夏 慧

（广东肇庆学院综合档案室 广东 肇庆 526061）

档案是人类文明的伴生物，具有独特的、重要的、广泛的社会作用。档案工作者对档案实体进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索等具体业务工作的主要目的是使档案利用者能方便、顺利地获取档案信息，最大限度地实现档案的价值，可以说，档案的价值是由档案利用工作来体现的，而立卷说明的拟写又是做好档案利用工作的重要环节。

一、立卷说明及其主要内容

立卷说明是立卷单位在每年的立卷任务全部完成后，为了向档案馆（室）移交，为了日后的保管和利用，对当年的机构、主要职能活动、立卷归档情况等大体内容所做的简介和说明，它是立卷归档工作的重要组成部分。其主要内容包括：

（一）本单位基本情况，说明本单位的名称、性质、隶属关系、工作职能、年度工作概况。

（二）现任党政领导成员任职及其变化情况。

（三）组织机构设置与变动情况，主要是内部机构的增减、分合、更名等。

（四）本年度档案立卷情况，主要说明立卷工作的组织情况、文件材料完整程度、案卷数量、有何缺陷和问题等。

二、编写立卷说明的好处

立卷说明是提示立档单位当年的简况和立卷基本情况的文字材料，与案卷目录、卷内文件目录汇编在一起成为档案目录（也称全引目录），是一种常用的检索工具。实践证明，编写立卷说明实用性强，具有以下几点好处：

（一）是查阅档案的指南。以往文件材料难以查找的大致原因是：组卷不合理，把同一个问题、同一价值的文件分开立在几个案卷里；……