黄 鹂，宋换新，龚 丹，苏开科，刘学英

(长江大学期刊社，湖北 荆州 434023)

用Excel软件辅助快速生成期刊目次页

黄 鹂，宋换新，龚 丹，苏开科，刘学英

(长江大学期刊社，湖北 荆州 434023)

为提高期刊目次页生成的效率，借助Excel软件，通过添加方正书版排版命令，在栏目编辑、期责任编辑和排版员的共同合作中，快速生成了期刊目次页，在工作实践中取得了良好的效果。

期刊；目次页；Excel软件；方正书版排版

在期刊编辑排版的过程中，期刊目次页的生成过程是比较繁琐的工作，需要排版员在多个应用软件之间频繁切换，工作量较大，容易出现人为错误。为提高目次页的生成效率和准确性，笔者结合《石油天然气学报》杂志具体的出版流程，在实际工作中摸索出利用Excel软件辅助生成期刊目次页的方法，极大地降低了工作强度，提高了生成目次页的准确性。

1 期刊目次页排版准备工作

1)栏目编辑 期刊一般采用栏目编辑负责制，即每个编辑负责一个栏目。栏目编辑一般都会使用Word、Excel等办公软件。栏目编辑对每篇文章加工完成后，将作者名、文章标题名、分类号、实际页数等信息用Excel表格报送给期责任编辑，将加工好的文章发给排版员排版。

2)期责任编辑 期责任编辑由栏目编辑轮流担任，负责当期已编好文章的汇总和目次页Excel页码的编排等工作。汇总后的Excel表格内容见图1(只列举了4篇文章的例子)。表1中F列“杂志页码”是通过Excel表格的计算功能实现的：单元格F2的数字是杂志首篇文章的起始页码，即数字1，在单元格F3里输入“=E2+F2”，然后回车，即生成数字“7”。……