闫 冬 侠

(湖州职业技术学院 档案室, 浙江 湖州 313000)

数字化档案是指各单位的传统载体档案经数字化转换后形成的数据成果，包括全文和机读目录等。[1]而档案的电子文件登记备份工作，则是指县级以上人民政府档案行政管理部门对本行政区域内的机关、团体、企事业单位和其它组织形成的、对国家和社会具有保存价值的档案与电子文件的形成情况、安全状况等予以记载和安全评价，做出备份处置决定的活动。[2]登记备份工作是以数字档案和电子文件作为备份内容的一种创新档案工作方式。根据《浙江省档案登记备份工作规范》第二章第七条规定，对于承担行政监管、公共服务、社会管理、文化事业等职能，涉及公共安全、公共利益以及个人权益的单位，都应向当地档案行政管理部门登记备份本单位的电子文件档案。因此，高职院校也是电子文件登记备份单位。

一、高职院校档案数字化与电子文件登记备份工作的背景

(一)浙江省档案数字化与电子文件登记备份工作的发展情况

2009年，浙江省档案局提出了档案登记备份制度。同年，浙江省委办公厅、省政府办公厅印发了《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》，2010年又提出了“积极实施档案登记备份，推动全省档案事业跨越式发展”的重大战略。2012年浙江省档案局课题组完成的《档案与电子文件登记备份研究》课题，荣获国家档案局优秀科技成果一等奖，登记备份工作作为全国档案工作的重大创新成果得到总结和推广。同年，浙江省档案局制定了《浙江省档案事业发展“十二五”规划》。2013年，浙江省档案局档案事业发展规划“十二五”评估组赴金华、温州、台州、等市、县开展“十二五”规划中期执行评估调研工作，详细了解了规划所确定的档案登记备份、档案文化等八个方面工作的推进情况，并进行了评估。这次评估工作将档案的登记备份工作作为评估的第一项必要工作。这就是说，登记备份工作应该是“十二五”期间浙江省档案工作的中心工作。

(二)高职院校数字档案与电子文件登记备份工作的发展情况

随着数字化技术的不断推广和应用，特别是2008年8月教育部、国家档案局共同颁布的第27号令(《高等学校档案管理办法》)发布以后，高校档案工作进入了一个新的发展时期。

2008年以前，高职院校档案工作大多处于封闭状态。教育部第27号令颁布以后，浙江省高校档案协会将高职院校中的一部分学校吸收到档案协会的协作小组。此后，在本科院校的带领下，通过业务交流与学习，高职院校的档案管理水平逐步得以提升。

目前，数字化校园平台已在高校基本普及。教学档案是高校档案的重要组成部分。大量的教学档案由教务管理系统产生,并以数字化的形式存在。数字化档案室的建立有助于档案管理系统与教务管理系统的相互贯通。浙江省高校范围内的数字档案室建设与电子文件登记工作主要以试点方式进行部署。浙江省高校档案协会根据省档案局的布置，每年都会在各协作小组内选择试点学校，进行电子文件登记备份的推广工作。第一批试点的主要是本科院校，分地区进行，在浙江省高校档案协会召开档案年会时，其他各高校前往考察、学习。目前，电子文件的登记备份工作正在浙江省高校范围内有序进行。全省高校(包括高职高专)有近百所，但开展档案数字化及登记备份工作的高校只有十余家。大多数高职院校档案室还处于数字化档案建设的初期阶段，登记备份工作进展不明显，只限于内部发文等电子文件。

(三)高职院校进行档案数字化有利于档案服务和利用工作

高校档案室的馆藏目的是为师生提供档案服务。数字化档案使档案资源的利用变得更加快捷、便利。例如，要查询一位毕业学生的学籍，只要在数字化档案管理系统中输入该学生的班级与姓名，就能查到该学生的全部信息。不但能查到学籍成绩，也能查到奖惩等许多其他在校时的信息。再如，职称评审的教师，只要录入姓名，与这位教师有关的档案便能全部显示出来。学校举行重大活动时(如校庆、教学评估、文明单位创建等)，数字化档案的作用就更加明显。档案数字化不但能提高档案的利用率，也能为档案室的编研工作带来极大的便利。档案数字化可以有效整合学校各部门分散的档案资源，实现档案信息的再利用，发挥档案的利用价值。

二、高职院校数字化档案与电子文件登记备份工作的现状

(一)高职院校的档案工作起点较低

湖州职业技术学院(以下简称湖职院)最早(1999年12月)由湖州贸易经济学校和湖州中专联合筹建成立， 2000年8月湖州职业技术学院(筹)与湖州广播电视大学合署共建， 2001年7月浙江食品工贸学校整体并入， 2002年1月正式建立湖州职业技术学院。由此，2002年以前的学校档案主要由湖州贸易经济学校(中专)、浙江食品工贸学校(中专)、湖州广播电视大学三个全宗构成。2002年以后的档案，只有湖州职业技术学院一个全宗，其中湖州广播电视大学作为学校的二级学院远程学院，不单列全宗。1979年至2002年的湖职院档案，主要是中专学校的档案。这个时期的档案人员以兼职为主，业务素质普遍不高，各部门兼职档案员的档案意识也不强，因此档案的收集、整理不及时，卷宗很不完整。这个时期的档案，由于机构合并和调整、人员变更、办公地点搬迁等历史原因，未整理档案大量积压，部分档案污损，部分档案遗失。这些历史问题给目前档案数字化与电子文件登记备份工作带来了一定的难度。

(二)分管领导与兼职档案员的档案意识有待提高

在部分领导的传统思想中，档案是保密性资料，不能交与外单位保存。大多数领导不愿将核心数据备份到备份中心，担心机密数据外泄。他们主张有选择的数据备份，致使备份中心的数据不完整。有的领导还怀疑档案部门的备份能力和设备的安全性，担心发生设备事故时数据的有效恢复，于是建议自己学校进行数据备份。

同样，高职院校的兼职档案工作人员对档案的登记备份工作，其认识也有待提高。像教学等部门，纸质档案材料偏多，这些部门的档案兼职人员就认为，学籍档案中的学生成绩单数量庞大，既然档案部门已经收集了纸质档案，其电子文件就不需重复收集。况且，电子文件时时更新，电子文件与档案系统的数据不能相互转换，即使上交档案部门也不能发挥作用。

(三)人员配备有待加强

根据教育部的27号令，高校档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名；综合档案室设主任一名，根据需要可以设副主任一至二名。因此，高校综合档案室的人员配备至少是二人以上。但目前很多高职院校都难以保证，兼职的情况居多。这样的现状，非常不利于高职院校档案数字化工作的推进。数字化工作不但需要专业档案员，还需要专业计算机人员进行电脑和网络等数字化方面的工作。现阶段的专业技能人员配备不足，使档案数字化与电子文件登记备份工作进程举步维艰。

(四)档案人员的数字化业务水平有待提高

目前，高职院校档案室的专业人员普遍不足，电脑与网络技术人员的缺口就更大了。大多数只有一名技术人员，有的甚至未配备技术人员。因此，档案室在与各归档部门沟通协调时，说不清技术要求，不能很好地按规定程序指导数字档案室的建设。

学校综合档案室的工作人员长期以来只专注于纸质档案的整理，对于信息化、数字化的了解和掌握程度不高。对哪些档案与电子文件需要进行登记备份不是很清楚。这就势必造成登记不到位，备份数据不完整。有些档案员也认为，纸质档案已经够多，况且档案数字化工作程序复杂，工作难度大，难以按要求完成。这样，档案室数字和登记备份工作的展开就更加困难了。像学校科技部门的材料，以教师的科研成果为主，教师的纸质课题材料收集难度不大，在课题申报立项、结题时是必须上交的，而电子文件的上交就不够及时,有时甚至出现不交的情况。

(五)档案的软、硬件配置需加大投入

档案数字化与电子文件登记备份工作对软、硬件配置的要求很高。目前，高职院校的档案基础设施相对落后，很多硬件设施，如配备海量数据存储设备、数据管理服务器和安全设备等还没能配备到位。在软件平台建设方面，由于各高校采购的软件类型各不相同，这给相互交流带来了难度。因此，软件系统的技术要求和技术标准需要由专业部门来确定。

(六)高职院校档案的利用价值需加大宣传

高校档案的利用者除学校的教学和行政部门外，主要是在校教师和毕业学生。在校教师主要在职称晋升时需要利用档案，毕业学生则主要在留学深造、学历证明或工作就业时需要相关档案材料。湖职院每年晋升高级职称的教师大约在十人左右，这些人能切身体会到档案的重要性。而毕业生也在留学、求职时知道了档案的价值。但是，由于利用者的分散性，学校档案与其它档案馆的服务效果有很大的不同。

三、做好高职院校档案数字化与登记备份工作的方法建议

(一)提高档案意识，了解档案发展的必然趋势

档案的数字化建设必须以数字校园建设为背景。档案的数字化建设对于其它资源是一个汇总和提炼的过程，登记备份工作是保证档案数据安全的必要手段。学校领导应该充分认识到档案工作的重要性，认识到登记备份能防止数据丢失，在本校数据库出现事故时能重新恢复数据，在发生纠纷时能化解矛盾；也应该重视档案室的软硬件配置和人员配备，适时增加专业人员，加大经费投入。

高职院校的档案工作起点低，档案管理人员要从历史的角度认识到整理和保护档案的重要性。对于年代久远的档案要进行认真保护，而把年代久远的档案进行数字化，就是一种很好的保护办法。由于条件的限制，部分历史档案可能已经出现字迹模糊、纸张变脆、板结等情况，数字化过程恰好可以对档案进行鉴定，并加以保护。数字化档案的实施可以使即将损坏的档案焕发出新的活力，对有些缺少的材料进行整理和鉴定，列出清单之后，还可以到相关部门进行咨询、查找。这样，档案的数字化过程就可以成为充实学校档案室藏的一个大好契机。

(二)建立健全档案管理机制，整合校内业务数据等信息资源

数字化档案室的建设包括档案信息资源的有序整理、档案信息网络的建设、档案信息化人才队伍的建设等许多方面，这是一项长期的任务。高职院校应制定相关标准，切实做好数字化档案工作。[3](1)建立数字化档案室和电子文件登记备份工作领导小组，明确分管领导；(2)建立电子文件归档制度，纸质档案数字化规范、电子文件安全保密制度、登记备份制度等相关制度。同时，必须明确，只有建立数字化档案室，才能完成登记备份工作。

在进行数字化加工之前,要制订相应的技术标准、管理标准。学校档案部门要了解学校可以形成电子文件的部门和分别使用的操作系统，通过教务系统管理软件、学生管理软件、人事管理软件、电子公文等软件进行电子数据的采集，为高职院校档案数字化收集并整理好原始数据。学校档案部门也要了解市级档案馆登记备份中心的专业标准、使用的管理软件，这样才能使本校的电子数据顺利地进行备份。

(三)开展工作业务培训，提高档案专业人员的业务素质

(1)要提高专职档案人员的业务素质，把档案登记备份工作与档案业务培训结合起来。[4]浙江省档案培训机构已经开始这项工作。(2)加强档案管理人才队伍建设，将熟悉档案专业和计算机专业的人才充实到档案人才队伍中。这样，才能使数字化档案室和电子文件登记备份工作顺利进行。高职院校的档案机构，可以利用这个契机优化人员结构，以保证数字化档案室工作的正常运作。(3)应该把档案登记备份工作与兼职档案员业务培训结合起来。高职院校应该稳定兼职档案员队伍，并加大培训力度，做好档案收集、整理的基础工作。

总之，高职院校的档案数字化与电子文件登记备份工作是一项长期且复杂的任务，是一个长期的工程。电子文件登记备份工作需要档案的数字化才能完成。各高职院校档案室不仅要做好纸质档案的收集工作，更要实现档案的数字化，为电子文件登记备份工作打下坚实的基础。

参考文献：

[1] 浙江省档案局.浙江省档案局关于印发《浙江省档案登记备份工作规范》的通知[EB/OL].www.zjda.gov.cn,2013-07-12.

[2] 浙江省档案局.档案与电子文件登记备份工作规范(试行)[EB/OL].www.zjda.gov.cn,2013-04-27.

[3] 单晓维.高校做好档案登记备份工作的“四个到位”[J].兰台世界，2011，(6).

[4] 聂益武，赵军红.档案登记备份工作任重而道远[J].浙江档案,2011,(10).