张玉慧

（辽河油田物资公司，辽宁 盘锦 124010）

档案作为一种信息资源，有其发挥作用的独特规律，即随着时间的推移，档案资源发挥作用的对象和范围是不断扩展的，档案资源的形成和管理分档案室和档案馆阶段。档案信息资源开发的最终目的是提供档案信息为社会服务。因此，资源建设必须立足于社会需求。档案部门应对每个资源开发项目的现实意义、用户需求、使用模式、投入规模、建设周期，馆藏基础、开发环境、技术规范等进行深入调研，在此基础上，充分论证其必要性和可行性，制定出具体规划与质量要求。

1 档案信息资源结构

档案信息资源结构是随着社会的不断发展而发展的。档案信息资源的逐渐形成过程，也就是档案信息资源结构的逐渐发展过程。档案信息资源结构可反映各级各类档案馆的各自特点和各个方面的历史、现状，是衡量档案馆馆藏档案水平以及能否最大限度为社会提供信息服务的一个重要标准。科学的档案信息资源结构应是多层次、多门类、多形式的，按不同标准可分为多种类型。

以档案的内容为标准，档案资源分为普通档案、专门档案。普通档案通常称为文书档案，是指在行政管理活动中所形成的主要由行政公务性文书转化而成的档案。专门档案是在一定的专业领域或专门业务活动中形成的、反映特定的业务活动内容的专用文件材料。专门档案种类繁多，包括科技档案、外交档案、司法档案、会计档案、艺术档案、人事档案、教学档案、商标档案等等。

以档案载体为标准，档案资源包括甲骨档案、金石档案、简犊档案、嫌帛档案、纸质档案、音像档案、缩微档案、机读档案等。纸质档案是目前档案资源的主体。声像档案、缩微档案、机读档案等以图像、声音等非文字手段为代表形式的档案称为特殊载体档案，它的信息存储方式不同于纸质档案，在保管条件和保管方法上具有特殊性。随着知识经济时代信息技术的发展迅速增长，档案部门必须加强对现代特殊载体档案的收集和管理。

2 档案信息资源的来源

档案信息资源来源于各机关、团体、个人等社会实践活动所形成的各种文件材料。随着社会的发展，档案信息资源的来源由单一渠道逐步变化为多种渠道。档案信息资源的种种来源形式具体表现为档案接收、征集、交换、复制、购买、接受转让、捐赠和寄存等。档案信息资源的各种来源，除按正规渠道接收各种档案资源外，其余如征集、交换、复制、购买等种种来源形式，都是对馆藏档案信息资源内容状况的补充。

3 档案信息资源建设措施研究

3.1 立足馆藏，注重特色

档案信息资源建设要立足馆藏优势，着力建立具有本馆特色的档案资源数据库，积极开展专题信息服务。重要特色档案代表档案馆的馆藏质量和工作成就，反映档案馆的馆藏宗旨和风格，对于提高档案馆的声誉和地位具有重要意义。

数字档案资源的利用具有网络共享的特点，即网中任一节点提供的档案信息可以方便地为整个网络用户所共享。因此，各档案部门在建设档案资源时走特色化道路，可以避免档案资源建设上的重复劳动，提高档案信息资源建设的效率。

3.2 以电子文件归档与管理为重点

档案信息资源开发的重心应从档案数字化转移到电子文件归档管理上。这是因为:第一，目前，档案数字化的技术标准尚不完善，尤其是音频、视频档案的数字化，国家尚未出台任何规范，在此情况下全面铺展档案数字化工作，存在着文件格式和技术参数不规范的风险，有可能影响到今后数字档案资源的整合与共享，以前的目录数据库建设就曾走过这样的弯路。第二，档案数字化是非数字化档案向数字环境的迁移，解决的是“存量”问题，而电子文件的归档管理解决的是源源不断的“增量”问题。显然，“增量”问题处理不好，会使“存量”不断增加，历史包袱越背越重。反之，从源头着手，则能起到事半功倍的效果。第三，以电子文件归档管理为重点，尽早实现数字环境下文件档案的一体化，有助于档案管理与电子政务的融合，抓住电子政务大发展的契机，推进档案信息化进程。

3.3 优化档案信息资源

各种档案信息资源从不同渠道进入档案馆后，还要经过一定的完善环节，这主要指档案的整理和鉴定环节。整理和鉴定环节有一整套比较系统的处理原则和方法，如整理的原则、整理的要求、鉴定的原则、鉴定的方法等等。

整理工作的具体内容和具体方法多种多样，都是在建立和追求档案资源的有序状态。档案整理所采用的方法及其所导致的秩序状态必须有利于管理，必须有利于维护和体现档案的本质特性。立卷在档案整理中占有重要地位，是操作性和技术性较强的业务。随着知识经济时代科学技术的发展和知识载体的增加，立卷的科学性问题已摆在我们面前，完全以“卷”为基本单位管理档案做法已不能适应新的情况。档案信息化管理通过电子计算机，不仅能从浩瀚的库藏中迅速、准确地查找到任何一份档案文件，而且还能深入到对档案内容的控制，因此许多国家的档案部门已经不采用立卷的整理方式。为适应档案信息化的要求，应改革档案立卷的方法，即对永久性保存的纸质档案仍然采用传统方式立卷，其余则通过计算机建立文件的逻辑组合方法设“虚拟卷”。这样既满足了档案管理的要求，节省人力，可将工作重心转向档案信息资源的开发，同时也适应了计算机管理的特点，有利于档案工作的标准化。

档案资源鉴定是档案工作的重要业务建设，其基本功能是保证档案资源的质量，提高档案工作的效益。档案资源的价值鉴定是对档案价值的鉴别、判定工作。从社会的总体需求出发，严格遵循鉴定制度，用全面的、历史的、发展的观点，具体分析档案内容及其形式，准确判定档案价值，是档案鉴定的原则。档案资源鉴定有两个基本间题:一是准确判定档案的价值，档案部门应研究制定一个操作性强、比较具体的定性与定量分析相结合的档案价值因素体系作为鉴定依据，提高鉴定工作效率;二是科学制定档案资源归档范围，应树立资源管理的效益观念，严把档案收集关，改变归档范围过宽、归档率过高的现状。

强化档案的鉴定工作必须更新传统的档案鉴定原则，避免低价值档案的“过度”保存造成浪费。知识经济时代人类知识、信息量剧增，文件增长速度快，给档案部门形成强大的压力，要准确地挑选具有永久价值的档案，确保核心档案、珍贵档案的完全。为确保非永久性档案的实效性，要重点开发专题目录、专题索引或简介等形式，使利用者及时利用。对永久性档案，则可有计划地编研各种高附加值和长效性的编研成品。档案鉴定还要确定密级与保持其准确性。档案部门要在履行保护国家档案资源安全义务的前提下，合理确定档案的密级，尽量扩大档案信息的交流。

结语

档案一方面以其信息的本源性、可靠性等特点而优于其他信息资料，同时又由于它的原始性和内向性等特点而使档案信息知识的系统性和传播功能低于其他信息资料。因此，档案工作者应该掌握档案信息的特点，采取相应的科学管理措施，发挥档案信息的优势，弥补它的局限性，从而强化档案信息资源的功能。

[1]李泰城.新时期档案工作论文集[C].中国档案出版社，2005.

[2]华林.新编科技档案管理学[M].云南大学出版社，2001.