马 青

略论信息资源管理工作创新

马 青

进入21世纪以来，随着信息化程度的提高，企业的生产、经营方式逐渐走向自动化、网络化。现代信息技术在企业生产、管理中大规模的应用，导致了大量电子化、数字化文件的出现，这就对信息管理工作提出了新的挑战，同时也提供了一个契机，促使信息管理工作从传统的实体管理向运用信息技术、积极开发信息资源、深层次挖掘信息中所蕴涵知识的方向转变。下面，笔者通过对信息交流方式现状的分析，谈谈信息资源管理工作如何创新。

在传统的信息交流中，信息的组织与传递是一个独立的环节，其主要职能由信息管理部门承担。在现代信息交流的网络环境下，这一环节的独立性受到了一定影响。传统的信息传递采取的是“实物送达”，基本上由信息发布部门、信息管理部门和资料室共同承担这一职能。而网络载体技术的介入使信息的传递机构部分实现了虚拟化，信息的组织与传递从理论上可以摆脱实物载体的束缚，实现数字化的网络传递。因此，尽管目前信息的组织与传递职能仍然由资料管理部门承担，但网络技术的成功应用已使其职能有所弱化。

目前，信息交流渠道由传统的信息交流渠道和网络信息交流渠道共同构成，其中传统渠道有所弱化，但有新兴的网络媒介加以弥补。因此从总体上来说，信息交流的渠道被扩大，使信息消费者不仅可以单独利用某一渠道，也可以综合利用各种渠道来获取信息。

结合信息交流的特点，我们可以看出：传统的文件资料手工管理模式是以保存工作中产生的原始信息记录为主要内容，以实现归档资料在必要时的历史查考作用为工作目的。随着信息与通讯技术提供了新的信息存贮载体和传递渠道，信息的处理方式从根本上发生了变化，从而促进了传统信息服务机构——资料管理部门由一个巨大的档案资料保管库向信息检索网络发展；信息传递也由单向的纸张传递向双向的电子传递演进，特别是自动化管理工具的成熟和普遍使用，使得资料管理部门对其所需信息的控制已开始从库房管理转向资源管理模式，信息管理的要求和具体实施也已渗透到部门活动的各个方面……所有这些变化，为信息管理新模式——“信息资源管理”的形成和发展创造了条件。

一、信息资源与信息资源管理

所谓信息资源,狭义上是指文献资源、数据资源以及各种媒介和形式的信息集合，如文字、声像、印刷品、电子信息、数据库等。广义上的信息资源是信息活动中各种要素的总称，包含了信息以及与信息相关的人、设备、技术、资金等各种资源，因此现代意义上的信息资源管 理（IRM—Information Resources Management）就是指为达到预定目的，运用各种手段，对信息在生产、流通、分配、利用等全过程中的要素进行全面管理,侧重于信息资源的整体综合效益。

从19世纪晚期的纯文本管理开始，先后经过信息的物理控制阶段、自动化技术管理阶段，一直发展到21世纪的战略信息管理，可以说信息资源管理是在传统的文献管理、数据管理和技术管理的基础上形成的更高层次的信息管理模式，它强调对所有信息进行全面管理，既不局限于文献信息管理，也不局限于数据的处理与传输，而是突出地把信息及其相关要素作为资源来管理，通过合理的配置，有效地满足企业乃至整个社会的信息需求。

IRM的内容贯穿于用户信息需求分析、信息采集与转换、信息组织、信息存储、信息检索、信息开发、信息传递直至满足用户信息需求的全过程，其特点主要表现在：

（1）它是围绕用户信息需求的产生和满足而形成的闭环系统，用户是其出发点、归宿和核心；

（2）它是由信息资源管理人员控制和操作的过程；

（3）它是由现代信息技术支持和衔接的过程，以计算机技术为核心的IS/IT构成了它的操作平台；

（4）它是以认识论意义上的信息生命周期为内在依据的、从管理的角度重塑的信息生命周期。

从IRM的涵义、内容及其发展过程可以看出，信息资源管理已不等同于传统的文献管理、文书管理，也不等同于数据管理，它不仅是各种信息流的集成，更是信息手段的集成，是建立在信息技术、信息经济和信息文化三种基本管理模式之上的信息资源管理体系。

二、信息资源管理体系

IRM是信息资源交流和管理相契合的产物，是围绕用户信息需求的产生和满足而形成的闭环系统，它的运行有赖于计划、组织、指挥、协调、控制等管理功能的实现，因此，如何通过优化组合，使信息系统各要素之间形成强大的协同作用，以最大程度达到管理的高效、实效和经济的最佳效果，是改进创新信息管理模式、构建信息资源管理体系的核心所在，更是保证现代企业实现可持续发展的关键所在。

1.体制创新，建立健全信息资源管理机构

随着现代信息技术的应用日益广泛，原有涉及信息管理(包括文件信息、档案、情报、图书、信息技术、信息标准化等)的部门，应该变“分散式”管理方式为“集中——分散”组合管理方式，遵循经济规律，引进市场经济观念，运用经济管理方式对信息实施管理，实现信息资源的最优配置和最大限度的利用，以获得最佳效益。即：

建立信息中心，将信息资源的规划和开发统一进行。信息中心作为一个独立机构，主要负责信息的组织、协调、采集、服务等日常管理，其主要职能有信息平台建设、信息整合、提供技术支持（如：组织各部门进行信息需求分析并分类汇总；确定信息的内容、提供时间和提供方式；理顺信息系统和信息使用渠道；保障信息的畅通和充分共享；预测未来的信息系统和网络发展方向等）。

建立和完善各业务部门信息系统和网络，将信息系统的应用和管理分散进行。信息资源的使用单位可根据业务职责提出信息需求，并按照信息化和现代化管理要求，对本部门的技术资源和文献资源进行专业管理。

2.技术创新，进一步提高信息资源的利用价值

信息资源的技术管理是用情报学的理论方法研究信息系统、媒介和利用方式，对各种现代化信息传播、存贮、处理技术及计算机技术、办公自动化等进行合理组配，构建信息网络，以实现资源共享。现代信息的数字化发展环境，意味着信息资源管理工作要从目前文件信息的组织、传递、保管，提高到知识信息的发掘、组织、传递、检索的层次。因此，信息管理人员的主要工作之一是要应用最新的信息技术，加强有关数字化信息理论与关键技术的研究、开发和试验，把对信息资源管理的研究成果转化为信息技术，由自动化系统代替人来完成从信息采集到信息服务的具体工作。例如：可通过“协调控制——集中前加工与集中后处理——资源共享”方式，实现信息技术从文献信息管理向多种媒体信息的集成性全面管理的转轨。具体来讲就是：

协调控制。建立信息管理应用子系统，包括信息生产、标引、传递、检索、归档、利用等子系统，协调控制纵向（信息中心到各资料信息室）与横向（信息中心与设计、生产、销售、财务、质量等部门）的协作关系，使未来信息资源的职能管理机构和人员可以随时监控信息在开发、传递、利用系统中的运转情况，并能实时发出干预信号进行调控；同时系统内的单个机构——资料信息室的管理者也能实时监督和调控其子系统的运转，并能实时了解整个系统的进展与态势，这样，网络化环境使得变间接的逐层管理为直接的实时管理成为现实。

集中前加工与集中后处理 。严格遵循统一的标准和规则对未经处理的数据进行预加工，以保证后期的标引质量；将加工后的标准化数据进行集中处理，合理安排布局，统一按格式进行计算机标引和数据录入。如：按照用户检索的原则，可将信息中与某一主题相关的节点进行集中，用熟悉的语言组织起来，建立分类型、主题型的信息资源导航库，一方面向用户提供这些资源的分布情况，另一方面还能提供多种检索途径，指引用户查询所需信息源，从而节省用户上网查询时间，提高工作效率。

资源共享 生成的电子文件一方面按规定备份和归档，另一方面进行网上发布和传递，从而实现信息资源共享，实现远端查询、全文调阅和利用。

3.智能创新，建立信息人文管理新理念

信息资源建设就其本质而言，就是将传统的信息管理模式发展到更高层次的以“信息的检索利用”为其主要内容的工作，因此，如何满足用户信息需求、多大程度满足需求、信息资源管理系统能达到什么样的运行状态等等，在很大程度上取决于信息资源管理部门和管理人员的整体结构、素质和能力。

在知识信息更新周期越来越短、学科门类越分越细的背景下，作为信息资源管理的主体，信息资源管理部门应充分利用科研、生产、经营等活动所产生的丰富的信息资源，最大限度地满足用户需求，并逐步达到从对信息的文字处理向知识处理的智能化转变；充分调动信息资源管理人员的积极性和创造性，以提高信息资源管理系统的效能；改进和完善信息技术，打开被动的、自我封闭的管理之门，面向各个角落，通过积极有效的数据清理和信息管理标准化建设，设计和确定信息流动渠道和关键环节，借助自动化管理平台，提供全方位的信息检索途径，把信息管理系统创建为网络化的信息资源库，实现资源共享，促进和维持信息资源管理系统的有序运行和良性循环。

目前，许多部门和单位已基本具备了实现文件信息电子存贮与网络传递的能力，并已经逐渐将信息资源的开发、传播和利用纳入到现代化管理中，使信息管理很大一部分工作在一个弱化了时空概念的虚拟化的计算机网络系统中运行，因此，信息管理者们应把自己的角色调整为信息资源管理者，将目光从眼前的图包、柜架、账本转向计算机和网络工具，文件标引工作也应从简单的纸面文字著录转向深层次的知识信息的开发，既了解信息资源及其运行过程，熟悉信息资源的类型、范围、分布，又了解用户的信息需求，并掌握各种适用的信息技术，只有这样才能更好地引导用户充分利用各种信息源，提高服务质量和工作效率，同时在引进、消化、适应信息技术成果中发展自我，肩负起信息资源建设的重任，不被现代社会所淘汰。

综上所述，信息资源管理工作的改革与创新是社会信息化发展给我们提出的迫切要求，也是给信息资源建设者们提供的新的契机。可以说，处于变革中的信息资源管理工作希望与困难并存、机遇与挑战同在，关键在于我们要以积极而又谨慎的态度，抓住机遇，迎接挑战。只要我们在信息化的发展道路上积极探索，勇于创新，信息资源管理工作就能逐步走向辉煌！

（作者单位：中航工业西飞公司）