地适应形势需要，逐步走上科学化、规范化和法制化的道路。

1 档案管理工作的瓶颈

1.1 档案管理工作基础不足

目前我国大部分机关、企事业单位档案管理工作存在的主要问题是案卷质量差，检索工具不完整。许多档案管理部门的立卷、编目、检索等，不能按国家档案局制定的标准规范操作。又加上我国的档案标准化工作起步较晚，已有的标准还没有完全配套，推行工作也略显迟缓，从而导致许多档案部门档案标准不尽规范统一。造成档案部门的基础工作普遍不标准、不规范，为档案管理工作现代化建设造成很大困难。

1.2 档案管理硬件建设落后

实现档案管理现代化需要软硬件全面配合，其中硬件是基础，包括设备、人员等。就设备而言，各企事业单位档案管理设备十分落后，严重阻碍了档案管理工作现代化的发展。没有标准固定的档案库房，有的就用几个柜子存放档案随意搬移，没有专门的人员管理档案，导致档案磨损、丢失现象频频发生。硬件设备落后，设施不全，现代化建设跟不上社会的发展，没有计算机索引目录和检索工作，很多还是传统人工操作，这些都大大制约了档案管理现代化进程。

1.3 缺乏专业档案管理人才

缺乏专业档案管理人才，是目前档案管理工作难实现现代化的最根本原因。我国大多企事业单位没有专门的档案管理人员，随意安排人员进行档案管理工作，档案管理人员往往都是半路出家，没经过业务学习和岗前培训。众多原因导致档案管理工作者业务不精通，专业知识缺乏，极大阻碍了档案管理工作的现代化建设。

1.4 档案管理工作模式陈旧

随着社会的进步发展，使得档案管理工作形式多样化、内容复杂化，档案的范畴也逐渐扩大，但是许多单位仍然采用陈旧呆板的管理模式。新时期下，网络技术的发展已覆盖各行各业，但档案管理技术没跟上时代发展，很多企事业单位档案管理部门没采用网络技术为管理服务，还沿用传统手工操作模式，管理手段落后，模式陈旧。

2 档案管理工作发展思路探析

随着科学发展观的不断深入，作为档案管理工作者应坚持依法治档，做好档案管理工作与现代信息和网络技术的有机结合，科学规范的对档案就行管理，开创档案管理工作的新局面。

2.1 建立健全档案管理制度，规范档案管理

俗话说：“没有规矩，不能成方圆”。实现档案管理制度化是做好档案管理工作的基础，是提高档案管理工作水平的保障。随着档案管理设备现代化程度越来越深、档案管理种类多样化等特点，就决定档案管理方法要不断改革，因此企事业单位要结合实际制定出操作性强的各项档案管理规章制度，做到改革有章可循，按制度办事。只有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥应有的作用，当然档案管理制度化也要因地制宜，灵活运用。

2.2 实现档案管理同现代技术的有机结合

随着信息和网络技术的高速发展，做好档案管理工作迎来了新的挑战。笔者认为只有正视这个挑战，实现档案管理同现代技术的有机结合，档案管理工作才能走上良性发展的轨道。这要求档案管理者准确把握档案管理工作的特点，提高档案管理人员的服务意识，掌握丰富的业务知识和现代化管理技能，充分发挥档案的信息资源优势，更好的服务于社会。档案部门也应抓紧建设网络环境下的档案工作平台，并更新软、硬件设备，提升工作手段的能力，为我们档案业务工作整体上台阶铺垫良好基础。同时，可以充分发挥新设备、新手段的能力，为扩展新的工作领域、扩大服务范围创造更为有利的条件。

近些年正是企事业单位信息工程的阶段，电子档案越来越多。例如，企事业单位在网络建设中购进的各种系统软件、光盘；一些工程建设所需的计算机辅助设计CAD电子文件等。这些文件用以往的傳统人工保存方法很容易出现问题，为了保证安全，就必须制定严密电子文件安全管理制度，完善电子文件流转跟踪登录管理。同时设置自动启动的电子文件操作日志，以备日后进行安全查考或真实性鉴定时作为依据。

2.3 加强档案管理人才综合素质的培养

档案工作者既然是信息工作者，那么就要具备一定的信息能力，这才能适应信息资源管理工作的需要。档案工作人员要适应信息资源档案管理工作的需要，就必须提升信息收集和管理的能力，充分发挥主观能动性、创造性，努力提高知识水平和管理能力，加强综合素质培养。

2.4 加大档案资源的开发利用

档案保管的目的是为了利用，俗话说：“档案贵在活，而重在于用”。随着改革开放的不断深化和政府职能的逐步转变，随着全民综合素质的不断提高，人们对档案的认识和理解，不再仅仅局限于档案的凭证依据作用，而是充分利用档案

这种特殊载体所蕴藏的大量信息，进一步深层次的进行研究开发利用，更好地为社会服务。

在管理好档案的基础上，档案管理工作也要适应社会发展的需要，寻求更有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，更加充分地发挥档案的作用，在创造社会效益的同时，促进档案事业的发展。所以，只有全力做好档案管理工作，才能为社会的全面进步，经济又好又快地发

展提供优质、高效的档案服务。

3 结语

综上所述，科学规范的档案管理只有认真贯彻落实科学发展观，坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。档案管理工作者更要用科学的发展观严格要求自己，不断提高档案管理的能力，为社会经济发展社会稳定作出贡献。

参考文献

[1]邵月娥.浅谈新形势下档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务. 2012（21）

[2]姜秀范.浅谈档案管理的规范化[J].黑龙江科技信息.2011（23）