冉君宜

抓好“五个必须”构建档案安全保障体系

冉君宜

档案安全工作是档案建设工作的生命线，是档案管理部门的基本任务和第一要务。国家档案局在2002年发布的《全国档案信息化建设实施纲要》中，明确提出了加强档案信息安全保障体系建设的具体要求。“5·12”汶川大地震、“4·14”玉树地震和前不久的“8·7”甘肃舟曲特大泥石流灾害，更是为档案全方位安全建设敲响了警钟。大灾之后，档案抢救工作的艰辛和修复工作的困扰，尤其是部分珍贵档案资源无法恢复的无助与遗憾，都时刻警醒着我们：档案安全，至关重要！

在日常管理工作中，我们要研究建立档案安全保障体系，使得档案实体安全和信息安全得到同步保护，就应当抓好“五个必须”：

一、必须树立“安全第一”的思想认识，为档案安全提供健全的制度保障

各级档案管理机构、档案管理部门应当首先加强对档案安全保护工作的领导和重视，建立健全档案安全保护工作领导责任制，将档案安全管理工作纳入日常工作议事日程，通过完善责任追究制度，按照科学化、标准化、规范化的要求，抓好档案的制度建设与执行环节，使之与其他各项工作同步发展。其次，应当按照《档案法》、《档案法实施办法》和《档案管理条例》等法律法规的要求，并借鉴国家档案局发布的《档案馆防治灾害工作指南》，以自身实际为出发点，制定切实可行的档案保护、电子文件保存、档案保密等方面的档案安全业务制度，建立完善的档案安全制度管理体系。同时，加强内部管理，通过层层落实档案安全责任制，分级签订档案安全保密承诺书等措施，健全档案安全保护防控网络体系。明确对违反档案安全制度的具体处罚措施，在档案安全问题上实行“一票否决制”，促进档案安全管理制度真正起到作用、发挥实效，奠定档案事业安全、协调、可持续发展的坚实基础。

二、必须按照“以防为主、防治结合”的基本原则，为档案安全提供完善的基础设施保障

1.加强各类档案馆和档案库房建设。严格遵循《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》，按照“因地制宜”的原则，合理确定馆舍的建设规模和水平，做到功能齐全、设施完善、经济实用，充分满足档案收集、整理、保管、利用等工作需要。在建设过程中，要全面考虑防震、防火、防水、防山体滑坡、防污染等因素，选择工程地质条件和水文地质条件较好、交通便利、城市公用设施比较完备、地势较高、排水通畅、空气流通和环境安静的地段，远离易燃、易爆场所，并尽量采用防火、防水的高品质建筑材料。在设计上尽量减少强光、尘土、高温高湿、有害气体等对档案的危害，建好保障档案安全的外围屏障。

2.加强馆内档案安全设施建设。

所有档案库房都应当逐步安装自动报警、自动灭火设施和温湿度调控设施。存放音像档案、电子档案等特殊载体档案的库房，应当按规定安装防磁设施。涉密计算机房等还应建设信息屏蔽设施。涉密档案的扫描、存储、复印、传真、缩微等设备，要经过安全检测，防止档案信息在传递过程中被窃取。

三、必须将档案信息安全与档案实体安全放在同等重要位置，通过各种有效措施保证档案信息安全

1.加强档案原件安全管理，加速开展纸质档案数字化管理工作。档案数字化管理不仅方便了档案资源的开发与利用，还可以对档案原件起到保护作用。数字化管理工作应以全宗为单位普遍进行，而不宜在一个全宗内只挑选部分进行，否则起不到替代原件利用的作用。对于利用率高的档案资料要优先进行数字化处理。有条件的档案管理部门在缩微、复印、数字化扫描后，应将档案原件封装保存，除核对原件、抽查虫霉等特殊情况外，不再开封，以最大限度地延长档案寿命。对配有复制件的档案，无论是馆内利用还是馆外利用，可以一律以复制件代替原件利用。封存原件时，最好用无酸、阻燃的纸箱，或用档案多节柜，加以密封保存。密封保存，对档案而言可以起到防盗、防尘、防潮、防光、防鼠的作用，遇到紧急情况时又便于转移；即使遇到地震等自然灾害，密封箱柜也能起到保护档案原件的作用。

2.加强电子档案安全管理，积极推行档案“异质备份”工作。积极推进区域性电子文件中心建设，对归档范围内的各类电子文件进行集中保存、集中备份。积极推行“异质备份”制度，即除了要将本单位所有电子文件在异地备份一套外，划入永久保存的电子文档，还要转换成纸质或缩微胶卷形式，以确保电子文件的安全保存。同时，要加强各类行政机关、档案管理机关内部系统、内部使用的涉密计算机及涉密载体的安全保密措施，严防文件在内部传输过程中被窃取。对于电子文件的存储介质也应当定期进行检验和认证，以确保存储介质长期可用。

3.正确处理公共档案开放利用与档案信息安全管理矛盾，充分发挥档案资料的社会价值功能。随着我国政治体制改革的深化、社会主义民主政治的发展以及公民知情权意识的不断增强,政府信息公开已经逐步成为社会各界的普遍共识。档案馆是政府文件的归口管理单位和主要聚集地，2008年5月1日起正式实施的《政府信息公开条例》，赋予其一种新的身份，即政府现行文件的法定公开场所。新身份的确立既为档案工作带来了机遇，也带来了安全管理等方面的新挑战。档案保存的根本目的在于利用，在做好信息开放、最大限度利用档案资源为社会服务的同时，各级档案管理部门应当严格执行保密管理规定，对涉及政治、经济、国防、外事、科研等内容的档案开放工作严格审批流程，建立必要的档案开放联审制度，会同各类专业技术信息管理部门，对敏感资料的信息安全进行等级鉴定，在充分发挥档案潜在价值的同时，保证国家利益、集体利益和个人合法权益不受侵害。同时，还要加大档案执法监督力度，建立完善的、立体的档案行政执法监察体系，避免失密、泄密的现象发生。

四、必须进一步提高规范化管理水平，积极开展档案异地备份工作

面对自然灾害和各类突发社会事件对档案安全的威胁，我们必须强化风险防范意识，提高灾害应对能力，抓好重要档案异地备份制度，在不同的地方存放重要档案的副本或缩微品、光盘等复制品。

档案安全备份的目的既是要防止火灾、虫灾、盗窃、温湿度损害等较小范围破坏对档案的损害，还要防止地震、洪水、战争、群体性事件等较大范围破坏对档案的损害。因此，最好将档案进行远距离、跨区域的异地存放。2008年以来，按照国家档案局的要求，全国副省级市以上国家档案馆异地备份结对工作已全面完成，47家档案馆互相结对，互为对方提供档案异地备份库。

同时，各省级档案管理部门也还应当抓紧制定本行政区内地市级档案馆异地备份的具体方案，并督促推进实施。备份馆双方应就权利与义务、备份复制件交接、保管条件、安全管理等事宜充分沟通协商，签订协议；制定完善的备份策略，对备份范围、备份技术、备份介质、备份方式等做出明确规定；抓紧进行档案备份复制件制作，无论采取何种备份介质和备份方式，都要在备份过程中严格执行安全管理，确保档案原件及复制件安全。要认真做好档案备份交接工作，确保档案实体及档案信息的安全。

五、必须坚持以科技创新为先导，为档案安全提供坚实的技术保障

先进的安全防范技术可以弥补档案馆库建设、基础设施建设等方面的先天不足，弥补人们在安全保密方面的懈怠疏失，可以为档案安全加一道“技术保险”。在档案管理过程中，我们可以积极探索采用各种先进的安全防范技术手段，如指纹识别、虹膜识别、脸部识别、红外报警、磁条防盗、条码管理、水印防伪、电子文件封装、信息防火墙等，以确保档案信息的安全保密。同时，积极开展电子文件的安全保护技术研究工作。努力在电子文件保真技术、保密技术、长期可读技术这三个重点领域内取得突破性进展，为国内外档案事业发展做出积极贡献。

（作者单位：山东省青岛市排水管理处）