王跃辉

（黑龙江省绥化市北林区河道管理处，黑龙江 绥化 152000）

1 计算机应用于档案信息管理的必要性

1.1 在社会的信息系统中，档案信息作为一种重要的信息资源而占有特殊的地位。档案电子化是目前档案管理工作必须实施的重要工作,这已经成为大家的共识，而且在档案的管理中计算机的应用确实带来了非常显著的成绩。在档案信息管理中，计算机技术具有手工管理所无法比拟的优势,如存储量大、可靠性高、检索迅速、查找方便、保密性好、寿命长、成本低等优点,这些优点可以大大提高档案管理的效率,也是档案部门的科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件。所以,为了适应当今信息处理技术发展的要求,提高档案信息现代化管理水平,计算机技术作为一种新兴的技术手段,在档案信息管理中应当得到更加广泛的应用。

1.2 档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。……